Тайм-менеджмент – что это такое и как внедрить его в свою жизнь

Определение

Термин «тайм-менеджмент» образован от двух английских слов time и manage, что буквально означает «управление временем». Изначально это определение относилось к организации рабочего процесса в компаниях. Затем он перешел к повседневной жизни, наряду с основополагающими принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг личной эффективности.

Тайм-менеджмент — это совокупность специальных методов, приемов, способов, которые помогают повысить производительность труда за счет правильной организации времени. Если внедрить его в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает иметь больше времени. Его методики универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

Тайм-менеджмент основан на знании психологии человека. Обширный исследовательский опыт выявил объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, исследователи обнаружили, что максимальное время концентрации на одной задаче без перерыва составляет 90 минут. В этот момент мозг начинает непроизвольно переключать передачи. Эти знания легли в основу нескольких законов и принципов управления временем.

Сегодня в нескольких российских университетах и колледжах есть кафедры тайм-менеджмента. Появилась даже новая профессия: тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям организовать свою деятельность наиболее эффективным образом, учитывая их психологические особенности. Тайм-менеджеры обычно являются клиентами крупных компаний, которые хотят оптимизировать свой рабочий процесс и повысить производительность труда.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, которые касаются жизни, планирования и управления временем.

1. Clear — это приложение, разработанное для операционной системы iOS. Он позволяет вести списки дел, определять приоритетность задач или тем, группировать их, планировать поэтапно и так далее. Преимуществом этой программы является дружественный интерфейс и простота использования.
2. Trello — это приложение, которое помогает планировать и отмечать задачи. Музыка в этой программе снижает уровень стресса и настраивает на продуктивность. Перед началом работы в приложении необходимо заполнить анкету, чтобы программа адаптировалась к вашему типу мышления: логическому или абстрактному.
3. Sectograph — это приложение для Android, которое представляет ваш ежедневный список дел в виде диаграммы, что удобно и наглядно, поскольку люди лучше усваивают визуальную информацию. Различные задачи помечаются разными цветами, и пользователю доступен обратный отсчет времени до выполнения задачи.
4. Workflow — это красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создавать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминаний или заметок. Доступно для iOS.
5. Clara — программа, которая поможет вам планировать и координировать встречи, переговоры и другие задачи.
6. Nirvana — это полезная услуга по управлению временем. Он помогает освободиться от ненужного запоминания, отслеживает выполнение задач и напоминает о предстоящих.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире ускоряется с каждым годом. Только тот, кто может идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, может быть успешным и реализованным в жизни.

Сегодня трудно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что у него есть время на все. Дом, школа, работа, спорт и семья — все это требует нашего внимания, энергии и времени. «Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!». — люди вздыхают и продолжают свою суетливую погоню за счастьем. Нет способа увеличить количество доступных нам часов, но мы можем выжать максимум из того, что у нас есть.

Представьте, что за день вам нужно сделать пять важных дел: написать отчет для работы, отвезти ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-курс английского языка и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных обстоятельствах вам будет трудно уложиться в отведенное время, и вы, скорее всего, освободитесь где-то около полуночи. Используя методы управления временем, вы будете тратить на все эти вещи в 1,5-2 раза меньше времени.

В управлении временем нет ничего сложного, вам не нужны какие-то сверхъестественные знания или навыки. Для тех, кто работает над собой и саморазвитием, эта система — настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, немного самодисциплины — и вы хозяин своего времени!

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой — мифы и стереотипы, витающие вокруг него. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления есть только преимущества.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время — это объективная величина, поэтому люди действительно не могут его контролировать. Но когда речь идет об управлении временем, люди имеют в виду нечто совершенно иное. Правильнее было бы сказать «управлять собой».

Тайм-менеджмент не превращает вас в шептуна времени, он просто учит вас управлять собой, чтобы успеть сделать больше, чем вы привыкли. Его техники в основном просты и доступны каждому. Так что не пугайтесь громкого и неубедительного языка, за ним скрывается очень невинное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы управления временем направлены не на увеличение нагрузки, а на повышение производительности труда. Это достигается путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, известных как «пожиратели времени».

Вам не придется переутомляться и отказываться от личного времени. Наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать по своему усмотрению.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Представим себе двух людей — назовем их Вася и Петр. Вася живет в постоянном хаосе, у него ни на что нет времени и он всегда куда-то спешит. Из-за этого она делает большинство вещей бессознательно, как бы «на автомате». У него нет времени отвлекаться на такие мелочи, как любование закатом или душевный разговор с сыном, но он тратит больше часа в день на социальные сети и игры на телефоне, не замечая этого.

Петя — это совсем другая история. Он привык планировать свои поручения и придерживаться строгого графика. У него достаточно самодисциплины, чтобы не отвлекаться на что-то ненужное и бесполезное во время работы. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время для своей семьи, поскольку она является одним из самых важных приоритетов в его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Правило 1-3-5

Человеческие ресурсы не бесконечны, поэтому создатели принципов управления временем рекомендуют выполнять в день одну большую задачу, три средних и пять мелких дел. Всего девять дел, не планируйте больше. «Как я могу не планировать, когда от меня ждут еще двадцать пять дел?». — Вы спрашиваете. Давайте перейдем к следующему пункту.

Главные принципы эффективного управления временем

Управление временем основывается на трех столпах: постановке целей, расстановке приоритетов и планировании. Давайте рассмотрим, как каждый столп помогает управлять своим временем.

Целеполагание

Правильная постановка целей может сэкономить вам много времени в самом начале вашего пути. Установите их, иначе вы будете постоянно дрейфовать на месте.

У вас должны быть глобальные цели, которых вы хотите достичь, и этапы, к которым нужно стремиться.

Например, вы решили начать изучать английский язык и за год пройти путь от Elementary до Intermediate. Вам необходимо разбить эту цель на более мелкие задачи, которые вам легче и удобнее выполнять. А именно: выучить 10 времен английского языка, накопить 2 500 слов словарного запаса, научиться грамотно говорить и понимать речь других людей.

В тайм-менеджменте для постановки таких задач используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, каждое задание следует проверять по пяти критериям:

1. Специфический. Не должно быть общих расплывчатых формулировок, таких как «много», «лучше», «больше». Все, что может быть выражено в числовом выражении, должно быть выражено в числовом выражении. Например, «выучить 500 новых слов», а не «увеличить словарный запас».
2. Измеримость. У вас должны быть четкие критерии, по которым вы будете знать, что выполнили задание. Опять же, вам могут помочь цифры и другие объективные показатели.
3. Достижимо. Цель должна быть реалистичной. Пример нереалистичной цели — похудеть на 30 кг за одну неделю.
4. Актуально. Необходимо убедиться, что цель действительно близка к достижению глобальной цели. Например, цель «посетить тренинг» соответствует цели «начать зарабатывать на 30% больше», в то время как цель «начать заниматься в тренажерном зале» не соответствует или является очень промежуточной.
5. Целевая дата. Вы должны установить четкие временные рамки для каждой цели. В противном случае они могут так и не быть реализованы.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда вы определились с конкретными целями, вам нужно научиться расставлять их в порядке важности. Целей может быть много: одни более важные, другие менее важные, третьи совсем неважные. Если вы будете делать их хаотично, у вас может не хватить времени на что-то важное.

Самый простой метод определения приоритетов на каждый день называется методом ABC. Он предполагает составление ежедневного списка задач в порядке от самых важных до неважных. И вы стараетесь делать их в том же порядке. Так вы не пропустите ничего важного.

Первая задача в списке обычно отнимает больше всего времени. Каким бы сильным ни было искушение отложить дело на потом, вы не сможете этого сделать. У вас может не хватить сил на это после выполнения всех других задач.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет сделано. Но если вы сделаете это первым, то сразу почувствуете свободу и энергию для выполнения более мелких задач.

Этот принцип сформулировал Брайан Трейси, автор бестселлера «Психология успеха». Она называется «Съешь лягушку на завтрак». «Лягушка» в данном случае — самое трудоемкое и сложное задание на текущий день.

Метод ABCD подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас в доме прорвало трубу и нужно срочно устранить проблему. Конечно, этот вопрос не так важен с точки зрения ваших глобальных целей, но откладывать его не получится.

Именно здесь может помочь матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. Он используется для определения приоритетности задач не только по важности, но и по срочности. В результате мы получили четыре категории текущих задач:

1. Важные и срочные: задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь. К ним относятся срочные проекты на работе, экзамены, плановое и экстренное медицинское обслуживание.
2. Неважные и срочные: задачи, которые не приближают вас к цели, но должны быть выполнены в срок. Наш пример с трубой является наглядным. Такие вещи лучше делегировать, когда это возможно.
3. Важные и несрочные: вещи, которые призваны улучшить ваше будущее. Это может быть обучение новым вещам, саморазвитие, планирование.
4. Важные и несрочные: проведение времени с друзьями, интернет-серфинг, компьютерные игры. Не стоит полностью вычеркивать этот пункт из своей жизни, просто оставьте его до тех пор, пока не сделаете все дела из первых трех категорий.

Планирование

Цели и приоритеты приведены в порядок. Теперь нам легко научиться эффективному планированию. Для продуктивной жизни вам нужны как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Давайте сначала разберемся с долгосрочными.

Сегодня у нас были лягушки, теперь пришло время слонов. «Слоны» в тайм-менеджменте — это большие задачи, которые нельзя выполнять в спешке. Вот из чего складываются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к новому году, похудеть к лету или накопить на новый автомобиль.

Что же с ними делать? Конечно, не нужно «есть слона» целиком, а лучше разделить его на части. Принимайте его каждый день по маленьким кусочкам, и вскоре не останется ни одного кусочка.

Давайте воспользуемся известным примером. Помните, мы разбили нашу цель «достичь уровня Intermediate в английском языке за один год» на несколько задач, одна из которых — «увеличить словарный запас до 2 500 слов»? Давайте разделим ее на более мелкие части, чтобы она не казалась нам такой страшной.

Наш текущий уровень — Elementary, что составляет около 1000 слов словарного запаса. Таким образом, нам осталось выучить около 1500 слов (2500 минус 1000). Мы будем учиться каждый день. Делим количество слов на количество дней в году — примерно 4 слова в день нам нужно выучить, чтобы справиться с поставленной задачей. Теперь можно смело вносить этот пункт в наше ежедневное расписание.

С краткосрочными планами все гораздо проще. Помните, как мы рассматривали матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», советует делать это перед началом каждой недели. По его мнению, семь дней — это идеальный период для краткосрочного планирования. Распределите все свои задачи по дням недели в следующем порядке:

• важным и неотложным;
• неважные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и несрочные (если осталось время).

При выборе времени для каждой задачи используйте знакомый метод «поедания лягушки».

Как этому научиться?

Не секрет, что каждый из нас рождается с набором различных способностей и предрасположенностей. Но, конечно, у всех разные способности и предрасположенности, и если у одних людей есть врожденная предрасположенность к эффективному управлению временем своей жизни, то другим необходимо развивать и шлифовать этот навык.

В любом случае, это можно сделать. И снова хорошая новость: вы можете сделать это сами, без необходимости проходить специализированное обучение или покупать дорогостоящие курсы. Вам не нужно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, вы можете просто пройти онлайн-курс, который читаете прямо сейчас.

Есть два важных момента в прохождении этого курса. К ним относятся:

Теоретическая — информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практический — применение полученных знаний на практике в повседневной жизни.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели и то, какие задачи являются второстепенными, вы сэкономите много времени.

Если вы тратите на что-то свое время, это означает, что вы считаете это очень важным в данный момент. Но так ли это? Спросите себя, поможет ли результат этого действия приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — это стремление человека к чему-либо, когда весь процесс сосредоточен на конечном результате.

При постановке цели вы должны сначала определить свои основные ценности.

Осознайте свои возможности, свои мотивы. Проанализируйте проблемы, потребности и трудности, которые могут возникнуть на пути к вашей цели. Визуализируйте свою цель как можно более подробно, чтобы достичь ее. Планируйте свои действия, ищите ресурсы и начинайте их выполнять.

Существуют различные методы постановки целей. Но у всех методов есть общий алгоритм постановки цели:

1. Цель должна быть как можно более конкретной и иметь четкий конечный результат.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснована. Зачем мне это нужно и что я от этого получу?
3. Цель должна быть реалистичной, а механизм ее достижения — четким.
4. Необходимо четко определить сроки, в течение которых цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Умение расставлять приоритеты очень важно. Есть вещи, которые менее важны для достижения цели, а есть те, которые играют большую роль.

3. Планирование

После постановки цели следующий шаг — планирование. Планирование является важной частью управления временем. Он состоит из следующих основных этапов:

1. Составление плана управления временем.
2. Это этап проектирования, на котором вы можете маневрировать, обдумывать различные варианты достижения цели.
3. Этап определения необходимых ресурсов.
4. Этап выявления людей, которые могут помочь вам на пути к вашей цели.
5. Этап закрепления результатов планирования в виде бизнес-чертежа, карты.

Когда люди начинают заниматься планированием, мышлением, активизируется творческий потенциал. Создавая план, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы действительно хотите и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

Пока вы не составите план реализации желаемого, вы будете постоянно думать об этом. Однако не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда у вас есть подробный план, учитывающий различные пути достижения цели, это дает вам возможность маневрировать. Если вы не можете сделать это одним способом, попробуйте другой. Планирование развивает гибкость и готовность действовать в любой ситуации.

Составление плана дает вам хорошие шансы на успех. Наличие плана придает вам уверенность в себе, в своих силах. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Организация времени в течение рабочего дня

Тайм-менеджмент связан с продолжительностью рабочего дня, что влияет на эффективность работы. Длительный рабочий день в 10-15 часов не позволяет реализовать положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего дня приводит к снижению интенсивности труда и наоборот.

В современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня приводит к снижению эффективности всей профессиональной деятельности. Это, в свою очередь, приводит к потерям в деятельности, которые невозможно компенсировать.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня приводит к негативным тенденциям в целом.

Вы будете тратить более 60% своего годового рабочего времени на оперативные задачи, поэтому ваше управление временем должно быть таким, чтобы вы выделяли на оперативные задачи не более 30% своего годового рабочего времени. В то же время вам следует минимизировать количество времени, которое вы тратите на выполнение несущественных задач.

Таким образом, очевидно, что оптимизация рабочего дня является важной частью управления временем.

Эффективность людей в течение рабочего дня меняется поэтапно.

Этапы рабочего дня в зависимости от пригодности человека к работе

В зависимости от этапа рабочего дня следует планировать отдельные задачи. Наиболее сложные задачи, творческая работа, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.д. должны быть запланированы на вторую часть рабочего дня, период наивысшей эффективности.

Простые принципы управления временем:

1. Сложные задачи следует планировать на первую половину дня;
2. Их следует начинать не ранее чем через час после начала рабочего дня;
3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
4. Всегда составляйте себе подробный список задач на день с указанием того, что необходимо сделать.

Продолжительность времени, в течение которого вы сможете работать на самом высоком уровне, зависит от следующих факторов:

1. Сложность и интенсивность вашей работы;
2. состояние вашего здоровья;
3. условия труда;
4. психологический климат;
5. перерывы в течение рабочего дня и т.д.

На общий уровень работоспособности влияет годовой ритм труда и отдыха, который характеризуется общим количеством рабочих дней, соотношением рабочих и выходных дней, их регулярностью и продолжительностью праздников.

Продолжительность рабочего дня и режим рабочего времени также важны для долгосрочного поддержания высокого уровня производительности. В этом контексте следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят в сфере «белых воротничков»:

1. Во-первых, нужно уметь активно отдыхать хотя бы 1-2 часа в день. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.д., на которые у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме того, у человека должно оставаться время на семью и пассивный досуг, например, чтение книг. Сон должен составлять 7-8 часов, а в периоды повышенного стресса к ночному сну следует добавить еще один час.
2. Во-вторых, необходимо рационально использовать рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально не более 8-9 часов.

Поэтому следует поддерживать оптимальное соотношение работы и отдыха, принимая во внимание сопутствующие затраты времени и непроизводительные затраты времени. На каждые 9 часов работы у вас должно быть 12-13 часов отдыха.

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, как на шкаф, вы начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы попытаетесь сделать 15 часов работы за 12 часов, это тоже не получится. Вы только расстроитесь и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Следующие советы помогут вам прийти к тому, как эффективно управлять своим временем в соответствии с современной интерпретацией.

Оценивайте время

Умение правильно распоряжаться своим временем предполагает не только спрашивать себя, что вам нужно сделать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос при каждом задании, просьбе или поручении, и вы сможете решить, что пойдет в ваш «шкаф», а что нет. Стоит добавить колонку продолжительности в свой список дел, чтобы вы могли ясно видеть картину. Когда вы начнете считать не только количество задач, но и время, которое они занимают, вы сможете управлять своими обязательствами и принимать более взвешенные решения.

Составляйте временные карты

Карта времени — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, все 24 часа в сутках и составляете график. В нем вы отмечаете, во сколько вы просыпаетесь и во сколько ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, является пространством, с которым вам предстоит работать. Это «шкаф» на каждый день.

У менеджеров есть повторяющиеся сроки. Каждый день родителям приходится рано вставать, чтобы подготовить своих детей к школе. У студентов мужского и женского пола есть расписания, продолжительность которых известна заранее. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время, чтобы провести время с друзьями, а суббота — день, когда нужно заниматься домашними делами.

Главное — создать структуру, шаблон. Например, ваш список дел на пятницу может содержать разные задачи, и они могут отличаться друг от друга. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждую субботу с 18.00 до 21.00. Определенная рутина на самом деле способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовывать ее самостоятельно в меру.

Рутины также помогают выявить дисбаланс между работой и личной жизнью. Опять же, это похоже на ваш гардероб. Если ваши джинсы лежат на верхней полке, джемперы — на средней, а футболки — на нижней, легко определить, слишком ли много или слишком мало чего-то в вашем гардеробе. Если все разбросано, невозможно определить, достаточно ли у вас рубашек на каждый день недели или нет.

Это работает так же, как и с запланированным днем. Если вы будете группировать похожие задачи вместе, вы будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна категория монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Факт

Истоки тайм-менеджмента берут свое начало около 2 000 лет назад. Римский мыслитель Луций Анней Сенека предложил разделить время на:

• хорошо проведенное время;
• с удовольствием;
• без пользы и без удовольствия.

Именно Сенека впервые предложил записывать на бумаге все необходимые действия. Таким образом, он анализировал полезность дня и оценивал, насколько он был занят полезной и продуктивной деятельностью.

Методы и техники

Мы уже познакомились с некоторыми методами управления временем. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если у вас есть задача, которую вам совсем не хочется выполнять, скажите себе: «Я сделаю это всего на 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное». Как правило, этого времени достаточно, чтобы включиться в работу и больше не останавливаться.

Принцип Парето

Эмпирическое правило гласит: 20 процентов случаев дают 80 процентов наших результатов, а остальные 80 процентов — только 20 процентов. Наша задача — выяснить, какие виды деятельности наиболее продуктивны, и сосредоточиться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все отведенное на нее время. Проще говоря, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, то вы закончите подготовку как раз к концу второй недели. Даже если вам удастся освоить весь материал за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило — не забывайте устанавливать сроки!

Метод “Канбан”

«Канбан» переводится с японского как «карта». Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для наклеек и разделите ее на три колонки: Нужно сделать, Делать и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите их в колонках. По мере выполнения заданий перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски для заметок можно использовать сервис для ведения дел, например, Trello.

Чтобы получить больше инструментов в своем арсенале управления временем, ознакомьтесь с нашей статьей «Техники управления временем».

Пожиратели продуктивности

Прежде чем наращивать темп работы, сначала нужно избавиться от того, что вас тормозит. Этих факторов немного, но они прочно вошли в нашу повседневную жизнь и отказываются сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени тратится впустую на перекуры, социальные сети и бездумную болтовню по телефону.

Эти факторы не только губят драгоценные минуты, но и снижают эффективность работы, поскольку темп работы зависит от вашего самочувствия и настроения.

Алкоголь, курение, нездоровая пища и недостаток сна ухудшают способность мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения и генерировать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после чтения панических сообщений в стиле «мы все умрем», которыми изобилует лента новостей. Спокойное, находчивое состояние и позитивный настрой лучше работают на работе. Не зря люди постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации также равносильно вредным привычкам.

Если вы хотите понять, что происходит в мире и стране, выбирайте 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все вышеперечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отнимают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Очистите это пространство, и вам сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка проводить много времени в социальных сетях, существует множество приложений, которые фиксируют, сколько времени вы проводите на своем смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но могут и ограничивать доступ к приложениям. В Play Маркете есть много подобных сервисов для «ограничения времени» и «блокировки приложений на время». StayFree имеет больше всего положительных отзывов — попробуйте.

Существуют также службы, контролирующие поведение пользователей компьютеров. Одним из примеров является расширение Productivity Owl для Google Chrome. Productivity Owl позволяет просматривать страницу в течение нескольких секунд, а затем блокирует ее. Только страницы, находящиеся в «белом списке», который пользователь устанавливает самостоятельно, могут быть посещены без ограничений.

Но если вам приходится работать с большим количеством информации и полная блокировка не подходит, можно поступить наоборот — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. Так работает, например, StayFocusd, который позволяет тратить ограниченное количество минут на запрещенные сайты.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знает каждый.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо важной работы мы придумываем отговорки: посмотреть телевизор, погладить кошку, почитать почту. Если у меня будет кофе, я загляну.

Исследования показали, что промедление — это не болезнь, а симптом. Промедление указывает на проблему, в которой мы не хотим признаваться:

• задача слишком сложна;
• мы не знаем, с чего начать;
• мы перегружены, не в состоянии работать;
• мы не видим смысла в выполнении работы или это противоречит нашему характеру.

Творческие люди, например, испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с промедлением, а с его причиной: делегируйте сложную и непонятную работу другим специалистам, старайтесь избавиться от бессмысленных занятий, делите большие проекты на маленькие задачи, берите отгулы для отдыха.

Не следует путать промедление с ленью. Вам нужно внимательно прислушаться к себе, понять разницу между сигналами уставшего разума и нежеланием тела двигаться.

Существует эффективный способ добраться до работы. Договоритесь с собой, что вы будете выполнять одно небольшое задание или работу в течение 10 минут. Например, если вам нужно написать статью, решите, что вы прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно через десять минут вы входите в курс дела и не хотите больше откладывать выполнение задания.

Неумение отказывать

Вы наверняка слышали об этой проблеме. В качестве примера обычно приводятся толпы назойливых родственников и друзей, требующих помощи, и высокомерный начальник, заставляющий вас выполнять работу, за которую вам не платят.

Все это правильно, но самая опасная ловушка — это наша неспособность отречься от себя. Вам нужно заниматься спортом, вам нужно улучшить свой английский, вам нужно взять на себя еще несколько проектов, и у вас недостаточно денег…..

Худшие начальники для многих людей — это они сами. Одной из основ правильного управления временем является умение правильно оценивать свои силы и временные ресурсы, ставить выполнимые задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек успешен, когда он тщательно, добросовестно и последовательно выполняет ограниченное количество действий.

Многие возможности, которые существуют вокруг нас, противоречивы. Невозможно охватить все сразу: строить бизнес, быть успешной в творчестве, растить троих детей, учиться….. Люди попадают в вихрь возможностей и перегорают. Инициатива в сочетании с трудолюбием могут сыграть жестокую шутку, если вы не научитесь говорить «нет» собственным амбициям.

Спасите себя, оставьте несколько приоритетов и постарайтесь ограничить остальные, даже если они очень интересны.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите серьезно заняться управлением временем, вам не обойтись без чтения специальной литературы. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по тайм-менеджменту:

1. «Мастер времени» Брайана Трейси. Эта книга — настоящая библия по управлению временем от всемирно известного гуру личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начните с этого. В книге живым и доступным языком изложены основы управления временем и даны простые советы о том, как стать более продуктивным.
2. Дэвид Аллен «Как сделать так, чтобы все было сделано». Автор книги — создатель классической концепции управления временем GTD (Getting Things Done), которая принесла ему невероятную популярность во всем мире. Его суть заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости помнить все поручения и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга Getting Things Done поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит вас эффективно работать в режиме многозадачности.
3. «Time-Drive» Как управлять своей жизнью и работой» Глеб Архангельский. Эта книга уже стала классикой. За шесть лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее беспрецедентной популярности среди российских читателей. Он подходит для людей, которые уже знают основы управления временем и хотели бы улучшить свои навыки. Книга содержит огромное количество методов и приемов управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в управлении временем был ежедневник, то сегодня у нас есть огромное количество электронных приложений, которые облегчают управление временем. Давайте рассмотрим наиболее успешные из них.

Trello

Trello — это сервис, реализующий японский принцип «Канбан» — доска с карточками задач. Trello подходит как для личного использования, так и для управления проектами в командах. Вы можете прикреплять ярлыки, контрольные списки, устанавливать сроки, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивно понятный интерфейс, доступность для всех типов устройств, возможность добавлять участников и управлять совместными проектами.

Todoist

Приложение для управления списком дел с очень богатой функциональностью. С его помощью можно создавать планы на каждый день, сортировать задачи на проекты и подпроекты, расставлять приоритеты, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Вам придется немного покопаться в руководстве пользователя, но оно того стоит! Доступно для Android и iOS.

Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Читайте также: Ресурсы предприятия: что это такое, основные виды (перечень), процесс управления, этапы, классификация — внутренние, внешние, примененные, сущность определения, технологии, инструменты

Существует множество полезной литературы по управлению временем. Отдельные публикации посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников и руководителей.

Существуют семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по управлению временем.

На мой взгляд, наиболее информативными и доступными книгами по этой теме являются работы Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский — ведущий российский эксперт по управлению временем. Вел собственные проекты по корпоративному тайм-менеджменту для крупнейших российских компаний, таких как РАО «ЕЭС России», «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров «Тайм-менеджмент» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по управлению, консультант по личной эффективности, консультант по управлению, писатель и оратор.

Другие книги по теме: «Тайм-менеджмент по-помидорному» (Стафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Наконец, я рекомендую посмотреть видео Глеба Архангельского: