Матрица Эйзенхауэра: цели метода и значение планирования в жизни

Значение тайм-менеджмента в жизни человека

Жизнь ценна, если она является постоянной борьбой за благородное дело. © Дж. Д. Эйзенхауэр

Управление временем — это то, что пытался понять 34-й президент Америки Дэвид Эйзенхауэр. Именно его исследования в этой области принесли ему всемирную популярность. Он подробно изучил, как эффективно планировать, шаг за шагом реализуя задуманное. Так появилась матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Мы рассмотрим его технику более подробно далее в нашей статье.

Тайм-менеджмент — это способность человека правильно распределять свое время для выполнения запланированных действий. Этот феномен много лет изучается различными психологами, которые пытаются понять, как работает этот метод правильного планирования. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу об основах и практике эффективного планирования.

Суматошная и разнообразная современная жизнь все чаще заставляет нас обращаться к методам эффективного построения запланированных целей, правильно и быстро. Правильная расстановка приоритетов позволяет быстро и эффективно выполнить работу любой сложности, понять свои ошибки, освоить новые навыки и умения в процессе достижения цели.

Личность Эйзенхауэра в сфере изучения тайм-менеджмента

Дэвид Эйзенхауэр был известным президентом США. Он был известен во всем мире благодаря своему интеллекту и организаторским способностям. За свою жизнь он сделал блестящую военную карьеру, которая оставила немалый след в истории Америки. Он успешно выполнял все задания, всегда достигая поставленных целей, что снискало ему уважение и сделало его примером для подражания для многих общественных деятелей.

Эйзенхауэр считал, что хорошо прожить свою жизнь — значит заниматься достойным делом, которое приносит удовольствие его субъекту и пользу другим. Став президентом, он все больше думал о том, как добиться результата, сделать это хорошо и успешно в долгосрочной перспективе. Эти мысли привели его к разработке метода расстановки приоритетов в важных делах, который активно используется и сегодня.

Благодаря своей находчивости, уверенности в себе и стремлению к совершенству Эйзенхауэру удалось добиться всего, что он задумал, в срок и без особого труда. Многие деятели его времени только восхищались его самоорганизацией и пытались подражать его методам управления, потому что личность такого президента действительно заслуживает уважения и может служить примером для подражания. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных способов организации своего рабочего плана в повседневной жизни.

Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Управление временем: Метод матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это очень популярный инструмент управления временем, которым пользуются многие люди в современном мире. Кто основал матрицу? Его создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Этот человек был сам по себе бизнесменом и довольно занятым.

Поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть этого механизма заключается в разумном распределении ваших поручений в соответствии с вашими потребностями, чтобы сократить время на совершенно ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, представьте себе четыре квадрата. Ось важности будет вертикальной, а ось срочности, естественно, горизонтальной.

Метод «матрицы Эйзенхауэра» помогает разбить дела по степени их важности и срочно завершить их или, наоборот, расслабиться и отстраниться от разговоров. Вот еще несколько полезных сведений об этой матрице для тайм-менеджеров:

• Когда дело доходит до квадрата А, вещи из него должны быть сделаны в первую очередь.
• Квадрат В не должен остаться без внимания. В нем содержатся важные и перспективные дела. Этот квадрат обычно занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В люди добиваются успеха, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, с помощью этого квадрата жизнь движется в лучшую сторону. Но если вы не будете вовремя делать дела из квадрата В, то легко можете попасть в квадрат А.
• Самое главное, что нужно помнить, — это то, что нежелательно путать вещи из квадрата А с вещами из квадрата С. В этот квадрат обычно входят переговоры, встречи и дни рождения.
• Квадрат D не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой выгоды, дохода.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает вам достичь цели, мешает сосредоточиться на том, что действительно важно, снижает эффективность и утомляет.

Сложный квадрант — есть риск перепутать вопросы в этом квадранте с вопросами в квадранте А и получить путаницу в приоритетах.

Как работать с матрицей

Алгоритм определения приоритетов прост: вам нужно определить, к какому из четырех квадрантов относится проблема, и соответствующим образом поместить ее в график. Чтобы было легче понять, заметка проиллюстрирована отрывками из фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой, находясь в ситуации острой нехватки времени, сталкивается с каждым типом дела.

Квадрат А

Самые срочные и важные дела.

Первый квадрат включает в себя:

• форс-мажор,
• дела, запланированные на это время,
• а также те задачи, которые оптимально решать в данный момент.

Если в бизнес-центре отключается электричество, все остальные вопросы сводятся к связи и файлам. Вы должны предвидеть время наступления форс-мажорных обстоятельств в среднесрочной перспективе. На примере убытков супермаркетов, которые были оценены по цене.

Планирование таких дел, как встречи, конференции и т.д., должно осуществляться в соответствии с календарем. Иногда они могут быть перенесены, если возникают более срочные и важные дела.

Моя сестра считает, что время между 5:30 и 7:00 утра — самое лучшее, потому что еще не выгуливают собак, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что у нас впереди целый день, в этот период важно и нужно успеть сделать самые трудные дела. После этого нет возможности заняться чем-либо творческим или увлекательным. Конечно, работа рано утром требует саморегуляции, о которой я писал в статье об эмоциональном интеллекте.

Конечно, в контексте дедлайна мы также помещаем все связанные с ним задачи в квадрат А. Но не забывайте о возможностях. Например, прямо сейчас у вас есть время поговорить с начальником, он как раз оказался свободен и не занят — важно и срочно, квадрат А! Так что у главного героя фильма было время ловить момент и налаживать связи, решая свои проблемы.

Отрывок из фильма «В погоне за счастьем»

Теперь давайте потренируемся. Если вы заполните матрицу из задач в примерах, то получите что-то вроде этого

Квадрат B

Вещи менее срочные, наиболее важные.

Срочность более или менее ясна. Однако главный вопрос заключается в том, каковы ваши критерии определения важности. Подумайте о них, возможно, о потенциальной финансовой выгоде или жизненной гармонии. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии должны быть понятны. Это ваше видение.

В современном мире, как утверждает Стивен Кови, необходимо быть проактивным, т.е. для этого нужно как можно быстрее решать проблемы квадрата А, чтобы остаться на плаву, и спешить к развитию — проблемам квадрата В. Поэтому, несмотря на сроки, главный герой фильма успевает подготовиться к экзаменам, узнать о создании медицинского оборудования и даже научиться собирать кубик Рубика.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем».

Быть успешным в 21 веке означает постоянно развивать человеческий капитал: общение, образование, исследования, бег, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что стратегически важно для вас.

Второй квадрант приоритетов также должен включать фактическое планирование, восстановление и улучшение условий жизни. Чем больше вы находитесь в квадранте В, тем быстрее и точнее вы преодолеваете свой путь. Хорошим примером квадранта В является поиск хорошего наставника или подопечного.

Бэкграунд из другого квадрата нужно постоянно наращивать, изучая посты профессионалов в Facebook, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным также означает быть проактивным в своей сфере влияния, только там вы можете оказать ощутимое воздействие. Возможно, для вас это будет знакомство с историями успеха, похожими на то, чего вы хотите.

Давайте вернемся к нашей матрице и заполним квадрат B, например, задачами, которые стратегически важны для вашего развития:

Квадрат C

Срочные и менее важные вопросы.

Стоит делегировать такие задачи, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и все остальное, что могут сделать за вас другие. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Сюда также входят все отвлекающие факторы, о которых я писал в статье о промедлении.

Иногда стоит умело избежать или отложить помощь, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить своего руководителя о его приоритетах и о том, согласен ли он с вашей просьбой снизить приоритет того, чем вы сейчас занимаетесь. Мой пост о конфликтологии может помочь избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях.

Интересный пример из фильма: главный герой не стал вешать наушники и пить воду из кулера, чтобы быстрее обзвонить клиентскую базу и закончить рабочий день за шесть часов вместо восьми.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Рассматривать время как ресурс — значит думать не только о том, во что его можно выгодно вложить (квадраты А и Б), но и о том, как его оптимизировать. Подумайте, что отнимает у вас время, на чем вы можете сэкономить.

Наша матрица включает следующие задачи: покупка нового чехла для телефона, поздравление секретаря и оформление презентации. Некоторые из них можно смело делегировать или исключить из списка дел — например, поздравления:

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте приведенные ниже утверждения и спросите себя, справедливы ли они по отношению к вам. Если подавляющее большинство пунктов для вас не работает, вам следует научиться некоторым приемам управления временем.

• У вас всегда есть четко определенный список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые электронные письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после работы;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, посетителям и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не делаете работу за своих подчиненных, потому что считаете, что только вы можете сделать ее действительно хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же энергичным, как и в начале.

Если все предыдущие пункты кажутся вам логичными, то последний может вызвать у вас недоверчивую улыбку: «Ты, наверное, шутишь! Выжатый лимон чувствует себя бодрее меня в конце дня. Тем не менее, есть много людей, которые не только не устают, но и чувствуют себя энергичными. И здесь нет никакого секрета.

Мы устаем не от количества проделанной работы, а от беспорядка, несогласованности, бессмысленного метания и ворочания и ощущения беспомощности в хронической зажатости.

Конечно, иногда мы не можем предвидеть все. И наш слаженный план может быть нарушен внезапно выключенным офисным оборудованием, опозданием клиента или прогулом сотрудника. Оставьте это пока в стороне.

Сначала поработайте над тем, как не стать источником хаоса для себя, и только потом можно думать о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке необходимо четко и правильно распределить свободное время, можно также использовать матрицу Эйзенхауэра. Вы научитесь расставлять приоритеты и эффективно справляться с собственными проблемами. Когда вы распределяете свое время таким образом, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не знаете, как правильно выбрать приоритетные и второстепенные задачи, эта матрица поможет вам:

• Постоянное беспокойство, депрессия и проблемы часто ставят нас в тупик.
• Мы не знаем, какое решение является правильным, поэтому матрица позволит нам быстро абстрагироваться и почувствовать разницу между важными и менее важными задачами.
• Матрица идеально подходит для использования при решении срочных и важных вопросов.
• Теперь вы сможете правильно отфильтровать свои варианты и заняться делами, которые необходимо сделать по дому.
• Как только вы разделите все свои задачи на важные и срочные, вам станет легче разделять работу и отдых.

Матрица Эйзенхауэра

Используйте приведенный выше шаблон для разделения задач и эффективного планирования своего времени. Матрица — идеальный способ оценить и распределить рабочую нагрузку. Теперь вам больше не грозит разочарование, когда нужно принять важное решение или с чего начать.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel

Матрица Эйзенхауэра как инструмент для определения приоритетов обучающегося

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессии, диссертации — все то, чем не хочется заниматься, и студенты просто тонут в проволочках. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов поможет вам контролировать свое время и не сбиваться с пути. Вот советы и проблемы:

• В первый квадрант нужно добавить дела, которые просто невозможно отложить. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не будет сделано, то это будет полный провал (изгнание). П