Матрица Эйзенхауэра: цели метода и значение планирования в жизни

Квадрант B: важно, но не срочно

Хотя это вторая по важности область, она является самой важной. Рассматриваемый квадрант приоритетов Эйзенхауэра включает те задачи, которые направлены на достижение срочных целей:

• Самообразование;
• Завершение текущих проектов на работе;
• Выполнение домашних обязанностей;
• Предотвращение заболеваний и укрепление иммунной системы.

Пример: у вас есть время до конца месяца (3 мая по календарю), чтобы передать целевую страницу клиенту. Нужно ли выполнить это задание немедленно? Нет. Важно ли это для вашей карьеры? Определенно.

Дела в квадрате В должны быть спланированы и выполнены в отведенное для них время. В противном случае они станут срочными (перейдут в сектор А диаграммы Эйзенхауэра) и вызовут стресс.
Помните: неторопливое выполнение ежедневных планов позволяет качественно справиться с поставленной задачей. Это, в свою очередь, позволяет достичь новых уровней финансового благополучия.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и эффективных техник управления своим временем считается пирамида, названная в честь американского политика Бенджамина Франклина. Его суть заключается в разделении основной задачи на ряд более мелких задач, которые, в свою очередь, делятся на подзадачи.

Главное отличие пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра в достижении целей:

• Она направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, чтобы помочь достичь главной цели.
• Он используется для долгосрочного планирования, а не для решения срочных задач. Его следует придерживаться до конца жизни.

Он состоит из 6 шагов, которые дают вам готовый план действий:

1. Жизненные ценности — это самый сильный шаг, фундамент. Ценности определяют планы и направляют человека к его мечтам.
2. Глобальная цель — цель, которую человек хочет достичь в своей жизни, связанная с профессией, успехом или богатством.
3. Мастер-план — здесь важно подчеркнуть мелкие шаги для достижения цели, а также наиболее значимые.
4. Долгосрочные планы, которые представляют собой 1, 3 и 5-летние планы. Именно здесь необходимо установить точные сроки.
5. Краткосрочный план на месяц, неделю — это точный график, которого вы можете придерживаться. Это требует глубокого анализа.
6. Ежедневный план — это вершина пирамиды, то, что вам нужно сделать, чтобы стать на шаг ближе к своей мечте.

Каждый человек сам решает, что ему делать. Но в любом случае, подобные таблицы помогут вам спланировать свой день, неделю и даже годы. Удачи!

Особенности матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это популярная техника управления временем, которая позволяет правильно и своевременно выполнять запланированные дела, ставить значимые цели на определенный период времени. Диаграмма Эйзенхауэра основана на четырех так называемых квадрантах. В его основе лежат важные и срочные задачи, которые накопились за короткий период времени в силу различных факторов.

Эти квадранты также называют окнами Эйзенхауэра, поскольку они представлены в виде квадратной таблицы. Таблица Эйзенхауэра выглядит следующим образом.

1. Квадрант Важный срочный
2. Отдел Важные несрочные
3. Квадрант D Не важно Срочно
4. D квадрант Неважно не срочно

Каждый, кто хочет научиться управлять своим временем, может сделать для себя такую таблицу. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов поможет справиться с накопившимися задачами за очень короткое время.

Суть квадрантов матрицы

Поняв основную структуру метода расстановки приоритетов, мы можем теперь подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. В качестве инструмента расстановки приоритетов матрица Эйзенхауэра полезна для определения важности ваших планов в любой момент времени.

Квадрант А

Это относится к важным, срочным задачам, которые нельзя откладывать, так как они могут иметь негативные последствия. Для эффективного планирования следует начать с сектора А. Примерами таких вопросов могут быть сложная, неожиданная операция, незапланированная встреча. Этот сектор очень важен в жизни человека, но если научиться правильно планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть совершенно пустым, без каких-либо планов.

При своевременном выполнении генеральных планов важные задачи не станут срочными, их выполнение в специально установленное время не делает их срочными.

Планы сектора А могут возникать по двум причинам:

• Внутренние причины: напрямую зависят от человека (отсутствие мотивации к действию, лень, недостаток желания или профессионализма);
• Внешние причины: не зависящие от самого субъекта (внезапное ухудшение здоровья, форс-мажорные обстоятельства).

Чтобы эти причины не мешали действовать, ценные необязательные задания (это сектор В) не следует откладывать на последний день, так как определенные условия могут повлиять на их невыполнение, и тогда ценные задания будут накапливаться.

Квадрант В

Важные не срочные. Планы в этом квадранте должны выполняться регулярно, без проволочек, так как своевременное выполнение является показателем вашей продуктивности и успеха в действиях. Вещи в этом квадранте не обязательно делать здесь и сейчас, но их значение указывает на то, что их игнорирование приведет к негативным последствиям. Чем важнее для вас задача, тем более негативными будут последствия ее невыполнения.

Поэтому в первую очередь отдавайте предпочтение важным делам, а затем срочным. Для идеального самоудовлетворения следует выполнять полностью значимые срочные и значимые несрочные задачи. Задачи в этом секторе могут включать, например, немедленное обращение к врачу, обучение эффективности на новой работе, чтобы получить очередное повышение.

Лучше сначала выполнить важные задачи, от которых зависит ваша жизнь, а не неважные. © Дж. Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если вы правильно и своевременно организуете свои планы, вы освободитесь от суеты, которая изматывает вас физически и психически во всех сферах вашей жизни. Сектор B не превратится в сектор A, если мы с первого раза правильно спланируем наши задачи.

Квадрант С

Независимо от срочности. Срочность планов не всегда определяет их важность. Эйзенхауэр говорил, что если срочные задачи мешают ценным, то их лучше отложить. Чтобы осознать важность своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если вы не выполните это задание?». Если вы понимаете, что негативные последствия отсутствуют или минимальны, значит, задача не важна в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно угрожают вам негативными последствиями.

Эти действия могут включать, например, участие в социальном опросе, звонок другу, чтобы просто поболтать. Планы сектора С имеют существенный недостаток: они мешают человеку эффективно работать и заниматься значимыми делами, поскольку постоянно отвлекают и беспокоят.

Любое отвлечение чревато негативными последствиями, поэтому, если вас отвлекают от важных дел, постарайтесь либо устранить их до их выполнения. Если вы занимаетесь только неотложными делами, за один раз может накопиться огромное количество важных дел, и тогда трудно направить их в нужное русло, сконцентрироваться на их завершении.

Квадрант D

Не срочно, не важно. В этом секторе сосредоточены самые ненужные несрочные дела, которые не нужны в данный момент. Если сконцентрироваться на них, то важные дела будут накапливаться очень быстро и приведут к негативным последствиям. Это может быть, например, зависание в социальных сетях, различные компьютерные игры, которые просто убивают время без всякой пользы.

Но не все несрочные неважные задачи настолько бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно расставить книги в своей библиотеке или привести в порядок свой гардероб одежды, выполнение этих задач принесет вам пользу и позволит насладиться результатом, но не стоит стремиться выполнять их, когда у вас есть важные дела.

Электронная таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом определения значимых, ценных задач и помогает выполнить их в достаточно короткие сроки. Он предназначен для однодневных задач или тех, которые необходимо выполнить в ближайшее время.

Квадрант D: не срочно, не важно

В эту графу вносятся все задачи малой важности. Да, они приносят пользу, и наслаждайтесь результатом! Но в то же время они отвлекают человека от важной задачи. Задачи на площади Эйзенхауэра, о которых идет речь, практически не влияют на нашу жизнь. К ним относятся, например:

● перестановка мебели в квартире;
● совместный просмотр развлекательных программ;
● общение в социальных сетях.

Пример: Просматривая свою ленту новостей, вы видите интересное сообщение, которое хотите проверить. Это срочно? Нет. Важно ли это? Нет, этого делать не нужно.

Работа с D-квадратом должна быть завершена в последнюю очередь. Идеальным вариантом матрицы времени Эйзенхауэра является такой, при котором в этой ячейке будет от 1 до 3 запланированных мероприятий. Помните: все должны отдыхать и перестраиваться. Однако лучший способ сделать это — посещение тренажерного зала, бассейна или вечерняя прогулка в парке.

Эти и другие инструменты можно изучить, например, на онлайн-курсах по менеджменту:

• Факультет управления проектами GeekBrains
• Профессия «Управление проектами» от Skillbox>.
• Маркетолог по продажам с нуля до PRO от Нетологии

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн

Матрица Эйзенхауэра: применение

По своей природе матрица Эйзенхауэра — это двухмерная форма органайзера, которая позволяет максимально визуализировать процесс планирования. Он основан на двух осях, горизонтальной оси срочности и вертикальной оси важности, каждая из которых имеет два деления: срочный, несрочный и важный, не важный.

Это делит вопросы на четыре категории (матрица имеет четыре квадрата). Обратите внимание на уменьшение валентности на осях и направление уменьшения вертикальной оси.

Для планирования дел было разработано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра. Он прекрасно реализует описанный выше метод. Он доступен для скачивания по этой ссылке. Ниже приводится подробное описание работы приложения:

• Квадрат синего цвета А — это важно и срочно. Идеальная работа означает, что в ней нет записей.
• Квадрат B красного цвета — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления работы. Эти виды деятельности ранжируются для достижения максимальных результатов.
• Квадрат С зеленого цвета — не важно и не срочно. Именно здесь размещаются различные обязанности, отвлекающие от цели. Если возможно, их следует делегировать другим.
• Квадрат D желтого цвета — не срочно и не важно. Он содержит вещи, которые доставляют удовольствие, но не имеют измеримого эффекта.

Скачайте приложение, которое позволяет планировать дела онлайн — удобно и просто.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко

Матрица Эйзенхауэра

Люди тратят много времени на решение чужих проблем и часто не имеют времени на решение своих собственных. А все принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра помогает не только справиться с повседневными задачами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и любая другая техника управления личным временем, матрица Эйзенхауэра имеет свои преимущества и недостатки.

Вот вкратце основные плюсы:

• Простота применения: все дела делятся на 4 группы, а затем по ним принимается решение.
• Сокращение несущественных вещей. То, что вообще не следует делать, можно определить заранее.
• Помогает вам планировать важные и сложные задачи, расставляя приоритеты в первую очередь.
• Оптимизация времени. Все можно сделать вовремя.

Конс:

• Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Долгосрочное планирование при этом невозможно.
• Матрица не нужна, если ежедневных задач немного.
• Вам необходимо обучение, чтобы уметь правильно определять, какие задачи являются важными и срочными, а какие — нет, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить до «завтра».
• Без подготовки легко сделать неправильный выбор.

Несмотря на эти незначительные недостатки, которые с опытом станут вообще минимальными, матрица помогает вам довести дело до конца и сделать его идеально.

Квадрант A: важные и срочные дела

• Задачи, невыполнение которых угрожает достижению цели.
• Задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать серьезных трудностей в жизни.
• Проблемы со здоровьем.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант у вас будет пустым: вы просто не успеете сделать все дела до того, как попадете в квадрант «пожара». Но вы не монстр эффективности (как мы), поэтому это вряд ли произойдет. Самое главное, чтобы вещи попадали туда нечасто и в небольших количествах. Если там половина вашего списка дел — беда.

Однако не стоит паниковать. Чтобы этот квадрант оставался пустым, сначала нужно поработать над содержимым других секторов.

Читайте также: Как женщине за 40 снова поверить в себя?

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только для менеджеров, а обычный рабочий, служащий или домохозяйка не могут использовать ее на практике (что неверно — матрица универсальна, мы доказали это на примере массажиста, а не бизнесмена).

На самом деле, речь идет не о возможности или невозможности использования матрицы, а о желательности ее использования.

Система Эйзенхауэра используется для ежедневного планирования. То есть речь идет не о долгосрочных планах (строительство дома, поездка в отпуск, окончание университета), а о повседневных делах.

С одной стороны, если у человека настолько мало повседневных задач, что его память легко справляется с ними, то необходимость в столе отпадает. Например, в планах сотрудника на день — просидеть восемь часов на работе, а вечером выпить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если у человека есть цели во всех аспектах его жизни — в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он старается быть хозяином своего времени, а не плыть по течению, — у такого человека всегда много ежедневных задач. И поскольку он не хочет потерять их из виду, эта матрица предназначена для него.

Матрица Эйзенхауэра — это не панацея от вечной нехватки времени. Скорее, это мини-учебник о том, как правильно расставлять приоритеты.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет трудно распределить вещи по квадрантам. В тот момент, когда вы думаете об этом и делаете это, вы учитесь. А изучение чего-то ценного всегда требует определенных усилий.

Не отчаивайтесь — работая с электронной таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перерастет в умение. Расстановка приоритетов станет автоматической.

Итак, подведем итоги.

Матрица Эйзенхауэра предназначена для таких людей, как вы, если:

• Вам постоянно приходится выбирать, за какую задачу взяться в первую очередь;
• Вы готовы узнать себя лучше, готовы честно ответить на вопросы типа «что действительно важно для меня?».
• Вы хотите сделать как можно больше — определенно больше, чем вы делаете сейчас;
• Вы готовы бороться с промедлением, то есть с хроническим промедлением.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как уже говорилось выше, матрица Эйзенхауэра — это лучший метод эффективного управления временем, который поможет вам быстро выполнить работу и достичь нужных результатов. Он состоит из четырех квадрантов, каждый из которых представляет собой отдельную задачу на день. Эта программа необходима для руководителя. Это позволяет ему или ей выделить главное дело дня и уделить ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важных вещах. Ниже приведен пример фотографии такой матрицы:

Матрица Эйзенхауэра, программа для руководителей, главное дело дня

Стоит знать: Самое важное, что нужно знать при составлении матрицы, — это разделение на срочные и важные задачи.

На какой квадрант я обращаю наибольшее внимание? Вот характеристики 4 квадрантов:

Квадрант А (срочный и важный)

• Несделанные неотложные дела, которые могут привести к ухудшению здоровья.
• Игнорирование этих вопросов может привести к неприятностям, депрессии и кризису.
• Если дела в этом квадранте откладываются, есть вероятность, что конечные цели не будут достигнуты.

Квадрант В (несрочные и важные)

• В этот квадрант следует поместить важные дела, не требующие немедленного решения.
• Если дела в этом квадранте решаются быстрее, чем в квадранте А, вы находитесь на пути к финансовой стабильности и успеху.
• Вопросы нужно решать каждый день.

Квадрант С (срочный и неважный)

• Срочные, но не важные дела следует предвидеть.
• Нет необходимости спешить с распределением дел в квадрате С.

Квадрат D (неважный или срочный)

• Следует вводить задания, которые приятно и удобно выполнять.
• Не игнорируйте список дел, но выполняйте их по мере поступления.

Вот шаблон, пример важного, срочного списка дел для руководителя:

• Задачи типа А, которые менеджер должен выполнять один в течение дня.
• Случаи типа В. К ним относятся саморазвитие и обучение персонала. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
• Случаи типа С. Задания поручаются подчиненным. Руководитель контролирует выполнение.
• Случаи типа D. Выполнение не является обязательным, но если задачи в этом квадранте выполнены, руководитель и команда с удовольствием выполняют другие задачи.

Советы руководителю по выполнению витрин матрицы Эйзенхауэра:

• Вам необходимо обучить свою команду работать в соответствии с этой матрицей.
• Контролировать выполнение всех поставленных задач.
• Избегайте перегружать подчиненных длинным списком задач. Вместо этого распределите их в течение недели.
• Важные задачи следует выполнять в первой половине дня, когда преобладает активность.
• К заданиям следует относиться со всей серьезностью.
• При выполнении заданий следует сосредоточиться на одной области. Многозадачность приведет к неспособности добиться успеха.

Менеджеры должны использовать матрицу на своем рабочем месте, поскольку это один из лучших способов достижения желаемого результата и успеха.