25+ эффективных техник тайм-менеджмента для каждого

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он базируется: расстановка приоритетов, планирование, постановка целей и организация рабочего процесса. Я предлагаю продолжать использовать это разделение для удобства. Давайте сначала ознакомимся с техникой расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод «ABCD» — простая и незамысловатая техника, описанная экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Его суть заключается в том, что каждому вопросу в списке задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А — обязательно. Самые важные вещи, которые нельзя откладывать на потом.
2. B — должно быть сделано, но пока нет крайнего срока. Их можно отложить, но не следует забывать о них.
3. С — желательно их выполнить. Они не имеют особого значения и не влияют на вашу общую производительность.
4. D — делегат. Экономически выгоднее делегировать часть работы кому-то другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. E — удалить. Ненужные и бесполезные задачи.

Эта простая схема работает блестяще. Если вы будете пользоваться им регулярно, вы очень быстро приведете свои вещи в порядок.

Правило “1-3-5”

Правило «1-3-5» гласит: «Одно большое и важное дело, которое нужно сделать в течение дня, три средних и пять маленьких». Таким образом, ваше ежедневное расписание будет включать 9 дел, 4 из которых важны для вас. Этот принцип поможет вам не потеряться и не утонуть в бесконечных списках дел. Вот пример, который даст вам представление об этом в действии:

• 1 важная вещь — написать квартальный отчет;
• 3 средние — посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
• 5 небольших — выгулять собаку, вымыть полы, приготовить ужин, погладить костюм, записаться в танцевальный класс.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если девять задач в день кажутся вам непосильными, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день выбирайте из списка задач три самых приоритетных и сосредоточьтесь на них.

Обычно этот метод выбирают люди, у которых все очень плохо — жизнь в хаосе, и вы не знаете, как к ней подступиться. Как только вам удастся очистить заторы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу «1-3-5». К этому времени начнет формироваться самодисциплина и появятся зачатки силы воли.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника управления временем, активно использовавшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. Это помогает расставить приоритеты не только по важности, но и по срочности. Всего существует четыре категории занятий:

• важным и неотложным;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

Как только вы распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория — важные и несрочные. Именно здесь должно проводиться 60% вашего времени (в идеале). Конечно, это возможно только в том случае, если нет «горящих» важных вопросов, поэтому ваша задача — избежать их накопления. Неважные и срочные задачи лучше делегировать, а от неважных и несрочных задач лучше отказаться. Это наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата». Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы сможем определить, какие 20% являются наиболее продуктивными, мы сможем сосредоточиться на них и делегировать остальные 80%.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строгому графику. Перечислите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они к вам приходят. Затем пробегитесь по списку, выделив те вещи, которые нужно сделать срочно, и сделайте их. Теперь вы можете сразу перейти к «автофокусу».

Суть метода заключается в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рационального и кропотливого рассуждения, а прислушиваясь к голосу своего подсознания. Просмотрите список и найдите пункт, на котором ваше внимание зацепилось как бы само собой, без какого-либо участия вашей воли. Сделайте это. Так, шаг за шагом, вы сможете решать все вопросы без надрыва и насилия.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему огромное спасибо. Тем, у кого чувствительная нервная система, этот метод поможет снять стресс и не потерять мотивацию.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Подготовка с вечера

Вечерняя подготовка отлично подходит для тех, кому трудно вставать по утрам — совет психолога Ника Вигналла [1]. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать , поэтому дальнейшая работа идет легче.

Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки

Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или жюри. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро — выполнение самого трудного и неприятного задания первым. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода Марк Форстер считает, что сначала нужно перечислить все дела в одном списке, а затем читать его медленно, пока не захочется остановиться на одном задании.

Неважно, насколько велика задача, важнее, что вы хотите выполнить ее сейчас. Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер советует не делать этого. Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Реальная работа поможет вам продвинуться в своем деле или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своим масштабам. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования». Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное.

В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный период времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит следующим образом

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод The Muse «52 на 17» основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, человек не упускает из виду домашние дела, которые учитываются при расчете его рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, вы должны ежедневно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели.

Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вносятся в первый столбец в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Исправьте это. В течение нескольких недель каждые один-два часа записывайте задачи, которые вы выполнили, и время, затраченное на их выполнение. Вы можете пропускать двух-трехминутные задания. Цель сцены — фиксация, наблюдение за собой со стороны.
• Найдите то, что важно. По истечении недель отметьте в том же блокноте, когда время было использовано правильно, когда задание можно было выполнить быстрее и когда время было потрачено зря.
• План. Скорректируйте свой график и рабочий процесс на основе статистических данных.

Матрица Эйзенхауэра

Система управления делами и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине 20-го века. Все настоящие и будущие проблемы распределены по четырем категориям матрицы в соответствии с их срочностью и важностью. Матрицу трудно использовать постоянно, но к ней можно периодически возвращаться, когда мы завалены работой и домашними обязанностями. Вот как его использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное — сделать. Это задания со сроками выполнения. Например, сделать проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Их невыполнение может привести к неприятным последствиям.
• Важные и несрочные запланированы. Это вещи без срока, которые нужно сделать, чтобы продвинуться вперед. Например, ходить в спортзал, учить иностранный язык, посещать нетворкинг-сессии. Эти вещи нужно планировать заранее, чтобы не пропустить их.
• Неважные и срочные дела следует делегировать. Рутины, не требующие специальных навыков. Например, публикация статьи в блоге, приготовление еды, составление списка рассылки для коллег, стирка одежды. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные следует удалить. Это деятельность, которая не полезна для вашей работы и не помогает вам достичь своих целей. Например, прокручивание своих каналов в социальных сетях, видеоигры или просмотр телевизора. Такие занятия отнимают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться от них совсем.

Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подходит для тех, кто хочет разработать свой идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, аспирант и клинический психолог, считает, что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им удобно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать не позднее 11 вечера.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 утра до 5 вечера и должны ложиться спать до 10:30 вечера.
• «Волки». Очень тяжело вставать по утрам, их рабочее время с 7:30 до 12 часов, они продуктивно работают до 8 часов вечера и легко ложатся спать в 00 часов.
• Дельфины». Люди с беспокойным ритмом сна, поэтому даже если они встают между 6 и 10 часами, они легко засыпают снова. Чтобы заснуть до полуночи, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Их активность возрастает в период с 10 утра до 6 вечера.

Бреус считает, что, адаптируя личное и профессиональное расписание к собственным биоритмам, люди значительно улучшают качество своей жизни.

Целеполагание и планирование

Если у вас не было проблем с предыдущими техниками, я советую вам двигаться дальше. Теперь мы узнаем, как правильно ставить цели и планировать.

Списки дел

Самый простой и незамысловатый способ планирования своего времени — это составление списка дел. Я бы отнес его к категории «Тайм-менеджмент для чайников». Возьмите лист бумаги, запишите все свои дела на день/неделю/месяц и держите его всегда под рукой.

Вам нужны списки, чтобы не держать в голове кучу информации и всегда знать, что делать в любой момент времени. Ведь состояние «нечего делать» чаще всего возникает не тогда, когда действительно нечего делать, а когда вы благополучно забыли о них.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как ежедневник, может значительно повысить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективной работы», советует записывать все дела на неделю вперед и лишь слегка корректировать свои планы в течение этих семи дней. Таким образом, вы не пропустите ничего важного и заранее будете иметь представление об объеме работы на каждый день.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина — это не просто техника управления временем, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В нем все повседневные задачи и действия подчинены основным ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем вы что-то делаете и как именно эта деятельность приближает вас к вашим целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

1. Жизненные ценности. Они являются фундаментом, основой вашей личности. Они отражают то, что для вас наиболее важно, то, что придает жизни смысл. Для одних людей такими ценностями могут быть альтруизм, духовность, самовыражение, для других — власть, влияние, материальные блага. Главное — быть верным себе, заявляя о своих ценностях, и не пытаться казаться лучше, чем вы есть на самом деле.
2. Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором выражаются ваши ценности. Например, если ваша основная ценность — самореализация, вашей целью может быть карьера всемирно известного певца или артиста.
3. Генеральный план. Что нужно сделать, чтобы достичь своей цели, какие этапы пройти. Если взять уже упомянутого певца, то его или ее путь будет включать в себя музыкальное образование, сочинение и запись песен, продвижение в своем регионе, а затем выход на мировой уровень.
4. Долгосрочный план. Программа на следующие пять лет по выполнению пунктов генерального плана.
5. Краткосрочный план. Конкретные мероприятия на ближайшие месяцы.
6. План на день. День — наименьшая единица времени в пирамиде Франклина. Однако даже она подчинена жизненным ценностям и глобальным целям. Эта система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего пути.

SMART

SMART — это хорошо известный метод постановки целей. Согласно ему, каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

1. Специфичность. Никаких расплывчатых утверждений типа «стать лучше», «добиться успеха» и т.д. Только цифры или другой максимально объективный ориентир — «похудеть на 10 кг», «получить диплом архитектора», «увеличить продажи в 2 раза».
2. Измеримость. Вы должны уметь оценить результат и соотнести его с тем, чего вы хотите.
3. Достижимость. Цель должна быть реалистичной. Привычка ставить слишком высокую планку может сломать всю вашу систему мотивации и повергнуть вас в разочарование. Лучше пусть ожидания будут слегка занижены, чем завышены вдвое.
4. Адекватность цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому целесообразно сочетать метод SMART с вышеупомянутой пирамидой Франклина.
5. Ограничение по времени. Необходимо установить срок, к которому задание должно быть выполнено. В противном случае он может навсегда остаться нереализованным.

Вы можете использовать метод SMART для раскалывания мелких задач, как орехов. Попробуйте, и вы скоро убедитесь в этом сами.

Хронометраж

Автор метода — российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он заметил, что люди легко отслеживают время, потраченное на важные дела, пренебрегая при этом бесполезными занятиями. В результате значительное количество времени тратится на необъяснимые вещи.

Как работает хронометраж: в течение двух недель вы записываете все, что делаете в течение дня, с точностью до пяти минут или около того. Перекусы, перерывы на кофе, зависание в социальных сетях, телефонные звонки. Через полмесяца проанализируйте список и подсчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Осознав это, вы сможете сократить время, потраченное непродуктивно, и посвятить его важным делам.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода можно одновременно выполнять несколько задач, равномерно распределяя нагрузку и не беспокоясь о пропуске сроков. Его главное преимущество — прозрачность. Видящие обязательно оценят это.

График состоит из двух осей: на вертикальной оси перечислены задачи, а на горизонтальной — даты. Вы отмечаете даты, в которые задание должно быть выполнено. На диаграмме они будут отображаться в виде цветных прямоугольников. Теперь вы можете видеть, что и когда нужно сделать, и не запутаетесь в многозадачности.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: «Работа заполняет отведенное на нее время». То есть, если вам поручили проект, который реально выполнить за неделю, но выделили на него 30 дней, вы закончите его как раз к концу месяца. Вот почему установление сроков так важно.

Это относится как к профессиональным, так и к личным задачам. Если у вас на работе достаточно гибкие временные рамки, оттачивайте их самостоятельно. Таким образом, вы успеете сделать гораздо больше дел и избавитесь от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Карты ума помогут вам визуализировать ваши планы. Одно дело — смотреть на бездушный список, который нужно сначала прочитать и усвоить. Совсем другое дело — иметь единую картину, в которой каждая задача находится на своем месте.

Для создания ментальных карт можно использовать простой лист бумаги или специальные электронные программы. Глобальная цель, которую вы хотите достичь, находится в центре, и от нее вы разветвляетесь на более мелкие задачи. Их, в свою очередь, также можно разделить на подзадачи. Эта структура очень напоминает семейное дерево.

Приложения для управления временем

Эти приложения полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов управления временем из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и менеджер задач одновременно.
• Trello — это канбан-доска для личной и совместной работы.
• Forest — это таймер для вашего телефона: пока вы не касаетесь смартфона, на экране растет дерево. Если отпереть его в неподходящий момент, дерево погибнет.
• Понятие — база данных для хранения и организации практически всей поступающей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить на различные методы планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — менеджер задач, который может превращать электронные письма в задачи.

И ещё 10 советов

Мы обсудили 15 подходов к управлению временем. Теперь у вас есть большой выбор. Но что делать, если вы еще не готовы реорганизовать свою жизнь в соответствии с одной из методик, но все же хотите успевать больше?

В этом случае мы дадим вам несколько универсальных советов: они взяты из разных подходов, но могут быть объединены и будут полезны практически всем.

1. Один день = одна задача, которая приближает вас к цели. Добавьте в свой обычный список дел что-то, что приближает вас к цели, которая действительно важна для вас. Уделяйте этому занятию около часа в день.
2. Один месяц = одна маленькая цель. Разбейте свою большую цель на более мелкие цели, которые можно выполнить за месяц. Ставьте цель на каждый месяц и придерживайтесь ее. Таким образом, вы будете постепенно продвигаться к большой цели.
3. Правило двух минут. Простое эмпирическое правило: сделайте сейчас что-то, что не займет у вас больше двух минут. Сделайте это — и выбросьте это из головы. Это правило является частью методологии GTD, но полезно само по себе.
4. 10-минутный метод. Это поможет вам договориться с самим собой и после этого приступить к работе. Скажите себе, что вы будете выполнять задание только в течение десяти минут — и сделайте его. Есть шанс, что в течение этих десяти минут вы уже включитесь в работу и легко справитесь с ней.
5. ‘Правило лягушки’. Автор этого правила, Брайан Трейси, называет «лягушками» те дела, которые важно сделать, но не хочется. Брайан рекомендует делать хотя бы одну такую вещь в начале дня, он называет это «съесть лягушку». Затем в течение дня вы будете радоваться тому, что успели сделать одно из этих дел.
6. Чередуйте разные виды деятельности. Это повысит вашу производительность, и вы не будете перегружены монотонной работой.
7. Используйте вспомогательные услуги. Онлайн-сервисы могут упростить рутинные задачи и сэкономить ваше время. Они могут помочь вам отправить автоматическую рассылку новостей, быстрее забронировать номер в отеле, вызвать такси и многое другое.
8. Анализируйте. Вечером подведите итоги дня. Что удалось сделать, что не удалось и что мешало. Довольны ли вы результатами? Подумайте об этом — и постарайтесь изменить ситуацию к лучшему.
9. Для каждой задачи установите крайний срок ее выполнения. Это поможет вам планировать свой день и развивать самодисциплину.
10. Избавьтесь от ненужных вещей. Организуйте свои вещи и избавьтесь от хлама, который, как вы уверены, вам никогда не понадобится. Это относится как к вещам, так и к ненужной информации. На первый взгляд может показаться, что это не имеет особого отношения к управлению временем. На самом деле это так: если ваши вещи и информация разложены по полочкам (или папкам, с ярлыками, бирками — как вам больше нравится), вам не придется тратить время на поиски того, что вам нужно. Не говоря уже о психологическом эффекте поддержания чистоты в доме и на предприятии. Если эта тема вас заинтересовала, вот несколько книг:

• Марла Сили. Школа Флайледи. Как привести свой дом и жизнь в порядок. Альпина Паблишинг, 2014.
• Мари Кондо. Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка в доме и в жизни. Эксмо, 2015.

Организация работы

Большинство методов управления временем связаны с процессом организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все методики будут работать для вас. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если вы проявите настойчивость и творческий подход, вы сможете добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника управления временем, я использую ее постоянно. Его название происходит от кухонного таймера в форме помидора. Именно такие часы когда-то помогли итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в университете, а позже сделали его известным тренером и автором книг по личной эффективности.

Суть этого метода заключается в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Установите таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь ни на что. Это легко сделать, потому что 25 минут — это очень короткий промежуток времени. По истечении времени отдохните в течение 5 минут и повторите цикл снова. После четырех таких циклов сделайте длительный перерыв на полчаса.

Этот метод — находка для людей, которые отвлекаются. Он позволяет разделить весь длительный рабочий процесс (марафон) на короткие отрезки (спринты). Он также снижает уровень тревожности и стресса.

Метод “90/30”

Модификация предыдущего метода для более выносливых и жизнестойких. Вместо классических 25 минут, как предлагает Франческо Чирилло, вам следует сосредоточиться на задаче в течение полутора часов. Затем отдохните в течение полутора часов.

Попробуйте оба метода и решите, какой из них подходит вам больше. Кстати, вы можете свободно экспериментировать с количеством минут и адаптировать метод к своим индивидуальным особенностям.

Временные блоки

Эта техника направлена на устранение главного недостатка всех списков дел. А именно, отсутствие представления о количестве времени, необходимого для выполнения каждого задания. Пункты «вынести мусор» и «написать квартальный отчет» занимают одну строчку в списке, но непропорционально велики по затратам времени.

Вот почему полезно завести хороший ежедневник, в котором можно разбить дела по часам. Это поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и выполнить ее последовательно, не отвлекаясь на посторонние дела. Например, вы точно знаете, что вам следует делать с 14:00 до 16:00, и нет необходимости спешить, боясь пропустить все остальное.

Канбан

Этот метод управления проектами был заимствован у компании Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства «точно в срок». Его можно использовать для визуализации всего рабочего процесса, состоящего из множества задач, над которыми одновременно работают несколько человек или групп людей. Он также хорошо зарекомендовал себя в управлении личным временем.

«Канбан» в переводе с японского означает «карта». Суть метода заключается в том, что каждое задание записывается на листе или электронной карточке и размещается на доске. Доска может быть реальной или электронной. Он должен быть разделен на несколько блоков, в зависимости от этапов, на которые делится рабочий процесс. Классическое предложение — разделить доску на три колонки: «Должно быть сделано», «В процессе» и «Выполнено».

Затем вы помещаете все свои обязанности в колонку «Сделать» и начинаете выполнять их, когда они актуальны. Те дела, которые вы начинаете делать, записывайте в колонку «В работе», а те, которые вы заканчиваете, — в колонку «Выполнено».

GTD

Система GTD (Getting Things Done) описана в книге известного бизнес-тренера Дэвида Аллена. Он предназначен для того, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать бесконечные задачи. Я выделил основные тезисы системы:

1. Все задачи, включая самые мелкие и неважные, должны быть записаны в одном месте. Для этого можно завести бумажный или электронный блокнот, который всегда будет под рукой. Задания должны быть конкретными и не требовать дополнительной расшифровки. Например, задачу «генеральная уборка» лучше разделить на несколько подзадач: «мыть окна», «аккуратно расставлять вещи», «пылесосить» и т.д.
2. Рассортируйте задачи по спискам в соответствии с их направленностью, добавьте сроки выполнения. Периодически пересматривайте список, удаляя из него неактуальные задачи.
3. Когда вся подготовительная работа завершена, переходите к реализации. Выполняйте все мелкие задачи сразу, не откладывая, делегируйте некоторые задачи. Все, что осталось в списке, должно быть сделано поэтапно в соответствии с приоритетом. Это поможет вам быстро справиться с текущими задачами и двигаться дальше.

ZTD

ZTD (Zen to Done) — это облегченная версия предыдущей системы — придумана блоггером Лео Батутом. Чтобы эффективно работать над задачами, необходимо выработать 10 хороших привычек:

1. Соберите все свои дела и задачи в одном месте.
2. Организуйте их сразу, чтобы потом не тратить на них время.
3. Распределите мелкие задачи по дням, а крупные — по неделям.
4. Работайте над конкретной задачей в конкретное время, не отвлекаясь на другие дела.
5. Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
6. Сортируйте пункты дел по их направленности.
7. Регулярно проверяйте все задачи и удаляйте ненужные.
8. Делайте свои заметки короткими и четкими, чтобы вам не пришлось тратить время на их переписывание.
9. Установите распорядок дня и придерживайтесь его.
10. Занимайтесь тем, что вам больше всего нравится, делегируйте скучные и рутинные задачи, когда это возможно.

Поедание лягушек на завтрак

Метод Eating Frogs for Breakfast был предложен всемирно известным гуру личной эффективности Брайаном Трейси в его книге. «Лягушки» — самое неприятное и энергозатратное занятие. Лучше всего начать именно с них, хотя соблазн отложить их на потом очень велик.

Справившись сначала с «лягушками», вы почувствуете облегчение и мотивацию для выполнения других дел. Если вы будете откладывать их на потом, вы будете испытывать стресс и постоянно думать о них.

Бифштекс из слона

«Слон» в тайм-менеджменте — слишком большая задача, чтобы с ней справиться. Представьте, что вам предлагают приготовить обед из этого огромного, неуклюжего животного. Попытки запечь или приготовить его целиком будут неудачными. Очевидно, что готовить его нужно порционно, разделив на несколько частей.

То же самое относится и к домашним обязанностям. Разделите большие задачи на более мелкие и выполняйте их шаг за шагом. Таким образом, вы постепенно позаботитесь о целом «слоне» и, возможно, даже о «динозавре» или «синем ките»!

Последовательная смена задач

Никогда не беритесь за несколько дел одновременно. Сначала завершите одну задачу, а затем переходите к другой. Правда в том, что нашему мозгу требуется в среднем 15 минут и бесконечное количество энергии, чтобы перейти от одной задачи к другой. Лучше провести это время конструктивно и не подвергать свою нервную систему излишнему стрессу.

Правило 2 минут

Если у вас есть задача, на выполнение которой уйдет около 2 минут, сделайте ее сразу, не занося в список. В противном случае вы потратите больше времени на организационные аспекты, чем на его завершение. К таким вещам относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Этот метод был первоначально изобретен экспертом по продуктивности Мэрилин Манн для работы с электронной почтой. Идея заключается в том, чтобы держать почтовый ящик пустым. Все поступающие электронные письма должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Этот метод также отлично зарекомендовал себя в управлении делами. Входящие в данном случае — это исходный список задач. Вы анализируете их и решаете, что делать с каждой задачей: отложить, удалить, делегировать или выполнить. Пока вы не разберетесь со всем списком, не закрывайте его. Этот метод отлично сочетается с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип, придуманный блоггером Стефани Ли. Говорят, что ваш мозг «свеж» и продуктивен, когда вы просыпаетесь утром. После этого он постепенно теряет свою хватку и становится «жареным». Самые важные, ответственные и энергоемкие дела следует планировать на начало дня. Те, которые легче и приятнее, следует оставить на потом.

Стефани рекомендует составлять список дел на следующий день вечером и в хронологическом порядке. Таким образом, вы не заблудитесь и успеете сделать все важные дела до того, как ваш мозг успеет «поджариться».

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими списками задач, которые обычно ввергают любого неподготовленного человека в ступор. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию D:

• удалить;
• делегат;
• задержка;
• делать.

После всех манипуляций в исходном списке вообще не должно остаться никаких вопросов. Этот метод перекликается с системой GTD и прекрасно дополняет ее.

Читайте также: Контекстное планирование: просто, точно, выполнимо

Тайм менеджмент МФПА Тест с ответами

Все контексты можно разделить на .

• 8 условных групп
• +4 условные группы

Бесконечное число условных групп

• 3 условные группы
• 5 условных групп

Все поглотители времени можно условно разделить на …

• 4 группы
• 10 групп
• 2 группы
• 5 групп
• +3 группы

Для создания эффективного обзора задач используется принцип …

• активация
• +материализация
• иррациональность
• дезинтеграция
• реактивация

Древние греки называли поглотителей времени …

• хронографы
• хронологи
• хронотипы
• +хронофаги
• хронотопы

…означает принятие решения о том, какие задачи и виды деятельности являются наиболее важными, а какие — второстепенными, в соответствии с определенными критериями

Осуществлять контекстуальное планирование

• распределять ресурсы
• +установить приоритеты

Расположите контексты в хронологическом порядке

• Учитывайте временные рамки

Гибкие задачи включают задачу «…».

• Встреча с представителем клиента в аэропорту для вылета рейса 324 в 20:00.
• Представить концепцию развития нового отдела в понедельник в 13:00.
• Убедитесь, что вы представили свои счета до 18:00 сегодняшнего дня
• +Подготовка процедур для обработки поступающих заказов
• Бухгалтерия 13.30 +?
• +Представление совету директоров информации о росте производства на дочернем предприятии в Самаре
• + Позвонить ключевому клиенту и договориться о встрече

Один дополнительный шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…» что было сделано — зачеркнуть

• определить приоритеты
• составить список сложных задач
• составить список гибких задач
• +все задачи в плане

Установите бюджет времени для приоритетных задач

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценивая все задачи по двум критериям — …

• гибкость и жесткость — гибкость и жесткость.
• важность и гибкость
• +важность и срочность
• бюджетирование и регулярность
• жесткость и неотложность
• срочность и регулярность

На рисунке (рисунках) изображены …

• Диаграмма Ганта
• диаграмма индикатора времени
• матрица многокритериальной оценки SMART
• + матрица Эйзенхауэра

На графике (диаграммах) показаны …

• Матрица Эйзенхауэра
• +интервью-карта
• «вихрь шагов»
• «поклонник возможностей»
• двухмерная обзорная диаграмма

Это неправда, что … это разновидность хронофага

• прерывание
• отвлечение внимания
• + зависания
• промедление
• ожидание и опоздание

Это неправда, что … правило эффективного отдыха

• ритм
• +концентрация
• контекстуальное изменение
• максимальное переключение

Это неправда, что … это способ самонастройки

• техника «швейцарского сыра»
• техника крепления
• + техника хронометража
• промежуточное удовольствие
• «заточка карандашей»

Это неправда, что … это шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования

• вычеркивание выполненных задач
• составление списка трудных задач
• устанавливать сроки выполнения всех задач
• составить список гибких задач
• + отслеживание прогресса показателей на графике
• бюджетирование времени для приоритетных задач
• + выбрать два показателя для отслеживания
• +выделение времени из списка дел

Это неправда, что … это группа инструментов для создания обзоров

• контрольные списки
• + зарплатные карты
• двумерные диаграммы
• карты ума

Неэффективно организованные процессы деятельности, которые приводят к потере времени, называются …

• распространители богатства
• присвоители финансового капитала
• сборщики отходов
• + экономия времени
• качественные воры

Одним из шагов в технике контекстного планирования является …

• + пересмотр списка задач по мере приближения к контексту
• обзор их ключевых областей
• сопоставление временных данных с группами контекстов
• пересмотр списка временных страниц по мере приближения к контексту
• просмотр всех данных табеля учета рабочего времени за предыдущий день

Используя многокритериальную оценку, каждый вариант оценивается по …

• в соответствии с двумя критериями, которым придается наибольшее значение
• для критерия с наибольшим весом
• + по всем критериям
• первые три критерия
• только самый важный критерий

Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам и активно влияет на свою жизнь, называется

• реактивный
• мотивация
• приоритет
• +активный
• smartised

Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не имея активного влияния на свою жизнь, называется…

• регрессивный
• + реакция
• проактивный
• добавка
• временная

Индикатор для определения времени может быть …

• цель, которая соответствует критериям SMART
• только одна цель на стратегическом уровне
• + любая цель
• жизненная цель
• сверхцель

Согласно матрице Эйзенхауэра, важные, но несрочные цели попадают в категорию …

• A
• D
• C
• +B

Согласно матрице Эйзенхауэра, неважные и несрочные задачи попадают в категорию …

• B
• C
• +D
• A

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• контекстуальность
• бюджетирование
• своевременность
• аддитивность
• +актуальность

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• уверенность
• инвестиционная привлекательность
• узнаваемость
• делимость
• + измеримый

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• + достижимость
• ориентированный на результат
• амбиции
• отзывчивый
• гибкость

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• достижимость
• проактивность
• формулирование приоритетов
• +специфичность рецептуры
• цель, ориентированная на результат

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является ссылка …

• +сроки
• пространство
• к действию
• к контексту

При расстановке приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все цели делятся на …

• 6 категорий
• +4 категории
• 33 категории
• 2 категории
• 5 категорий
• 3 категории

Стратегия достижения цели SMART (действия в данной ситуации) называется …

• Метод Шваба
• + «воронка шагов»
• «временный торт»
• «поклонник возможностей»
• Метод «швейцарского сыра»

Стратегия достижения сверхцели (действия в проблемной ситуации) называется …

• «временный торт»
• «съесть лягушку»
• «шаги воронки»
• «нарезка слона»
• + «любитель возможностей».

Техника определения времени помогает …

• +Определите своих типичных едоков времени
• определить критерии для формулирования целей
• определить цели избытка
• определить типичные стратегические цели
• определите свои основные ценности

…это инструмент постановки целей, который поможет вам не упустить из виду ваши цели и послужит напоминанием о них.

• Карты деревьев
• Регулярный список дел
• Chronomap
• Матрица Эйзенхауэра
• Memoire
• +Стратегический график

«…» — Это крупные задачи, которые не могут быть решены немедленно

• Пирамиды
• + Слоны
• Хронофаги
• Крокодилы
• Пинарики

«…» — Это небольшие задачи, которые не требуют больших усилий или времени, но очень неприятны, и вы хотите их отложить

• Воспоминания
• +Лягушки
• Швейцарский сыр
• Подзадачи
• Пинарики

… это представление информации, которое позволяет увидеть целое и взаимосвязь элементов и обеспечивает эффективное принятие решений

• Метод структурированного внимания
• Планирование, ориентированное на результат
• +Обзор задачи
• Расстановка приоритетов
• Учет времени .

… это техника, которая позволяет вам использовать ваше неисчерпаемое время в соответствии с вашими личными и деловыми целями и ценностями

• Управление
• Организация научной работы
• Маркетинг
• Управление качеством
• +Управление временем

…благоприятное время для решения задачи, хороший шанс, нелинейное время.

• Хронос
• Парето
• Кароши
• SMART
• Хронофаг
• +Каирос

… это учет потраченного личного времени путем его простой письменной фиксации

• Кредиты
• Планирование
• Бюджетирование
• +Учет времени
• Временная шкала

…это эффективный инструмент для планирования и контроля сложных задач с определенными сроками выполнения.

• Стратегическая карта
• Временная шкала
• Временная диаграмма
• +Двойной график
• Контрольный список