25+ эффективных техник тайм-менеджмента для каждого

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он базируется: расстановка приоритетов, планирование, постановка целей и организация рабочего процесса. Я предлагаю продолжать использовать это разделение для удобства. Давайте сначала ознакомимся с техникой расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод «ABCD» — простая и незамысловатая техника, описанная экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Его суть заключается в том, что каждому вопросу в списке задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А — обязательно. Самые важные вещи, которые нельзя откладывать на потом.
2. B — должно быть сделано, но пока нет крайнего срока. Их можно отложить, но не следует забывать о них.
3. С — желательно их выполнить. Они не имеют особого значения и не влияют на вашу общую производительность.
4. D — делегат. Экономически выгоднее делегировать часть работы кому-то другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. E — удалить. Ненужные и бесполезные задачи.

Эта простая схема работает блестяще. Если вы будете пользоваться им регулярно, вы очень быстро приведете свои вещи в порядок.

Правило “1-3-5”

Правило «1-3-5» гласит: «Одно большое и важное дело, которое нужно сделать в течение дня, три средних и пять маленьких». Таким образом, ваше ежедневное расписание будет включать 9 дел, 4 из которых важны для вас. Этот принцип поможет вам не потеряться и не утонуть в бесконечных списках дел. Вот пример, который даст вам представление об этом в действии:

• 1 важная вещь — написать квартальный отчет;
• 3 средние — посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
• 5 небольших — выгулять собаку, вымыть полы, приготовить ужин, погладить костюм, записаться в танцевальный класс.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если девять задач в день кажутся вам непосильными, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день выбирайте из списка задач три самых приоритетных и сосредоточьтесь на них.

Обычно этот метод выбирают люди, у которых все очень плохо — жизнь в хаосе, и вы не знаете, как к ней подступиться. Как только вам удастся очистить заторы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу «1-3-5». К этому времени начнет формироваться самодисциплина и появятся зачатки силы воли.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника управления временем, активно использовавшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. Это помогает расставить приоритеты не только по важности, но и по срочности. Всего существует четыре категории занятий:

• важным и неотложным;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

Как только вы распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория — важные и несрочные. Именно здесь должно проводиться 60% вашего времени (в идеале). Конечно, это возможно только в том случае, если нет «горящих» важных вопросов, поэтому ваша задача — избежать их накопления. Неважные и срочные задачи лучше делегировать, а от неважных и несрочных задач лучше отказаться. Это наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата». Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы сможем определить, какие 20% являются наиболее продуктивными, мы сможем сосредоточиться на них и делегировать остальные 80%.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строгому графику. Перечислите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они к вам приходят. Затем пробегитесь по списку, выделив те вещи, которые нужно сделать срочно, и сделайте их. Теперь вы можете сразу перейти к «автофокусу».

Суть метода заключается в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рационального и кропотливого рассуждения, а прислушиваясь к голосу своего подсознания. Просмотрите список и найдите пункт, на котором ваше внимание зацепилось как бы само собой, без какого-либо участия вашей воли. Сделайте это. Так, шаг за шагом, вы сможете решать все вопросы без надрыва и насилия.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему огромное спасибо. Тем, у кого чувствительная нервная система, этот метод поможет снять стресс и не потерять мотивацию.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Подготовка с вечера

Вечерняя подготовка отлично подходит для тех, кому трудно вставать по утрам — совет психолога Ника Вигналла [1]. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать , поэтому дальнейшая работа идет легче.

Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки

Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или жюри. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро — выполнение самого трудного и неприятного задания первым. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода Марк Форстер считает, что сначала нужно перечислить все дела в одном списке, а затем читать его медленно, пока не захочется остановиться на одном задании.

Неважно, насколько велика задача, важнее, что вы хотите выполнить ее сейчас. Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер советует не делать этого. Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Реальная работа поможет вам продвинуться в своем деле или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своим масштабам. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования». Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное.

В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный период времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит следующим образом

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод The Muse «52 на 17» основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, человек не упускает из виду домашние дела, которые учитываются при расчете его рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, вы должны ежедневно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели.

Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вносятся в первый столбец в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планирова