Тайм-менеджмент – что это такое и как внедрить его в свою жизнь

Определение

Термин «тайм-менеджмент» образован от двух английских слов time и manage, что буквально означает «управление временем». Изначально это определение относилось к организации рабочего процесса в компаниях. Затем он перешел к повседневной жизни, наряду с основополагающими принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг личной эффективности.

Тайм-менеджмент — это совокупность специальных методов, приемов, способов, которые помогают повысить производительность труда за счет правильной организации времени. Если внедрить его в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает иметь больше времени. Его методики универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

Тайм-менеджмент основан на знании психологии человека. Обширный исследовательский опыт выявил объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, исследователи обнаружили, что максимальное время концентрации на одной задаче без перерыва составляет 90 минут. В этот момент мозг начинает непроизвольно переключать передачи. Эти знания легли в основу нескольких законов и принципов управления временем.

Сегодня в нескольких российских университетах и колледжах есть кафедры тайм-менеджмента. Появилась даже новая профессия: тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям организовать свою деятельность наиболее эффективным образом, учитывая их психологические особенности. Тайм-менеджеры обычно являются клиентами крупных компаний, которые хотят оптимизировать свой рабочий процесс и повысить производительность труда.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, которые касаются жизни, планирования и управления временем.

1. Clear — это приложение, разработанное для операционной системы iOS. Он позволяет вести списки дел, определять приоритетность задач или тем, группировать их, планировать поэтапно и так далее. Преимуществом этой программы является дружественный интерфейс и простота использования.
2. Trello — это приложение, которое помогает планировать и отмечать задачи. Музыка в этой программе снижает уровень стресса и настраивает на продуктивность. Перед началом работы в приложении необходимо заполнить анкету, чтобы программа адаптировалась к вашему типу мышления: логическому или абстрактному.
3. Sectograph — это приложение для Android, которое представляет ваш ежедневный список дел в виде диаграммы, что удобно и наглядно, поскольку люди лучше усваивают визуальную информацию. Различные задачи помечаются разными цветами, и пользователю доступен обратный отсчет времени до выполнения задачи.
4. Workflow — это красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создавать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминаний или заметок. Доступно для iOS.
5. Clara — программа, которая поможет вам планировать и координировать встречи, переговоры и другие задачи.
6. Nirvana — это полезная услуга по управлению временем. Он помогает освободиться от ненужного запоминания, отслеживает выполнение задач и напоминает о предстоящих.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире ускоряется с каждым годом. Только тот, кто может идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, может быть успешным и реализованным в жизни.

Сегодня трудно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что у него есть время на все. Дом, школа, работа, спорт и семья — все это требует нашего внимания, энергии и времени. «Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!». — люди вздыхают и продолжают свою суетливую погоню за счастьем. Нет способа увеличить количество доступных нам часов, но мы можем выжать максимум из того, что у нас есть.

Представьте, что за день вам нужно сделать пять важных дел: написать отчет для работы, отвезти ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-курс английского языка и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных обстоятельствах вам будет трудно уложиться в отведенное время, и вы, скорее всего, освободитесь где-то около полуночи. Используя методы управления временем, вы будете тратить на все эти вещи в 1,5-2 раза меньше времени.

В управлении временем нет ничего сложного, вам не нужны какие-то сверхъестественные знания или навыки. Для тех, кто работает над собой и саморазвитием, эта система — настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, немного самодисциплины — и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой — мифы и стереотипы, витающие вокруг него. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления есть только преимущества.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время — это объективная величина, поэтому люди действительно не могут его контролировать. Но когда речь идет об управлении временем, люди имеют в виду нечто совершенно иное. Правильнее было бы сказать «управлять собой».

Тайм-менеджмент не превращает вас в шептуна времени, он просто учит вас управлять собой, чтобы успеть сделать больше, чем вы привыкли. Его техники в основном просты и доступны каждому. Так что не пугайтесь громкого и неубедительного языка, за ним скрывается очень невинное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы управления временем направлены не на увеличение нагрузки, а на повышение производительности труда. Это достигается путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, известных как «пожиратели времени».

Вам не придется переутомляться и отказываться от личного времени. Наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать по своему усмотрению.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Представим себе двух людей — назовем их Вася и Петр. Вася живет в постоянном хаосе, у него ни на что нет времени и он всегда куда-то спешит. Из-за этого она делает большинство вещей бессознательно, как бы «на автомате». У него нет времени отвлекаться на такие мелочи, как любование закатом или душевный разговор с сыном, но он тратит больше часа в день на социальные сети и игры на телефоне, не замечая этого.

Петя — это совсем другая история. Он привык планировать свои поручения и придерживаться строгого графика. У него достаточно самодисциплины, чтобы не отвлекаться на что-то ненужное и бесполезное во время работы. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время для своей семьи, поскольку она является одним из самых важных приоритетов в его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Правило 1-3-5

Человеческие ресурсы не бесконечны, поэтому создатели принципов управления временем рекомендуют выполнять в день одну большую задачу, три средних и пять мелких дел. Всего девять дел, не планируйте больше. «Как я могу не планировать, когда от меня ждут еще двадцать пять дел?». — Вы спрашиваете. Давайте перейдем к следующему пункту.

Главные принципы эффективного управления временем

Управление временем основывается на трех столпах: постановке целей, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждый столп помогает управлять своим временем.

Целеполагание

Правильная постановка целей может сэкономить вам много времени в самом начале вашего пути. Установите их, иначе вы будете постоянно дрейфовать на месте.

У вас должны быть глобальные цели, которых вы хотите достичь, и этапы, к которым нужно стремиться.

Например, вы решили начать изучать английский язык и за год пройти путь от Elementary до Intermediate. Вам необходимо разбить эту цель на более мелкие задачи, которые вам легче и удобнее выполнять. А именно: выучить 10 времен английского языка, накопить 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно говорить и понимать речь других людей.

В тайм-менеджменте для постановки таких задач используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, каждое задание следует проверять по пяти критериям:

1. Специфический. Не должно быть общих расплывчатых формулировок, таких как «много», «лучше», «больше». Все, что может быть выражено в числовом выражении, должно быть выражено в числовом выражении. Например, «выучить 500 новых слов», а не «увеличить словарный запас».
2. Измеримость. У вас должны быть четкие критерии, по которым вы будете знать, что выполнили задание. Опять же, вам могут помочь цифры и другие объективные показатели.
3. Достижимо. Цель должна быть реалистичной. Пример нереалистичной цели — похудеть на 30 кг за одну неделю.
4. Актуально. Необходимо убедиться, что цель действительно близка к достижению глобальной цели. Например, цель «посетить тренинг» соответствует цели «начать зарабатывать на 30% больше», в то время как цель «начать заниматься в тренажерном зале» не соответствует или является очень промежуточной.
5. Целевая дата. Вы должны установить четкие временные рамки для каждой цели. В противном случае они могут так и не быть реализованы.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда вы определились с конкретными целями, вам нужно научиться расставлять их в порядке важности. Целей может быть много: одни более важные, другие менее важные, третьи совсем неважные. Если вы будете делать их хаотично, у вас может не хватить времени на что-то важное.

Самый простой метод определения приоритетов на каждый день называется методом ABC. Он предполагает составление ежедневного списка задач в порядке от самых важных до неважных. И вы стараетесь делать их в том же порядке. Так вы не пропустите ничего важного.

Первая задача в списке обычно отнимает больше всего времени. Каким бы сильным ни было искушение отложить дело на потом, вы не сможете этого сделать. У вас может не хватить сил на это после выполнения всех других задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет сделано. Но если вы сделаете это первым, то сразу почувствуете свободу и энергию для выполнения более мелких задач.

Этот принцип сформулировал Брайан Трейси, автор бестселлера «Психология успеха». Она называется «Съешь лягушку на завтрак». «Лягушка» в данном случае — самое трудоемкое и сложное задание на текущий день.

Метод ABCD подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас в доме прорвало трубу и нужно срочно устранить проблему. Конечно, этот вопрос не так важен с точки зрения ваших глобальных целей, но откладывать его не получится.

Именно здесь может помочь матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. Он используется для определения приоритетности задач не только по важности, но и по срочности. В результате мы получили четыре категории текущих задач:

1. Важные и срочные: задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь. К ним относятся срочные проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное медицинское обслуживание.
2. Неважные и срочные: задачи, которые не приближают вас к цели, но должны быть выполнены в срок. Наш пример с трубой является наглядным. Такие вещи лучше делегировать, когда это возможно.
3. Важные и несрочные: вещи, которые призваны улучшить ваше будущее. Это может быть обучение новым вещам, саморазвитие, планирование.
4. Важные и несрочные: проведение времени с друзьями, интернет-серфинг, компьютерные игры. Не стоит полностью вычеркивать этот пункт из своей жизни, просто оставьте его до тех пор, пока не сделаете все дела из первых трех категорий.

Планирование

Цели и приоритеты приведены в порядок. Теперь нам легко научиться эффективному планированию. Для продуктивной жизни вам нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Давайте сначала разберемся с долгосрочными.

Сегодня у нас были лягушки, теперь пришло время слонов. «Слоны» в тайм-менеджменте — это большие задачи, которые нельзя выполнять в спешке. Вот из чего складываются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к новому году, похудеть к лету или накопить на новый автомобиль.

Что же с ними делать? Конечно, не нужно «есть слона» целиком, а лучше разделить его на части. Принимайте его каждый день по маленьким кусочкам, и вскоре не останется ни одного кусочка.

Давайте воспользуемся известным примером. Помните, мы разбили нашу цель «достичь уровня Intermediate в английском языке за один год» на несколько задач, одна из которых — «увеличить словарный запас до 2 500 слов»? Давайте разделим ее на более мелкие части, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень — Elementary, что составляет около 1000 слов словарного запаса. Таким образом, нам осталось выучить около 1500 слов (2500 минус 1000). Мы будем учиться каждый день. Делим количество слов на количество дней в году — примерно 4 слова в день нам нужно выучить, чтобы справиться с поставленной задачей. Теперь можно смело вносить этот пункт в наше ежедневное расписание.

С краткосрочными планами все гораздо проще. Помните, как мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», советует делать это перед началом каждой недели. По его мнению, семь дней — это идеальный период для краткосрочного планирования. Распредели