Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Существуют условия, которые необходимо соблюдать:

• В конце концов, вы же не хотите возвращаться к задаче несколько раз, чтобы прогрызть большую дыру. Ни разу я не встречал швейцарский сыр с одним отверстием.

Поэтому, приступая к большому проекту, потратьте только 10 минут на первую задачу:
Составьте список дел на бумаге, на компьютере, раздайте подрядчикам и т.д.

• Не отказывайтесь от других проектов. Но когда у вас есть свободное время, не тратьте его впустую — посмотрите на список 1-го проекта и быстро сделайте ту работу, которая вам нравится.

Таким образом, вы не потеряете ни одного клиента и будете иметь стабильный доход. Если клиент заинтересован в сотрудничестве с вами, попробуйте увеличить срок выполнения его задания, чтобы распределить нагрузку при выполнении двух проектов. Одновременно проделайте отверстия в двух «швейцарских сырах».

• Теперь о качестве выполненной работы. Безусловно, качество работы улучшится, если вы сделаете последний день перед сдачей проекта менее загруженным.

У вас будет возможность просмотреть готовый план свежим, незамыленным взглядом, убрать лишнее, уточнить детали.

• Если в вашей оплачиваемой работе есть «окно», используйте это время для себя. Придумывайте новые идеи, повышайте уровень образования, приводите в порядок документы.
• Старайтесь не переутомляться, ваш подход к работе должен быть рациональным и спокойным. Никакая дополнительная компенсация за срочность не восстановит ваши внутренние силы и истрепанные нервы.
  Не позволяйте клиентам держать вас в постоянной напряженной атмосфере и постоянно надоедать вам.

Основные правила тайм-менеджмента

• Определите стратегические цели во всех важных для вас сферах жизни: работа, семья, личная жизнь, саморазвитие, отношения с родственниками и друзьями, финансовое благополучие, образование. Приоритетные цели — это движущая сила вашей жизни. Они придают смысл и направление вашей жизни и облегчают отсеивание ненужных вещей.
• Выберите способы, которые помогут вам достичь желаемых результатов. Хотя цели могут оставаться неизменными в течение многих лет, методы их достижения будут меняться по мере необходимости.
• Создайте ежедневный список задач.

Метод Pomodoro

Метод «помодоро» — один из самых простых в управлении временем. Он был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло.

Он, как и все студенты, пытался объять необъятное перед сессией. И ему это удалось. С помощью… помидор. Точнее, кухонный таймер в форме помидора. Молодой человек установил таймер на 25 минут, в течение которых он интенсивно ползал по лекциям. Затем у него был пятиминутный перерыв. Затем последовал второй 25-минутный «помидор». Затем снова небольшой перерыв. После четырех помидоров студенту давали отдохнуть в течение 15-20 минут.

• Как вы используете этот метод?

Четко определите задачу, которую вы должны выполнить. Например, вам нужно написать текст для завтрашнего выступления. Установите таймер или будильник на 25 минут, пообещав себе не отвлекаться на телефонные звонки, социальные сети или общение с коллегами. По истечении этого времени сделайте 5-минутный перерыв и вернитесь к своей задаче.

Человек способен к максимальной концентрации в течение получаса, затем активность мозга постепенно снижается. Если вы будете планировать свое время с учетом этих биоритмов, вы сможете выполнить большой объем работы за короткое время.

Метод поедания лягушек

«Метод поедания лягушки» — это маленькая, несложная, но очень неприятная задача, которую мы всячески пытаемся отложить на как можно более долгий срок, а лучше вообще не делать. Лягушкой может быть, например, телефонный звонок неприятного человека, упражнение, которое мы не хотим делать, неприятный разговор или поход к стоматологу.

• Так что же делать с «лягушками»?

Все очень просто. Лягушку нужно съесть как можно скорее. Съев утром лягушку, вы становитесь вдвое продуктивнее, чем раньше, потому что все ужасное, что ожидало вас сегодня, уже позади, и все, что вам осталось делать, — это обычные дела.

Видео

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица полезна для планирования дня, недели или года. Лучше всего сделать это до начала выполнения заданий. Так вы будете знать, с чего начать, а что не так важно.

Суть метода такова: распределите свои задачи по четырем квадратам матрицы в соответствии с их срочностью и важностью:

• Квадрат А — срочные и важные. Запишите сюда свои срочные задачи и горящие проекты.
• Квадрат Б — важно, но не срочно. Именно здесь находится большая часть работы, слоны, долгосрочные проекты. Если вы не спланируете соответствующим образом, эти косяки попадут в квадрат А и начнут гореть.
• Квадрат С — не очень важно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам большой пользы, но все равно должны быть выполнены. Например, заказ воды для холодильника. Эти задачи лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважный и не срочный. Обычно этот квадрат — это то, что мы делаем, когда откладываем: проверяем социальные сети или смотрим видео на YouTube. Вместо этого запланируйте значимые перерывы, чтобы вы могли отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: Матрица определяет приоритетность задач и помогает определить, что нужно сделать как можно скорее, а что не нужно делать вообще. Такой подход позволяет избежать потери времени.

Для каких случаев онподходит

Метод швейцарского сыра подходит, когда вам нужно сдвинуть дело с мертвой точки. То есть, когда дело постоянно откладывается, когда на него нет времени или когда мы недостаточно решительны для его выполнения.

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, многие из вышеперечисленных методов предполагают расстановку приоритетов как один из этапов планирования. Это оправдано. Мы все хотим быть более эффективными, стремясь своевременно выполнять самые важные дела. Но как расставить приоритеты в физическом плане?

Я провожу много тренингов по управлению временем. В ходе тренинга мы неоднократно обращаемся к дневникам, которые ведут слушатели. Я не раз замечал, что мои ученики пишут «Важно!» перед некоторыми заданиями в своих ежедневниках или ставят различные символы — восклицательные знаки, звездочки и так далее. Некоторые из них, те, кто пришел на тренинг с некоторым методологическим опытом и знаком с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят перед задачами буквы, соответствующие приоритету каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» было подчеркнуто, потому что большинство людей расставляют приоритеты бессистемно: когда они помнят, они пишут нужную букву; когда они не помнят, они ставят восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, расстановка приоритетов неизбежной, как смена дня и ночи! Но это не так, что означает только одно: однажды наступает момент, когда мы перестаем расставлять приоритеты между важными задачами и начинаем расставлять приоритеты между задачами входящими. Знание приоритетов остается на уровне знания, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Осуществимость этого решения была проверена в 2015 году с помощью фокус-группы из 176 человек. Используя метод приоритетного планирования, все участники использовали специальную форму для планирования задач на 265 рабочих дней. Сторонники этого инструмента отметили ряд преимуществ:

• Записи в новом формате стали легче восприниматься визуально (график работы уже не казался таким плотным, как раньше).
• Баланс задач с разными приоритетами стал более четким, что позволило быстро вносить коррективы в свою деятельность и перенаправлять усилия на то, что действительно важно.
• Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые были делегированы подчиненным.
• Расстановка приоритетов стала привычкой.

Метод резиновой уточки

• Когда использовать: когда вы работаете над задачей, требующей свежего взгляда и творческого подхода.
• В чем суть метода: если у вас возникла проблема не по делу, поговорите с резиновой уткой. Подробно объясните, в чем суть задания, что вы уже сделали и в чем заключается проблема. Говорите так, как будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.
• Почему это работает: Иногда вы можете зациклиться на проблеме и начать смотреть на нее однобоко. Ваш мозг не может придумать решение, потому что ходит по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Обсуждая проблему вслух, вы с большей вероятностью придумаете неожиданное и простое решение. Вспомните, что вы чувствуете, когда просите совета у друга: пока вы описываете проблему, решение приходит к вам само собой.

Метод Шваба

Этот инструмент также называют «методом $25 000». Именно столько Чарльз Шваб, генеральный директор компании Bethlehem Steel, заплатил своему консультанту Айви Ли за создание этого метода, как говорится, на заказ. Шаги в этом методе следующие:

• Перечислите самые важные задачи на следующий день.
• Определите порядок выполнения заданий и пронумеруйте их.
• Выполните задания в установленном порядке.
• После завершения задачи проверьте, не изменился ли приоритет других задач и не добавились ли новые задачи.
• Добавляйте новые задачи в список, соблюдая приоритет.
• Продолжайте выполнять задания в порядке их приоритетности.

Метод поедания слона

Знаете ли вы, как съесть слона? Ответ очень прост — только по частям.

Иногда перед вами может стоять огромная, невыполнимая задача, которая делает вас беспомощным — например, изучение иностранного языка. Но вы все равно должны это сделать. Как? Если дело большое, как слон, разбейте его на маленькие, простые шаги, с которыми вы можете справиться. Любая большая задача кажется невыполнимой только до тех пор, пока вы не разобьете ее на мелкие части.

Почему этот метод эффективен? Когда вы разбиваете задачу на подзадачи, она не кажется такой непосильной. Снижается нервное напряжение и повышается производительность. Поэтому последовательно продвигайтесь к своей цели, пункт за пунктом. Согласитесь, что гораздо легче выучить новый язык, начав с пяти новых слов.

Метод Уоррена Баффетта

Можно с уверенностью предположить, что Уоррен Баффет, обладатель состояния более 50 миллиардов долларов, частый гость в списках самых богатых людей мира и самый успешный инвестор 20-го века, знает, как распоряжаться своим временем.

Как же он распоряжается своим временем?

Уоррен Баффет разработал отличную трехступенчатую стратегию повышения личной продуктивности. Это поможет вам расставить приоритеты и спланировать свою деятельность. Хорошо спланированная цель — это 50% успеха.

ШАГ 1: запишите 25 главных целей.

Вы можете начать с малого и выполнять это упражнение только с краткосрочными целями. Попробуйте прямо сейчас записать 25 вещей, которые вы хотели бы сделать на этой неделе.

ШАГ 2: выберите самые важные пункты.

Перечитайте список, выберите и обведите пять наиболее важных пунктов.

Тайм-менеджмент и его значение: кому может пригодиться планирование времени

Все. Это искусство, которое поможет вам дома, на работе и в личной жизни. Вы будете получать результаты быстрее, чем кто-либо другой, сможете легко переключаться с одной задачи на другую, будете успевать делать больше дел за меньшее время, увеличите свой доход и избавитесь от хронической усталости и стресса.

Диаграмма Ганта

Хорошим инструментом для планирования и управления временем является диаграмма Ганта. Но часто для построения так называемой диаграммы Ганта используются электронные таблицы Excel.

• Определите задачи, все действия и этапы, необходимые для завершения проекта.
• Организуйте эти мероприятия. Определите зависимости и расположите мероприятия в том порядке, который кажется вам наиболее логичным. Создавайте подзадачи и выстраивайте проект логически.
• Оцените ресурсы для этих мероприятий. Оцените спрос и предложение на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для выполнения задания или необходимы дополнительные ресурсы. Назначьте людей, ответственных за каждую задачу, и поручите им персональные задания.
• Отметьте время начала и окончания каждой задачи на диаграмме (время от начала каждой задачи до завершения будет отображаться в виде столбика).
• Следите за сроками выполнения, указанными на временной шкале.

Для больших задач, для выполнения которых требуется несколько действий, это лучший способ. Прежде всего, это отличный способ представить себе весь процесс от начала до конца.

Вы можете подумать, что еще можно сделать для эффективного планирования? Но иногда, используя привычные инструменты, можно прийти к совершенно новым и свежим идеям.

Метод  лягушки

• Когда использовать: метод подходит для неприятных задач, которые не хочется выполнять.
• В чем суть метода: каждое утро начинайте с какой-либо задачи (лягушки), которую вы долгое время откладывали. После того как вы съели лягушку, вы можете заняться более приятными и интересными делами. Назначьте неприятную задачу на каждый день недели, чтобы они не накапливались, а решались на ходу.
• Почему это работает: утром у людей больше силы воли, чем вечером. Кроме того, после завтрака с лягушкой вы обретете чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод приоритетного планирования

Это одно из открытий, о котором я хотел бы рассказать подробнее. Метод основан на матрице Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет достичь высокого уровня сосредоточенности на достижении результата и соблюдении сроков. Как это сделать:

• Решите, какое задание вы собираетесь выполнить.
• Установите «томат» (таймер для помидоров или любой другой таймер) на 25 минут.
• Работайте, не отвлекаясь, до звукового сигнала.
• После звукового сигнала сделайте небольшой перерыв на три-пять минут, а затем вернитесь к работе.
• После каждого шестого «помидора» делайте длительный перерыв, на 15-20 минут.

Ограничения этого метода заключаются в том, что он подходит для выполнения одной задачи и не подходит для планирования дня.

Читайте также: Как работают мантры: 6 секретов от мастеров йоги

Эффективное управление временем

Часто бывает так, что вы долгое время не можете приступить к решению какой-то достаточно сложной, важной, но утомительной задачи или проблемы.

Вам очень трудно быть организованным. Эта проблема пугает своими размерами и сложностью. Вы не можете заставить себя действовать.

В конце концов, вам просто лень заниматься этим. Но пресловутое «я должен» раздражает. При этом никакое планирование не поможет. И что же вы делаете?

Для начала на время откажитесь от всякой связности и упорядоченности проблемы. Начните с самого легкого и простого.

Сделайте небольшое «отверстие» в корпусе и переходите к следующей небольшой задаче.

Потратив на это 3-5 минут, зайдите с другого конца и проделайте еще одну дыру в проблеме, выполнив еще одно небольшое задание.

Таким образом, вы «съедаете» проблему со всех сторон, превращая ее в «швейцарский сыр», с дырочками и пустотами, рыхлый и легкий для дальнейшего поедания, т.е. решения.

В чем секрет успеха этого метода? Идея заключается в том, что вы не сосредотачиваетесь на больших и сложных задачах, размер которых сам по себе способен лишить вас мотивации и цели.

Но вы беретесь за небольшие задания, те, которые вам хочется сделать в данный момент, если у вас есть средства для их выполнения.

Такой подход снимает ненужный стресс, уменьшает страх неудачи и позволяет избежать 8 ошибок, которые мешают довести дело до конца.