Как все успевать: советы по тайм-менеджменту от женщины-фрилансера на удаленке

Всегда происходит то, из-за чего не можешь работать

Так бывает: вы встаете рано утром в хорошем настроении, садитесь за работу, и тут что-то случается. Или ваш ребенок попадает в больницу с подозрением на аппендицит, или выясняется, что возникли проблемы с оплатой коммунальных услуг. И вы тратите как минимум полдня на форс-мажорные обстоятельства. А когда вы мама, такие ситуации случаются часто.

Ситуации бывают разные, и если ваш график распланирован практически до минуты, любая проблема просто разрушит ваши планы. Вам приходится волноваться, подгонять сроки и работать по ночам, чтобы все успеть. Я давно понял, что лучше устанавливать сроки с запасом, и именно так я и поступаю:

• Для каждой статьи я устанавливаю крайний срок на два-три дня позже той даты, когда я планирую ее написать;
• Я строю расписание так, чтобы первую половину дня посвятить обязательному материалу, а вторую оставить свободной для срочных заданий или неожиданных исправлений;
• если нет срочных задач и во второй половине дня не происходит ничего срочного, я пишу следующие материалы по расписанию.

Я также использую планировщики, потому что трудно держать в голове все сроки и задачи. И я устанавливаю «свои» сроки для задач, а не те, которые я даю клиентам, чтобы видеть, когда и что мне нужно сделать, и где есть свободные места для срочных задач.

Благодаря такому графику я не пропускаю сроки, даже если что-то случается. Клиенты по-прежнему ожидают статьи немного позже, и я легко могу потратить несколько дней на решение проблем.

Лучшие методы тайм-менеджмента

Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подходит для людей, которым трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнолла. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки [3]. Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или жюри. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро [4]- делая самую трудную и неприятную задачу первой. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода Марк Форстер [6] считает, что сначала нужно перечислить все дела в одном списке, а затем читать его медленно, пока не захочется остановиться на одном задании. Неважно, насколько велика задача, важнее, что вы хотите выполнить ее сейчас.

Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер советует не делать этого. Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Реальная работа поможет вам продвинуться в своем деле или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своим масштабам. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования».

Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный период времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит следующим образом

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод «52 на 17», появившийся на сайте The Muse, основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, человек не упускает из виду домашние дела, которые учитываются при расчете его рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, вы должны ежедневно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели. Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вводятся в первой колонке в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

1. Исправьте это. В течение нескольких недель каждые один-два часа записывайте задачи, которые вы выполнили, и время, затраченное на их выполнение. Вы можете пропускать двух-трехминутные задания. Цель сцены — фиксация, наблюдение за собой со стороны.
2. Найдите то, что важно. По истечении недель отметьте в том же блокноте, когда время было использовано правильно, когда задание можно было выполнить быстрее и когда время было потрачено зря.
3. План. Скорректируйте свой график и рабочий процесс на основе статистических данных.

Матрица Эйзенхауэра

Система управления делами и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине 20-го века. Все настоящие и будущие проблемы распределены по четырем категориям матрицы в соответствии с их срочностью и важностью. Матрицу трудно использовать постоянно, но к ней можно периодически возвращаться, когда мы завалены работой и домашними обязанностями. Вот как его использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное — сделать. Это задания со сроками выполнения. Например, сделать проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Их невыполнение может привести к неприятным последствиям.
• Важные и несрочные запланированы. Это вещи без срока, которые нужно сделать, чтобы продвинуться вперед. Например, ходить в спортзал, учить иностранный язык, посещать нетворкинг-сессии. Эти вещи нужно планировать заранее, чтобы не пропустить их.
• Неважные и срочные дела следует делегировать. Рутины, не требующие специальных навыков. Например, публикация статьи в блоге, приготовление еды, составление списка рассылки для коллег, стирка одежды. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные следует удалить. Это деятельность, которая не полезна для вашей работы и не помогает вам достичь своих целей. Например, прокручивание своих каналов в социальных сетях, видеоигры или просмотр телевизора. Такие занятия отнимают у вас много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться от них совсем.
• Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод, подходящий для тех, кто хочет создать идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, аспирант и клинический психолог, считает, что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им удобно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать не позднее 11 вечера.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 утра до 5 вечера и должны ложиться спать до 10:30 вечера.
• «Волки». Очень тяжело вставать по утрам, их рабочее время с 7:30 до 12 часов, они продуктивно работают до 8 часов вечера и легко ложатся спать в 00 часов.
• Дельфины». Люди с беспокойным ритмом сна, поэтому даже если они встают между 6 и 10 часами, они легко засыпают снова. Чтобы заснуть до полуночи, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Их активность возрастает в период с 10 утра до 6 вечера.

Бреус считает, что, адаптируя личное и профессиональное расписание к собственным биоритмам, люди значительно улучшают качество своей жизни.

Целеполагание и планирование

Если у вас не было проблем с предыдущими техниками, я советую вам двигаться дальше. Теперь мы узнаем, как правильно ставить цели и планировать.

Списки дел

Самый простой и незамысловатый способ планирования своего времени — это составление списка дел. Я бы отнес его к категории «Тайм-менеджмент для чайников». Возьмите лист бумаги, запишите все свои дела на день/неделю/месяц и держите его всегда под рукой.

Вам нужны списки, чтобы не держать в голове кучу информации и всегда знать, что делать в любой момент времени. Ведь состояние «нечего делать» чаще всего возникает не тогда, когда действительно нечего делать, а когда вы благополучно забыли о них.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как ежедневник, может значительно повысить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», советует записывать все дела на неделю вперед, а в течение этих семи дней — лишь слегка корректировать свои планы. Таким образом, вы не пропустите ничего важного и заранее будете иметь представление об объеме работы на каждый день.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина — это не просто техника управления временем, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В нем все повседневные задачи и действия подчинены основным ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем вы что-то делаете и как именно эта деятельность приближает вас к вашим целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

1. Жизненные ценности. Они являются фундаментом, основой вашей личности. Они отражают то, что для вас наиболее важно, то, что придает жизни смысл. Одни смотрят на альтруизм, духовность, самовыражение, другие — на власть, влияние, материальное процветание. Главное — быть верным себе, заявляя о своих ценностях, и не пытаться казаться лучше, чем вы есть на самом деле.
2. Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором выражаются ваши ценности. Например, если ваша основная ценность — самореализация, вашей целью может быть карьера всемирно известного певца или артиста.
3. Генеральный план. Что нужно сделать, чтобы достичь своей цели, какие этапы пройти. Если взять уже упомянутого певца, то его или ее путь будет включать в себя музыкальное образование, сочинение и запись песен, продвижение в своем регионе, а затем выход на мировой уровень.
4. Долгосрочный план. Программа на следующие пять лет по выполнению пунктов генерального плана.
5. Краткосрочный план. Конкретные мероприятия на ближайшие месяцы.
6. План на день. День — наименьшая единица времени в пирамиде Франклина. Однако даже она подчинена жизненным ценностям и глобальным целям. Эта система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего пути.

SMART

SMART — это хорошо известный метод постановки целей. Согласно ему, каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

1. Специфичность. Никаких расплывчатых утверждений типа «стать лучше», «добиться успеха» и т.д. Только цифры или другой максимально объективный ориентир — «похудеть на 10 кг», «получить диплом архитектора», «увеличить продажи в 2 раза».
2. Измеримость. Вы должны уметь оценить результат и соотнести его с тем, чего вы хотите.
3. Достижимость. Цель должна быть реалистичной. Привычка ставить слишком высокую планку может сломать всю вашу систему мотивации и повергнуть вас в разочарование. Лучше пусть ожидания будут слегка занижены, чем завышены вдвое.
4. Адекватность цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому целесообразно сочетать метод SMART с вышеупомянутой пирамидой Франклина.
5. Ограничение по времени. Необходимо установить срок, к которому задание должно быть выполнено. В противном случае он может навсегда остаться нереализованным.

Вы можете использовать метод SMART для раскалывания мелких задач, как орехов. Попробуйте, и вы скоро убедитесь в этом сами.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода можно одновременно выполнять несколько задач, равномерно распределяя нагрузку и не беспокоясь о пропуске сроков. Его главное преимущество — прозрачность. Видящие обязательно оценят это.

График состоит из двух осей: на вертикальной оси перечислены задачи, а на горизонтальной — даты. Вы отмечаете даты, в которые задание должно быть выполнено. На диаграмме они будут отображаться в виде цветных прямоугольников. Теперь вы можете видеть, что и когда нужно сделать, и не запутаетесь в многозадачности.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: «Работа заполняет отведенное на нее время». То есть, если вам поручили проект, который реально выполнить за неделю, но выделили на него 30 дней, вы закончите его как раз к концу месяца. Вот почему установление сроков так важно.

Это относится как к профессиональным, так и к личным задачам. Если у вас на работе достаточно гибкие временные рамки, оттачивайте их самостоятельно. Таким образом, вы успеете сделать гораздо больше дел и избавитесь от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Карты ума помогут вам визуализировать ваши планы. Одно дело — смотреть на бездушный список, который нужно сначала прочитать и усвоить. Совсем другое дело — иметь единую картину, в которой каждая задача находится на своем месте.

Для создания ментальных карт можно использовать простой лист бумаги или специальные электронные программы. Глобальная цель, которую вы хотите достичь, находится в центре, и от нее вы разветвляетесь на более мелкие задачи. Их, в свою очередь, также можно разделить на подзадачи. Эта структура очень напоминает семейное дерево.

Сидишь в одной комнате с детьми и мужем — постоянно отвлекаешься

Я знаю, что многие фрилансеры работают из своей кухни, спальни или гостиной — не у всех есть отдельный офис. Хотя иметь собственную комнату приятно: можно просто запереться там и ни на что не обращать внимания, пока работаешь.

Я сижу в спальне-гостиной, где дети смотрят мультфильмы по телевизору, а мой муж увеличивает громкость на YouTube. Есть отдельная комната, но ее нужно сначала отремонтировать. И я мечтаю о том дне, когда смогу превратить его в личный кабинет, но пока я терпелив.

Если вы не можете работать в отдельной комнате, подумайте о переезде в помещение для совместной работы или об аренде студии или отдельного офиса.

В моем городе с населением 10 000 человек нет ни одного офиса, не говоря уже о коворкинг-центрах. Поэтому я стараюсь изолировать себя от дома. Это можно сделать разными способами:

• Выделите определенное время на домашние дела и общение, например, 15 минут в час. В остальное время не отвечайте на вопросы и просьбы.
• Сделайте знак, указывающий на то, что вы очень заняты. Например, ношение красной шапочки означает, что вас нельзя трогать. Зеленый цвет означает, что к вам можно обращаться.
• Купите простую ширму и огородите свой стол — за ней действительно можно спрятаться, так что близкие будут реже отвлекаться на пустяки.

Я старалась выделить определенное время для домашних дел и работы на кухне, которая находится в отдельном здании. Но, честно говоря, у меня ничего не получается. Дети задают вопросы каждые пять минут, просят меня найти их игрушки и жалуются друг на друга. Иногда, когда мне хамят без причины, я выхожу из себя. Я кричу на всех и разгоняю детей по комнатам. Но там нет телевизора, и никто не мешает им, поэтому они возвращаются через полчаса или час или просто продолжают кричать там, что также мешает сосредоточиться.

Вы не сможете отгородиться от близких на 100 процентов, даже в отдельной комнате. Однако чем меньше они отвлекают, тем эффективнее будет ваша работа.

Когда работаешь дома, быт никуда не девается

Фрилансерство не означает, что дома стало меньше дел — наоборот, они накапливаются в геометрической прогрессии. Поэтому я учитываю их при составлении своего расписания. Таким образом, я могу расслабиться вечером, а не бегать как белка между стиркой и готовкой.

Мне повезло в том, что я трачу очень мало времени на домашние дела. Это потому, что у меня есть помощник — мой муж. Он пылесосит по вечерам, ходит с детьми в поликлинику и может приготовить что-нибудь простое, например яичницу или пельмени. Мы живем так:

• В будние дни большую часть работы по дому делает мой муж. Я только вожу детей в садик и школу, мою посуду и помогаю с вечерним купанием детей. Я также занимаюсь готовкой, когда у меня достаточно спокойный день без срочных заказов и проволочек. Мой муж занимается уборкой, домашними делами и уходом за детьми.
• По выходным я «расслабляюсь». Поскольку я работаю по будням, я оставляю работу по дому на субботу и воскресенье. Я делаю генеральную уборку, готовлю на два-три дня вперед, хожу по магазинам и т.д.

Иногда я делаю работу по дому и в будние дни. В конце концов, я заранее устанавливаю сроки, и если появляется что-то срочное, легко перенести задачи на следующий день.

Постоянно защищаешься в ответ на «ты же всё равно дома»

Да, близкие понимают, что фриланс — это работа, особенно когда вы начинаете зарабатывать больше, чем в офисе, на заводе или в фермерском магазине. Однако часто можно услышать фразу: «Вы же все равно дома, вам не трудно».

Приведу пример: мой муж делает ремонт, я работаю. Он подходит и говорит: «Пойдем в магазин, я делаю водопровод и мне не хватает нескольких деталей».

Сразу же отвечаю на возможный вопрос, почему мой муж не может сам водить машину — у него нет водительских прав.

Конечно, водопровод важен, и мне действительно не трудно им управлять. Но когда такие запросы поступают четыре или пять раз в день, это раздражает. Только после перекура вы садитесь за ноутбук, погружаетесь в статью и сбиваетесь с ног.

Если вы переживаете то же самое, попросите своих близких притвориться, что вы находитесь в офисе, и научиться решать свои проблемы без вас. Не похоже, что кто-то собирается просить своего босса уйти каждый раз, когда ему нужно покормить детей или вытереть пыль.

Правда, «представь, что я в офисе» моего мужа не всегда помогает. Поэтому я выработал другой подход — здоровое безразличие. Это работает следующим образом:

• Я прошу его заранее сообщать мне о любых планах, таких как поход в магазин или прогулка по городу, чтобы я могла разработать удобный для него график. Если он не говорит мне об этом заранее, я ничего не делаю.
• Если мой муж приходит ко мне с проблемой, которую можно легко решить без моего участия, я игнорирую его. Точнее, я спокойно объясняю, что я работаю и ничего не буду делать.
• Если мой муж не делает что-то в соответствии с договоренностью, я просто продолжаю работать. Я не делаю это для него: завтра я могу пропылесосить, а у детей раз в месяц ужин, йогурт и печенье, а не свежеприготовленная еда.

Конечно, лучше всего вести переговоры и справедливо распределять обязанности. Вот почему я не давлю на мужа, когда он действительно занят важными делами, и делаю все по дому сама, если успеваю. Если нет, это никого не убивает; любую работу по дому можно отложить. В то же время, мне помогает во всем, если я заранее говорю ему, что у меня сегодня напряженный рабочий день.

Приложения для управления временем

Эти приложения полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов управления временем из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и менеджер задач одновременно.
• Trello — это канбан-доска для личной и совместной работы.
• Forest — это таймер для вашего телефона: пока вы не касаетесь смартфона, на экране растет дерево. Если вы разблокируете его в неподходящий момент, дерево погибнет.
• Понятие — база данных для хранения и организации практически всей поступающей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить на различные методы планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — менеджер задач, который может превращать электронные письма в задачи.

Организация работы

Большинство методов управления временем связаны с процессом организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать свои индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все методики будут работать на вас. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если вы проявите настойчивость и творческий подход, вы сможете добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника управления временем, я использую ее постоянно. Его название происходит от кухонного таймера в форме помидора. Именно такие часы когда-то помогли итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в университете, а позже сделали его известным тренером и автором книг по личной эффективности.

Суть этого метода заключается в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Установите таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь ни на что. Это легко сделать, потому что 25 минут — это очень короткий промежуток времени. По истечении времени отдохните в течение 5 минут и повторите цикл снова. После четырех таких циклов сделайте длительный перерыв на полчаса.

Этот метод — находка для людей, которые отвлекаются. Он позволяет разделить весь длительный рабочий процесс (марафон) на короткие отрезки (спринты). Он также снижает уровень тревожности и стресса.

Метод “90/30”

Модификация предыдущего метода для более выносливых и жизнестойких. Вместо классических 25 минут, как предлагает Франческо Чирилло, вам следует сосредоточиться на задаче в течение полутора часов. Затем отдохните в течение полутора часов.

Попробуйте оба метода и решите, какой из них подходит вам больше. Кстати, вы можете свободно экспериментировать с количеством минут и адаптировать метод к своим индивидуальным особенностям.

Временные блоки

Эта техника направлена на устранение главного недостатка всех списков дел. А именно, отсутствие представления о количестве времени, необходимого для выполнения каждого задания. Пункты «вынести мусор» и «написать квартальный отчет» занимают одну строчку в списке, но непропорционально велики по затратам времени.

Вот почему полезно завести хороший ежедневник, в котором можно разбить дела по часам. Это поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и выполнить ее последовательно, не отвлекаясь на посторонние дела. Например, вы точно знаете, что вам следует делать с 14:00 до 16:00, и нет необходимости спешить, боясь пропустить все остальное.

Канбан

Этот метод управления проектами был заимствован у компании Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства «точно в срок». Его можно использовать для визуализации всего рабочего процесса, состоящего из множества задач, над которыми одновременно работают несколько человек или групп людей. Он также хорошо зарекомендовал себя в управлении личным временем.

«Канбан» в переводе с японского означает «карта». Суть метода заключается в том, что каждое задание записывается на листе или электронной карточке и размещается на доске. Доска может быть реальной или электронной. Он должен быть разделен на несколько блоков, в зависимости от этапов, на которые делится рабочий процесс. Классическое предложение — разделить доску на три колонки: «Должно быть сделано», «В процессе» и «Выполнено».

Затем вы помещаете все свои обязанности в колонку «Сделать» и начинаете выполнять их, когда они актуальны. Те дела, которые вы начинаете делать, записывайте в колонку «В работе», а те, которые вы заканчиваете, — в колонку «Выполнено».

GTD

Система GTD (Getting Things Done) описана в книге известного бизнес-тренера Дэвида Аллена. Он предназначен для того, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать бесконечные задачи. Я выделил основные тезисы системы:

1. Все задачи, включая самые мелкие и неважные, должны быть записаны в одном месте. Для этого можно завести бумажный или электронный блокнот, который всегда будет под рукой. Задания должны быть конкретными и не требовать дополнительной расшифровки. Например, задачу «генеральная уборка» лучше разделить на несколько подзадач: «мыть окна», «аккуратно расставлять вещи», «пылесосить» и т.д.
2. Рассортируйте задачи по спискам в соответствии с их направленностью, добавьте сроки выполнения. Периодически пересматривайте список, удаляя из него неактуальные задачи.
3. Когда вся подготовительная работа завершена, переходите к реализации. Выполняйте все мелкие задачи сразу, не откладывая, делегируйте некоторые задачи. Все, что осталось в списке, должно быть сделано поэтапно в соответствии с приоритетом. Это поможет вам быстро справиться с текущими задачами и двигаться дальше.

ZTD

ZTD (Zen to Done) — это облегченная версия предыдущей системы — придумана блоггером Лео Батутом. Чтобы эффективно работать над задачами, необходимо выработать 10 хороших привычек:

1. Соберите все свои дела и задачи в одном месте.
2. Организуйте их сразу, чтобы потом не тратить на них время.
3. Распределите мелкие задачи по дням, а крупные — по неделям.
4. Работайте над конкретной задачей в конкретное время, не отвлекаясь на другие дела.
5. Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
6. Сортируйте пункты дел по их направленности.
7. Регулярно проверяйте все задачи и удаляйте ненужные.
8. Делайте свои заметки короткими и четкими, чтобы не тратить время на их переписывание.
9. Установите распорядок дня и придерживайтесь его.
10. Занимайтесь тем, что вам больше всего нравится, делегируйте скучные и рутинные задачи, когда это возможно.

Поедание лягушек на завтрак

Метод Eating Frogs for Breakfast был предложен всемирно известным гуру личной эффективности Брайаном Трейси в его книге. «Лягушки» — самое неприятное и энергозатратное занятие. Лучше всего начать именно с них, хотя соблазн отложить их на потом очень велик.

Справившись сначала с «лягушками», вы почувствуете облегчение и мотивацию для выполнения других дел. Если вы будете откладывать их на потом, вы будете напрягаться и постоянно думать о них.

Читайте также: Рефрейминг — что это в психологии, примеры, упражнения

Бифштекс из слона

«Слон» в тайм-менеджменте — слишком большая задача, чтобы с ней справиться. Представьте, что вам предлагают приготовить обед из этого огромного, неуклюжего животного. Попытки запечь или приготовить его целиком будут неудачными. Очевидно, что готовить его нужно порционно, разделив на несколько частей.

То же самое относится и к домашним обязанностям. Разбивайте большие задачи на более мелкие и выполняйте их поэтапно. Таким образом, вы постепенно одолеете всего «слона» и, возможно, даже «динозавра» или «синего кита»!

Последовательная смена задач

Никогда не беритесь за несколько дел одновременно. Сначала завершите одну задачу, а затем переходите к другой. Правда в том, что нашему мозгу требуется в среднем 15 минут и бесконечное количество энергии, чтобы перейти от одной задачи к другой. Лучше провести это время конструктивно и не подвергать свою нервную систему излишнему стрессу.

Правило 2 минут

Если у вас есть задача, на выполнение которой уйдет около 2 минут, сделайте ее сразу, не занося в список. В противном случае вы потратите больше времени на организационные аспекты, чем на его завершение. К таким вещам относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Этот метод был первоначально изобретен экспертом по продуктивности Мэрилин Манн для работы с электронной почтой. Идея заключается в том, чтобы держать почтовый ящик пустым. Все поступающие электронные письма должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Этот метод также отлично зарекомендовал себя в управлении делами. Входящие в данном случае — это исходный список задач. Вы анализируете его и решаете, что делать с каждой задачей: отложить, удалить, делегировать или выполнить. Пока вы не разберетесь со всем списком, не закрывайте его. Этот метод отлично сочетается с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип, придуманный блоггером Стефани Ли. Говорят, что ваш мозг «свеж» и продуктивен, когда вы просыпаетесь утром. После этого он постепенно теряет свою хватку и становится «жареным». Самые важные, ответственные и энергоемкие дела следует планировать на начало дня. Те, которые легче и приятнее, следует оставить на потом.

Стефани рекомендует составлять список дел на следующий день вечером и в хронологическом порядке. Таким образом, вы не запутаетесь и успеете сделать все важные дела до того, как ваш мозг успеет «поджариться».

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими списками задач, которые обычно ввергают любого неподготовленного человека в ступор. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию D:

• удалить;
• делегат;
• задержка;
• делать.

После всех манипуляций в исходном списке вообще не должно остаться никаких вопросов. Этот метод перекликается с системой GTD и прекрасно дополняет ее.

Что я поняла за семь лет фриланса

1. Не берите на себя больше задач, чем вы можете решить — это только загоняет меня в угол. Вы всегда должны стараться оставлять время для отдыха, выбирать интересные проекты и учиться отказываться от задач, которые не вписываются в ваш график.
2. Лучше устанавливать сроки с запасом времени. Это поможет в случае форс-мажорных обстоятельств: так я смогу решить проблемы и не подвести своих клиентов.
3. Если есть возможность, лучше работать в отдельной комнате. Или полностью переехать в офис, комнату для совместной работы или арендованную студию. У меня нет такой возможности, поэтому я стараюсь оградить себя от контактов с родственниками в рабочее время.
4. Стоит выкроить время в своем расписании для дома и других важных дел. Я ставлю задачи не на весь рабочий день, а на 2-3 часа меньше, чтобы у меня оставалось время на уборку, приготовление ужина или дополнительное занятие с ребенком.
5. Мне приходится объяснять своим соседям, что кричать по пустякам — не лучшая идея. Это очень сложно, но в последнее время я начинаю понимать суть. Если нет ничего сверхважного, то все родственники и близкие сами решат проблемы. Еще один важный момент: чем больше вы зарабатываете, тем лояльнее ваши родственники относятся к фрилансу и тем меньше он их беспокоит.

Это мой личный опыт, поэтому не факт, что он сработает для вас. Возможно, это не сработает сразу — лично у меня сначала ничего не получалось, и только со временем я научился оптимизировать свой график. Если бы я прошла курс тайм-менеджмента, когда начала работать, у меня не было бы бессонных ночей и работы по 10-12 часов подряд. Поэтому, если вы можете научиться управлять своим временем сразу, сделайте это — не тратьте ресурсы на «промахи».