Как все успевать: советы по тайм-менеджменту от женщины-фрилансера на удаленке

Всегда происходит то, из-за чего не можешь работать

Так бывает: вы встаете рано утром в хорошем настроении, садитесь за работу, и тут что-то случается. Или ваш ребенок попадает в больницу с подозрением на аппендицит, или выясняется, что возникли проблемы с оплатой коммунальных услуг. И вы тратите как минимум полдня на форс-мажорные обстоятельства. А когда вы мама, такие ситуации случаются часто.

Ситуации бывают разные, и если ваш график распланирован практически до минуты, любая проблема просто разрушит ваши планы. Вам приходится волноваться, подгонять сроки и работать по ночам, чтобы все успеть. Я давно понял, что лучше устанавливать сроки с запасом, и именно так я и поступаю:

• Для каждой статьи я устанавливаю крайний срок на два-три дня позже той даты, когда я планирую ее написать;
• Я строю расписание так, чтобы первую половину дня посвятить обязательному материалу, а вторую оставить свободной для срочных заданий или неожиданных исправлений;
• если нет срочных задач и во второй половине дня не происходит ничего срочного, я пишу следующие материалы по расписанию.

Я также использую планировщики, потому что трудно держать в голове все сроки и задачи. И я устанавливаю «свои» сроки для задач, а не те, которые я даю клиентам, чтобы видеть, когда и что мне нужно сделать, и где есть свободные места для срочных задач.

Благодаря такому графику я не пропускаю сроки, даже если что-то случается. Клиенты по-прежнему ожидают статьи немного позже, и я легко могу потратить несколько дней на решение проблем.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подходит для людей, которым трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнолла. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки [3]. Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или жюри. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро [4]- делая самую трудную и неприятную задачу первой. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода Марк Форстер [6] считает, что сначала нужно перечислить все дела в одном списке, а затем читать его медленно, пока не захочется остановиться на одном задании. Неважно, насколько велика задача, важнее, что вы хотите выполнить ее сейчас.

Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер советует не делать этого. Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Реальная работа поможет вам продвинуться в своем деле или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своим масштабам. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования».

Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный период времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит следующим образом

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод «52 на 17», появившийся на сайте The Muse, основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, человек не упускает из виду домашние дела, которые учитываются при расчете его рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, вы должны ежедневно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели. Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вводятся в первой колонке в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

1. Исправьте это. В течение нескольких недель каждые один-два часа записывайте задачи, которые вы выполнили, и время, затраченное на их выполнение. Вы можете пропускать двух-трехминутные задания. Цель сцены — фиксация, наблюдение за собой со стороны.
2. Найдите то, что важно. По истечении недель отметьте в том же блокноте, когда время было использовано правильно, когда задание можно было выполнить быстрее и когда время было потрачено зря.
3. План. Скорректируйте свой график и рабочий процесс на основе статистических данных.

Матрица Эйзенхауэра

Система управления делами и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине 20-го века. Все настоящие и будущие проблемы распределены по четырем категориям матрицы в соответствии с их срочностью и важностью. Матрицу трудно использовать постоянно, но к ней можно периодически возвращаться, когда мы завалены работой и домашними обязанностями. Вот как его использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное — сделать. Это задания со сроками выполнения. Например, сделать проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Их невыполнение может привести к неприятным последствиям.
• Важные и несрочные запланированы. Это вещи без срока, которые нужно сделать, чтобы продвинуться вперед. Например, ходить в спортзал, учить иностранный язык, посещать нетворкинг-сессии. Эти вещи нужно планировать заранее, чтобы не пропустить их.
• Неважные и срочные дела следует делегировать. Рутины, не требующие специальных навыков. Например, публикация статьи в блоге, приготовление еды, составление списка рассылки для коллег, стирка одежды. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные следует удалить. Это деятельность, которая не полезна для вашей работы и не помогает вам достичь своих целей. Например, прокручивание своих каналов в социальных сетях, видеоигры или просмотр телевизора. Такие занятия отнимают у вас много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться от них совсем.
• Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод, подходящий для тех, кто хочет создать идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, аспирант и клинический психолог, считает, что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им удобно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать не позднее 11 вечера.
• «Львы». Могут просыпаться