Как все успеть: методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее

Метод помидора

Когда использовать: когда необходимо выполнить рутинную, требующую много времени работу. Например, чтобы подготовиться к экзамену, написать отчет или сделать уборку.

В чем суть этого метода: возьмите таймер, установите его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех — отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод был разработан студентом Франческо Чирилло, когда он готовился к сессии. Свое название он получил потому, что засекал время на кухонных часах в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а затем он устает. Если делать небольшие перерывы, это позволит ему перезагрузиться и работать продуктивно.

Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для неприятных задач, которые не хочется выполнять.

В чем суть метода: каждое утро начинайте с какой-либо задачи (лягушки), которую вы долгое время откладывали. После того как вы съели лягушку, вы можете заняться более приятными и интересными делами. Назначьте неприятную задачу на каждый день недели, чтобы они не накапливались, а решались на ходу.

Почему это работает: утром у людей больше силы воли, чем вечером. Кроме того, после завтрака с лягушкой вы обретете чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: elephantine — объемная задача. Для того чтобы съесть его, необходимо приготовить из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на элементы, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте их. Вот как вы можете управлять своим временем.

В этом и заключается суть метода: слон — это объемная задача. Чтобы съесть его, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, поставьте их в ежедневный план и выполняйте постепенно.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А когда перед вами четко сформулированный план, страх исчезает.

Съесть лягушку и укрепить силу воли

Если вы решили укрепить свою силу воли, то стоит знать, что психологи советуют все важные дела делать утром. Обычно утром мы полны энергии, но в течение дня она убывает. Начинайте утро с дел, которые действительно важны для вас, и вы избежите проволочек. Каждое преодоление себя укрепляет вашу силу воли.

Занимайтесь спортом по утрам, и вы будете бодры и довольны в течение всего дня. Если вы съедите плотный завтрак из здоровой пищи, вы не решитесь нарушить диету в последующие часы. Хорошая идея — составить план с утра и настроиться на день.

Вы можете просыпаться утром раньше, чтобы с ясной головой работать над своей бизнес-идеей, выделить время для творчества, саморазвития или учебы. Утро идеально подходит для работы над важными документами, электронными письмами и статьями.

Итак, вот ответ на животрепещущий вопрос: как развить силу воли? Просто начните свой день с чего-то, что требует от вас принятия осознанного решения, которое постепенно приведет вас к цели. Ешьте лягушек на завтрак, и необходимость сделать что-то важное не будет висеть камнем на ваших плечах.

Ешьте больших лягушек по частям

Самых больших и противных лягушек следует съедать первым делом утром. Но что делать, если задача слишком велика, чтобы выполнить ее всю сразу? В этом случае Трейси позволяет разделить большую задачу на более мелкие и выполнять их по очереди. Но они должны быть запланированы.

Альтернативным способом решения больших задач является метод «швейцарского сыра». Вам нужно «проделывать дыры в задачах», то есть выполнять их регулярно в течение определенного периода времени. Например, работайте над отчетом в течение часа каждый день. Постепенно объем работы будет уменьшаться, и однажды такая задача закончится.

Делите задачи по важности методом ABCDE

ABCDE — это простая техника расстановки приоритетов. Каждый день вы должны выписывать на лист бумаги список задач на завтра. Затем поставьте букву напротив каждой задачи, чтобы обозначить ее приоритет.

1. А — Задачи, которые должны быть выполнены в первую очередь, от них многое зависит. Хороший результат выполнения этих задач позволит вам двигаться вперед, а плохой результат отбросит вас назад. Если в вашем списке есть несколько задач категории «А», вам следует установить для них относительные приоритеты: A1, A2, A3. Это сделает A1 самой важной задачей или самой большой лягушкой.
2. В — Это также важно, но не в такой степени, как задача А. В Задачи не следует начинать, пока не будут выполнены все задачи А в списке.
3. С — Это задания, которые должны быть выполнены хорошо, но если они не будут выполнены, то особых последствий не будет. Как правило, эти задачи никак не влияют на рабочую жизнь. Это относится, например, к встрече с друзьями за обедом.
4. D — Вопросы, которые не нужно решать в одиночку. Ими может заниматься подчиненный или сотрудник параллельного отдела. Вам следует делегировать их и заниматься задачами групп А и В.
5. Е — Все, что находится в этой группе, может быть удалено без последствий. Это вещи, которые больше не актуальны, или вещи, которые вы делаете по привычке.

Задания группы А — лягушки на завтрашнее утро. Вы должны начинать свой рабочий день с задачи А1 и не оставлять ее до тех пор, пока она не будет выполнена. Затем следует перейти к заданиям В и С. Группа D должна быть делегирована, а группа Е — ликвидирована.

Победить прокрастинацию: практика 20 минут

Когда трудно приступить к делу, журналист Йонас Хенни рекомендует использовать 20-минутную технику, похожую на технику помидора. Вы должны пообещать себе, что не будете работать долго, и выделить на выполнение задания те же 20 минут. Затем вы должны решить, продолжать работать или прекратить.

Хитрость заключается в том, что вы более склонны продолжать: когда мы берем на себя обязательства по выполнению задачи, нам легче по инерции продолжать, чем сдаться на полпути. Хенни отмечает, что при таком методе он обычно работает в два раза больше, а иногда получает четырехчасовой прирост производительности! Как говорится, плохое начало — это плохое начало.

Планируйте сложные задачи на время высокой продуктивности, а потом заряжайтесь энергией

Ранее мы писали, что лягушек нужно есть по утрам. Для большинства людей это правило работает, но есть и исключения. Трейси рекомендует следить за собой и определять, в какое время суток вы наиболее продуктивны. Именно на это время вы должны планировать свою самую важную и ответственную работу.

Далее в своем расписании она советует вам найти место для отдыха. Если у вас нет энергии, у вас закончится энергия для работы. Если вы слишком устали, вы будете работать хуже и совершать больше ошибок, а некоторые ошибки могут стоить дорого, заключает бизнес-тренер.

Советы «на все времена» для поддержания уровня энергии:

• Обеспечьте себе достаточное количество сна;
• Не забывайте о спорте;
• Выделите хотя бы один день в неделю, чтобы разблокировать свой мозг. Это день, когда вы не работаете и не думаете о делах.

Чем лучше вы себя чувствуете перед началом работы, тем быстрее вы начнете работать и тем лучше будут результаты.

Спланировать рабочую неделю: «пессимистичный» подход

Лора Вандеркам, консультант по тайм-менеджменту, отметила, что даже люди, которые планируют все на недели вперед, не создают резерв на случай форс-мажорных обстоятельств. Поэтому, когда все идет по плану, у них достаточно времени, но если им приходится работать больше, им приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.

Он советует не питать иллюзий, что график будет соблюден с точностью до минуты, и выделять дополнительное время в течение недели для выполнения рабочих задач. Это может быть непросто при плотном графике, но такой «пессимистический» подход позволит вам выкроить время для всего.

Вандеркам заключает:

«Правильное управление временем — это планирование надежного, а не идеального расписания.

Найдите главные дела с помощью «закона трёх»

«Закон трех» гласит: среди всех дел, которые вы делаете, есть три главные задачи, выполняя которые, вы уже делаете 90% добра. Вам нужно найти эти три вещи и внести их в свой список лягушек. Это похоже на разновидность правила 80/20. Однако принцип Парето работает в бизнесе, в то время как «закон трех» больше относится к жизни в целом.

Чтобы найти три самых важных дела, Трейси советует использовать метод быстрого списка. Выпишите за тридцать секунд три цели, которые наиболее важны для вас в данный момент. Обычно это цели из разных областей вашей жизни. Если это так, оцените каждую область: возможно, вы обнаружите, что где-то все в порядке, а где-то нужно приложить усилия.

Вы можете расширить задачу и выбрать по три цели в каждой сфере жизни: бизнес, карьера, спорт. Важно, чтобы поиск целей для каждой области занимал не более 30 секунд. Вместо основных целей можно записать три основные проблемы, от которых вы хотели бы избавиться.

Трейси говорит, что если вы поймете свои главные цели, у вас будет больше энергии для движения вперед, и вы начнете добиваться большего.

Выбирайте лягушек по принципу 80/20

В 1895 году итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Например, 20% товаров в магазинах приносят 80% дохода. Этот принцип применим как к деловой, так и к личной жизни.

Трейси убеждена: мы склонны откладывать 20% самых важных дел и с энтузиазмом выполнять 80% менее ценных задач. «Вы должны сопротивляться желанию сделать нижние 80%, пока у вас есть чем заняться в верхних 20%». — призывает он.

По словам тренера, если вы начинаете свой день с мелких, не относящихся к делу задач, это станет привычкой, которая снизит продуктивность. Мелкие незначительные задачи отнимают время, но не приносят ни результатов, ни удовлетворения, ни гордости.

И еще одна рекомендация от Трейси: если есть две лягушки, позаботьтесь сначала о более противной.

Последняя нота: все советы одним списком

• Первым делом: лягушка (самая важная и трудная задача).
• Помните, что 20% правильных усилий дают 80% результата.
• Откладывайте маленькие задачи, а не большие.
• Расставьте приоритеты, используя метод ABCDE (где A — самое важное, а E — то, что можно вычеркнуть).
• Помните, что есть только три задачи, которые выполняют 90% всей вашей работы.
• Всегда учитесь, оттачивайте ключевые навыки.
• Развивайте то, что у вас получается лучше всего.
• Не забывайте вовремя пополнять свои ресурсы.
• Разбейте сложные задачи на выполнимые части.
• Планируйте время для важных вещей.

Сконцентрироваться на работе: метод помидора

Секрет популярности томатного метода заключается в его простоте. Чтобы работать продуктивно, необходимо выделить 25 минут, которые вы посвящаете только поставленной задаче, и еще 5 минут на отдых. После четырех таких циклов можно сделать более длительный перерыв — на 15-30 минут.

Метод был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло в 1980-х годах. Он испытывал трудности при подготовке к экзаменам и постоянно отвлекался. Он решил проверить, сможет ли он сосредоточиться на своих занятиях хотя бы на 10 минут. На помощь ему пришел кухонный таймер в виде помидора, благодаря которому техника и получила свое название.

Автор методики советует работать с интервалами в 25 и 5 минут, но вы можете адаптировать это под себя. Например, работайте 90 минут, как советует тренер Тони Шварц, и отдыхайте 30 минут, как рекомендует соучредитель компании Buffer Лео Видрич.

Чтобы метод сработал, нужно завести будильник и буквально по звонку приступить к работе. Для этого лучше использовать аналоговые часы с таймером, а не смартфон, на который приходят отвлекающие уведомления. Немецкий секундомер Boccia Titanium можно найти в федеральном розничном магазине ювелирных изделий и часов AllTime. Вы можете увлечься работой, но не потеряете счет времени.

Спланировать день: метод ALPEN

Этот метод был изобретен немецким экономистом Лотаром Зайвертом. Каждая буква в немецкой аббревиатуре ALPEN обозначает важный шаг в системе:

• A (Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren) — запись задач, встреч и мероприятий;
• L (Länge schätzen) — установление времени для каждой задачи;
• P (Pufferzeiten einplanen) — установка времени выдержки;
• E (Entscheidungen treffen) — принятие решений;
• N (Nachkontrolle) — контроль.

В начале дня вы составляете список задач, а затем записываете, сколько времени займет каждая задача. После этого вы отводите 60% своего времени на работу — остальное на общение, отдых и незапланированные мероприятия.

Расставьте приоритеты: некоторые дела можно отложить, другие — делегировать. В конце дня оцените, насколько продуктивной была ваша работа, внесите изменения в свой план и перенесите незавершенные задачи на следующий день. Если вы откладываете выполнение задачи на несколько дней, расставьте приоритеты или откажитесь от нее.

Выделяйте для лягушек специальное время

Большие и сложные задачи требуют больших промежутков времени, когда вы не будете отвлекаться на другие дела. Чтобы распределить их, Трейси предлагает выделить время в своем расписании. Для этого пригодится ежедневник с пометками дней, часов и минут.

Если в течение рабочего дня есть короткие периоды свободного времени, их следует объединить в более длительные периоды. Во время них основное внимание должно быть сосредоточено на работе лягушки. Это как договориться о встрече на работе и убедиться, что вы придете вовремя.

Если есть несколько важных задач, которые возникают постоянно, вы можете попробовать построить все свое расписание так, чтобы выполнять их одну за другой.

Метод швейцарского сыра

• Когда использовать: когда вам нужно поднять настроение, чтобы приступить к выполнению важной задачи.
• Суть метода: методика работает так же, как и «слон», но вместо того, чтобы выстраивать свой план в последовательности, вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете отверстия в сыре и уменьшаете его объем.
• Почему это работает: задачи, в которых вы заинтересованы, выполняются быстрее и успешнее. Их можно легко вычеркнуть из плана, и весь проект начнет складываться удачно. Кроме того, начав с несложных задач, вы сможете быстрее втянуться в процесс и не сбиться с пути.

Научитесь созидательно откладывать дела

Вы не можете сделать все, поэтому вам нужно откладывать или делегировать мелкие дела, которые не повлияют на результат здесь и сейчас. «Сначала съешьте самых больших и противных лягушек, а маленьких и красивых оставьте на потом». — призывает Трейси.

Большинство людей неосознанно откладывают дела на потом, затягивая сроки выполнения важных задач. Чтобы перенести дела «творчески», нужно сначала просмотреть свой список, проанализировать его и найти дела, которые можно перенести.

Эти задачи не обязательно выполнять сразу же, и откладывание их на потом не будет проблемой. Таким образом, вы освободите время для действительно важных дел, которые приведут вас к успеху.

Другими словами: первоочередные задачи — это те, которые нужно сделать раньше, и они сами по себе занимают больше времени. Второстепенные задачи могут быть выполнены позже и за меньшее время.

«Конструктивная проволочка — это сознательное и добровольное решение о том, что вы точно не будете делать сейчас (а может быть, и вообще)». — заключает Трейси.

Метод резиновой уточки

• Когда использовать: когда вы работаете над задачей, требующей свежего взгляда и творческого подхода.
• Суть метода: Если у вас есть проблема, поговорите с резиновой уткой. Подробно объясните, в чем заключается задача, что вы уже сделали и в чем заключается проблема. Говорите так, как будто вы объясняете проблему новичку. Не стесняйтесь.
• Почему это работает: Иногда вы можете зациклиться на проблеме и начать смотреть на нее однобоко. Ваш мозг не может придумать решение, потому что ходит по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Обсуждая проблему вслух, вы с большей вероятностью придумаете неожиданное и простое решение. Вспомните, как это бывает, когда вы спрашиваете совета у друга: пока вы описываете проблему, решение приходит к вам само собой.

Спланировать день, месяц и год: правило трех

Автор книги «Мой продуктивный год». Крис Бейли предлагает сосредоточиться всего на трех важных задачах на день. Он рекомендует определять эти задачи утром и посвящать их выполнению рабочий день.

В чем смысл? Обычно мы измеряем свою продуктивность количеством выполненных задач, хотя не все задачи одинаковы. Правило трех позволяет сосредоточиться на самом важном.

С помощью этого метода можно планировать не только свой рабочий день, но и неделю, месяц или год. Постарайтесь поставить три цели на месяц и три глобальные цели на год и пусть каждый день приближает вас к их достижению.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица полезна для планирования дня, недели или года. Лучше всего сделать это до постановки целей. Так вы будете знать, с чего начать, а что не так важно.

Суть метода такова: распределите свои задачи по четырем квадратам матрицы в соответствии с их срочностью и важностью:

• Квадрат А — срочные и важные. Запишите сюда свои срочные задачи и горящие проекты.
• Квадрат Б — важно, но не срочно. Именно здесь находится большая часть работы, слоны, долгосрочные проекты. Если вы не планируете соответствующим образом, эти косяки попадут в квадрат А и начнут гореть.
• Квадрат С — не очень важно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам большой пользы, но все равно должны быть выполнены. Например, заказ воды для холодильника. Эти задачи лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважный и не срочный. Обычно этот квадрат — это то, что мы делаем, когда откладываем: проверяем социальные сети или смотрим видео на YouTube. Вместо этого запланируйте значимые перерывы, чтобы вы могли отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: Матрица определяет приоритетность задач и помогает определить, что нужно сделать как можно скорее, а что не нужно делать вообще. Такой подход поможет вам избежать потери времени.

Читайте также: Почему детям слово «нельзя» говорить нельзя?

Развивайте свои ключевые навыки

Что является самой приятной частью вашей работы? Правильно, то, что вы делаете лучше всего. Отсюда еще один совет: определите свои уникальные навыки и оттачивайте их.

Самый ценный актив каждого человека — это его способность зарабатывать. Поэтому вам нужно развивать те навыки, которые помогут вам получать доход.

Однако мы можем взглянуть на свои возможности по-другому. Если мы не уверены, что справимся с задачей, мы обычно не хотим за нее браться. Мы откладываем такие задачи на потом.

Трейси призывает нас обратить внимание на то, что представляют собой эти задачи. Они — наше слабое место. Вместо того чтобы убегать от них, лучше сделать их выполнение своей обязанностью. В результате вы будете обладать достаточной компетенцией для решения подобных задач. Таким образом, вы устраните ограничение, которое мешает вам развиваться.

Сделать тайм-менеджмент стилем жизни: система GTD

Метод продуктивности GTD (Getting Things Done) был описан Дэвидом Алленом, экспертом в области личной эффективности, в его книге «Getting Things Done». В основе системы лежит простая идея: нам легче обрабатывать информацию, чем хранить ее. Чтобы разгрузить мозг, Аллен советует собирать все задачи и идеи, даже самые мелкие и безумные, в одном месте. Вы можете хранить их в трекере задач, в электронной почте или в заметках на телефоне.

Когда задачи и идеи собраны, необходимо добавить детали: переписать каждый пункт пошагово, установить сроки, если это возможно. Что можно делегировать, делегируйте, что требует не более двух минут вашего времени, делайте немедленно, а задачи с конкретным сроком выполнения переносите в календарь.

Все задачи и идеи можно сортировать по папкам. Например, заведите отдельные для задач, связанных с проектом, домашних дел и планов на будущее. Когда все будет упорядочено, выберите папку из соответствующей категории и приступайте к выполнению уже описанных действий.

Важно обновлять свои списки не реже одного раза в неделю. Этот процесс может показаться утомительным, но если вы втянетесь, метод начнет работать автоматически, и жизнь станет гораздо более организованной.