Как планировать свой день, чтобы все успевать: 6 простых шагов

1. Сделай регулярную планировку дня привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивацию переоценивают: «Перестаньте ждать, когда к вам придет мотивация или вдохновение, и составьте расписание для своих привычек. Помните, что мотивация возникает из действий, а не наоборот.

Вот почему важно иметь ритуал составления расписания. Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце дня, либо утром.

Чтобы это легче вошло в привычку, свяжите новую сессию ежедневного планирования с уже существующим ритуалом, например, когда вы пьете утренний кофе или слушаете музыку после окончания работы.

Сохраняйте привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если вы хотите провести их как можно более лениво. Добавьте домашние дела, поход в кино или ужин с друзьями в ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы вы четко знали, что вам нужно и чем вы хотите заняться в свободное время.

2. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Иногда мы делаем так много дел за день, жалуемся, что в сутках всего 24 часа, и приходим домой совершенно измотанными. И когда люди спрашивают нас, что мы сделали сегодня, мы не можем сформулировать четкий ответ. Кажется, ничего особенного сделано не было. Чтобы предотвратить это, важно записывать те вещи, которые вы делаете
в течение дня. Список можно настраивать, отменять некоторые задачи и добавлять новые.

Я настоятельно советую вам все записывать. И в конце дня вычеркните то, что было сделано торжественно. Таким образом, мы даем мозгу установку: я сделал это, я в порядке!

Чтобы научиться планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Вам необходимо знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток ее легче выполнить, а в какое она откладывается. Изучать себя очень полезно.

Если вы будете записывать не только действия, которые вы делаете, но и время, когда вы их делаете, душевное состояние, что вас отвлекало или стимулировало, это позволит вам лучше узнать себя и более разумно спланировать свой день, что сделает вас более успешным.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении ежедневника выделите определенное время для каждой задачи и установите таймер или будильник перед ее выполнением. Если вы закончили задание до того, как прозвенел будильник, вам нужно выяснить, что позволило вам справиться с ним быстрее. Вы можете обнаружить, что выбрали идеальное время суток для выполнения какого-либо действия.

Стоит обратить на это внимание и планировать заранее. Если будильник срабатывает до того, как вы закончили, вам нужно понять, почему вам потребовалось больше времени на выполнение задания, и применить это в следующий раз.

3. Список задач (или to-do list)

Мысли о невыполненных задачах и событиях постоянно крутятся в нашем сознании. Когда мозг переполнен «входящими», он не может функционировать продуктивно. Когда вы записываете что-то, вы освобождаете свой мозг. Вот почему полезно составить список дел.

Найдите удобное приложение для ведения списка. Используйте популярные Todolist, Evernote, Doit.Im. Если вам не подходят приложения, заведите обычный блокнот или ежедневник.

Записывайте списки дел в мельчайших подробностях. Проверьте свои ежедневники, заметки на рабочем столе и стикеры, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала это будет хаотичный список. Затем вам нужно будет структурировать и расставить приоритеты.

Составьте список важных дел, которые необходимо сделать. Используйте принцип Парето, или 80/20. Идея заключается в том, что в списке из 10 вещей есть две, которые важнее остальных.

Вы можете использовать матрицу управления временем, в которой все задачи разделены по степени важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. У вас есть четыре квадранта. Теперь возьмите свой список дел и поместите каждое из них в соответствующий квадрант:

• А — вещи, которые важны и срочны (требуют немедленного внимания);
• В — важно, но не срочно (долгосрочно);
• С — срочный, но не очень важный (стоит сделать в последнюю минуту);
• D — не срочный и не важный.

Сначала составление списка задач может показаться сложным. Однако как только у вас появится первый «почтовый ящик», все станет проще и быстрее.

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое и самое простое правило — начать вставать немного раньше каждый день. По мнению Хэла Элрода, автора книги «Магия утра»: первый час после пробуждения является самым важным и определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни в целом.

Однако важно не только привить себе привычку вставать рано, но и эффективно использовать этот час. По словам автора книги, есть несколько простых ритуалов, которые можно выполнять в этот час: медитация, планирование, чтение, упражнения и т.д. Но реализовать их все сразу практически невозможно. Я рекомендую двигаться постепенно: в первую неделю вставать на 10 минут раньше обычного и делать утреннюю зарядку.

Через неделю упражнения и медитацию нужно выполнять на 20 минут раньше и так далее. Менее чем через 2 месяца вы сможете легко вставать на час раньше, чтобы наполнить свое утро здоровыми ритуалами, а также у вас появится распределение времени, которое поможет вам делать по утрам гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило — составить список дел на день. Возможно, вы удивитесь, узнав, что даже Лев Толстой, живший почти 200 лет назад, составлял мысленный список дел на утро и подводил итоги дня вечером.

Прошло много лет, а этот совет не потерял своей актуальности. Составлять список дел лучше всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь вам справиться с поставленными задачами? Во-первых, у вас будет полное представление о том, что нужно сделать в течение дня — это поможет вам не отвлекаться и успеть сделать как можно больше.

Во-вторых, список дел помогает «освободить» ваш мозг от необходимости держать план в голове — это помогает вам быть более продуктивным. В-третьих, когда вы вычеркиваете дела из списка дел, это дает вам ощущение, что день проходит хорошо, поскольку к вечеру у вас будет четкое представление о достигнутых целях. Самое главное, что, видя перед собой список дел, вам будет легче расставить приоритеты и сделать в первую очередь самые важные дела.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с 2-3 ключевых задач в день и старайтесь всегда делать то, что вы хотите. Когда это войдет в привычку, вы сможете увеличить количество задач.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно успеть все сделать, когда вокруг царит хаос. Чтобы повысить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в машине.

Если вы научитесь постоянно поддерживать порядок в делах, это даст вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка в делах дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет вам достичь своих целей. Во-вторых, работать в такой обстановке гораздо легче и приятнее — вы можете сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться ни на что другое.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если вы когда-нибудь пытались измерить, сколько времени отнимают ненужные вещи, такие как просмотр телевизора, серфинг в интернете, использование смартфона, просмотр сериалов, вы будете удивлены их количеством. Возможно, это вошло в привычку, и вы перестали замечать, как эти «пожиратели времени» отнимают драгоценные минуты и часы вашей жизни. Пришло время избавиться от него.

Начните с того, что перестаньте терять время, когда ваш список дел еще не закончен. Это просто: когда вы замечаете, что отвлекаетесь на телевизор, интернет или социальную сеть, спросите себя, сделали ли вы все, что должны были сделать в этот день. Если нет, отложите развлечения и работайте над своим списком. А когда все будет сделано, вы сможете вознаградить себя заслуженным отдыхом и расслаблением. Когда это войдет в привычку, вам станет намного легче выполнять дела.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится иметь дело с определенными проблемами и обязанностями, которые не являются частью обычной рутины. Иногда вам нужно записаться на прием и пойти к врачу, иногда ваша машина может сломаться, и вам придется ехать в сервис, а иногда вам нужно выбрать время и пойти купить важную вещь. Если вы начинаете сомневаться в некоторых вещах, они становятся неубедительными. Но есть решение этой проблемы.

Начинайте решать такие проблемы сразу же после их возникновения. Как только такая задача возникнет, внесите ее в список дел на сегодня и решите ее при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку и изменит вашу жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи по мере их возникновения, а не откладывать их на потом, чтобы в один прекрасный день сделать сразу много задач.

4. Строй список дел вокруг своих целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает вас к достижению ваших долгосрочных целей. Вот несколько шагов, которые помогут это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбейте свои большие цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете включить в свой ежедневный список дел пункт «привести себя в форму», но вполне реально включить в свой ежедневный список дел пункт «уделить 30 минут физическим упражнениям» или «совершить бодрую прогулку».

Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приблизят вас к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование своего дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас много целей, много потенциальных задач, которые нужно выполнить, и всего 24 часа в сутках. Это хорошо.

В то время как одни цели требуют ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Таким образом, вы можете посвятить три дня в неделю тренировкам, еще несколько — работе над профессиональными проектами, а выходные — достижению личных целей.

Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом, а детали оставьте для ежедневного планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Именно на этом этапе большинство людей начинают планировать свой рабочий день. Сначала они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются уместить вокруг них целевые задачи. Вместо этого отложите этот шаг напоследок. Таким образом, вы будете вынуждены согласовывать свои задачи с целями, а не наоборот.

Пример составления плана на день

Пример дневного расписания выглядит следующим образом:

• 6.00 — пробуждение;
• 6.00-6.30 — душ, зарядка;
• 6.30-7.00 — легкий завтрак;
• 7.00-7.40 — Подготовка к работе;
• 8.30-12.30 — Работа в офисе;
• 12.30-13.15- обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30-15.00 — работа в офисе; 15.00-15.15 — кофе-брейк в офисе;
• 15.00-15.15- кофе-брейк/прогулка на свежем воздухе;
• 15.15 — 17.30 — офисное совещание;
• 17.30 — 18.30 — шопинг, поездка домой;
• 18.30 — 19.30 — приготовление обеда, ужин;
• 19.30 — 21.00 — время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 — 21.30 — прогулка перед сном;
• 21.30 — 22.00 — душ;
• 22.00 — 23.00 — чтение/музыка;
• 23.00 — спокойный сон.

Вы можете использовать этот примерный распорядок дня в качестве основы.

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя подруга жаловалась на свою неспособность планировать. Когда его спросили,
В чем проблема, она стыдливо опустила глаза и тихо прошептала:
«Я никогда не придерживаюсь плана…». Мне показалось очень интересным взглянуть на план, который никогда не выполняется. В последнем было 27 вопросов, 15 из которых физически невозможно было выполнить за один день.

Распространенной ошибкой в планировании является чрезмерное планирование. Зачем планировать, если в плане есть две задачи? Если составлять план, то только отличный план. К сожалению, великие планы срываются из-за нехватки времени и сил, а затем и вовсе остаются без внимания.

Когда я спросила свою подругу, какое правило она использует при составлении списка дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!». Оказалось, что задания не имеют четких сроков выполнения. Почему их нужно было сделать за один день, было непонятно. Затем я задал определяющий вопрос: зачем она составляет список дел? Она ответила, чтобы день не прошел впустую. Ответ содержал заблуждение, на которое я когда-то попался.

Мы часто составляем планы и списки, чтобы доказать свою правоту в собственных глазах. Перед нами иллюзия: чем больше задач я выполню за день, тем продуктивнее я работаю. Однако это ошибка, из-за которой наши ожидания от планирования рушатся, и мы приходим к выводу, что оно нам не подходит.

Когда мы планируем, мы должны понимать цель. Нас интересуют результаты. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы усваиваем и можем применить в жизни.

Поэтому планирование следует начинать с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем сэкономит силы и время. Планирование позволяет вам держать перед глазами свою главную цель и не сбиваться с пути. Но в свою очередь, это требует осознанности и терпения.

Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования своего дня. Вот самые популярные из них, которые вы можете усыновить.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушка) и выполнить ее первой, то есть «съесть ее».

Это может быть задача, которая кажется слишком большой, чтобы за нее браться, или задача, которая заставляет вас чувствовать себя неловко. Возьмитесь за дело сразу же, пока у вас нет возможности начать откладывать его.

2. Техника Помодоро

Техника Pomodoro лучше всего подходит людям, которые любят работать короткими, целенаправленными спринтами с частыми перерывами. Метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который тратил на работу всего 10 минут за раз, измеряя перерывы кухонным таймером в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Метод включает в себя следующие шаги:

1. Засеките время.
2. Установите его на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не услышите звуковой сигнал.
3. В конце сессии отметьте один «помодоро».
4. Сделайте пятиминутный перерыв.
5. После четырех перерывов, или «помидорных пауз», сделайте более длительный перерыв на 20-30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитайте, сколько «помидорных перерывов» (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи из вашего списка.

Кстати, вам не нужен механический будильник — существует бесплатная браузерная версия Tomato Timer, которую вы легко найдете в Интернете.

3. Временная блокировка

Используя метод временных блоков в продуктивности, разделите свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные блоки времени, например, 9:30-11:30 утра, или просто абстрактное «утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.

Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени только конкретной задаче или набору задач. Как и метод Pomodoro, эта техника поможет вам понять, сколько времени занимают ваши задачи. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод продуктивности Матрица Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только то, что наиболее срочно. Метод делит задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый квадрант:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи следует делегировать кому-то другому;
• «Несрочные и неважные» задачи должны быть исключены.

Начните с составления своего обычного списка дел, включив в него все задачи на день. Затем разделите их на эти четыре категории. После этого действуйте по своему списку дел: завершайте, планируйте, делегируйте и удаляйте ненужные задачи.

Принципы тайм-менеджмента

Почти все существующие техники управления временем состоят из трех элементов: расстановка приоритетов, планирование и структурирование.

1. Расстановка приоритетов. Для того чтобы выполнить задание, необходимо определить, насколько оно срочное, сложное и важное, и только после этого приступать к его выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, необходимо определить, когда она должна быть выполнена и сколько времени на это потребуется.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задание, необходимо понимать, как отслеживать его выполнение и результаты.

Большинство техник управления временем основаны на структурировании и расстановке приоритетов, и лишь небольшое их количество представляет собой сложную комбинацию всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших техник управления временем: от простых приемов до сложных систем управления.

Выбери свой инструмент планирования

Итак, вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. Здесь представлены самые популярные варианты — от программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки:

Приложения для списка дел

Цифровой менеджер задач — отличный выбор для тех, кто предпочитает полагаться на современные технологии и всегда иметь под рукой смартфон. В настоящее время в интернет-магазинах можно найти множество предложений для обеих основных операционных систем, как платных, так и бесплатных.

Это может быть мультиплатформенное приложение, цифровой календарь, простое приложение для ведения заметок или даже диалог с самим собой в одном из мессенджеров. Изучите имеющиеся варианты и выберите тот, который подходит вам больше всего.

Физический планировщик

Для тех, кто предпочитает тактильные ощущения, бумага и ручка являются ключевым элементом планирования дня. В канцелярских отделах найдется товар на любой вкус: роскошный ежедневник, настенный планировщик или доска, на которую можно наклеить стикеры.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда речь идет о ежедневном планировании, вам не обязательно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов.

Кто сказал, что вы не можете сначала «разработать» свои планы на листе бумаги, а затем воплотить их в приложении? Или наоборот — записывать что-то в заметки на смартфоне, а затем заносить это в бумажный дневник, когда появится возможность?

Один из главных секретов того, как научиться планировать свое время, заключается в том, чтобы не утонуть в широком спектре доступных инструментов и найти те, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям и индивидуальности. Не ленитесь в своих поисках и не бойтесь экспериментировать!

Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определенная иллюзия, что, делая несколько дел одновременно, можно достичь большего. Однако наш мозг не в состоянии сосредоточиться на выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге это занимает больше времени, чем выполнение каждой задачи по отдельности.

Возьмите за правило работать только над одним делом одновременно, полностью исключив отвлекающие факторы. Вы не только успеете сделать больше работы, но и сделаете ее хорошо и сохраните больше энергии.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это ни звучало, но качественный отдых — это важный шаг на пути к достижению всего. Я убеждался в этом много раз. В частности, мне случалось ставить перед собой очень большое количество задач, работать рано утром, вечером после работы и в выходные дни. Конечно, вначале у меня все получалось, но в какой-то момент я «перегорал», и моя продуктивность падала в разы. К тому времени, когда я восстановился, я уже отставал от графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свою энергию так, чтобы у вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные — дайте себе хотя бы один день, когда вы сможете отдохнуть. Не забывайте, что просто сидеть перед экраном — это не отдых. Лучше выехать на природу, хорошо выспаться и провести время, общаясь с друзьями, занимаясь спортом или читая.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать с включенным телевизором в комнате (в данном случае я имею в виду работу над сайтом и написание статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным и не таким утомительным. Однако со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность падала в 2-3 раза!

Это привело меня к убеждению, что отвлекающие факторы должны быть устранены на 100%. Выключите телевизор, положите смартфон и сосредоточьтесь только на текущей задаче.

Засекайте время

Многие известные исследователи тайм-менеджмента говорят: чтобы справиться с любой задачей быстрее и эффективнее, установите лимит времени и постарайтесь уложиться в срок. Кроме того, ученые доказали, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Этот принцип можно применить абсолютно ко всему, и эффект будет тот же — вы будете работать быстрее. Вам просто нужно подумать о времени — не слишком мало и не слишком много. Как общее правило, начинайте снимать секундомер, когда собираетесь приступить к выполнению задания, и это станет еще одним большим шагом к тому, чтобы всегда приходить вовремя.

Вознаграждайте себя

Помните, что мотивация важна во всем, что вы делаете. А когда мотивация пропадает, вы можете почувствовать, что желание упорно трудиться и достигать своих целей исчезло. Чтобы этого не произошло, необходимо постоянно мотивировать себя. Отличный способ сделать это — вознаграждать себя за достижения.

Если вы поставили перед собой большую цель и достигли ее, сделайте что-нибудь приятное для себя. Например, побаловать себя вкусной едой, купить желанную вещь или расслабиться за просмотром любимой телепередачи. Самое главное, чтобы у вас в голове была твердая уверенность в том, что за достижение цели следует вознаграждение. Это поможет вам всегда оставаться мотивированным, продолжать двигаться к своим целям и, конечно, держать все на контроле.

Устрани отвлекающие факторы

Сосредоточьтесь, устранив отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от ваших целей на день, особенно если большая часть вашей работы выполняется на компьютере. По возможности закрывайте ненужные вкладки, переводите телефон в беззвучный режим или хотя бы отключайте ненужные уведомления.

Если желание пролистать социальные сети слишком сильное, используйте специализированные веб-блокировщики, чтобы отвлекающие приложения не появлялись в течение нескольких часов.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустых входящих» — это метод планирования своего дня, управления временем и задачами. Он был разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Входящие» (или «входящие») — это задачи, вопросы и планы, требующие какого-либо действия или решения. Когда «почтовый ящик» переполнен, мозг неспокоен и не способен работать продуктивно. Поэтому необходимо очистить почтовый ящик и завершить дела.

Как работать с «инбоксом»

• Задачи, идеи, покупки и прочее помещайте в отдельный список («входящие»).
• Храните все в одном месте. Не составляйте несколько списков.
• Пустая «папка входящих» — это информация, отсортированная и собранная в одном месте.
• В папке «Входящие» хранятся ваши вопросы до сортировки. По мере добавления в него новых задач («входящих»), завершенные дела покидают его.
• Просматривайте список с определенной периодичностью (раз в день или неделю), удаляйте уже выполненные дела, добавляйте новые «входящие».

Техника джедаев предполагает только 2 приоритета для задач — те, которые нужно сделать, и те, которые делать не нужно.

Каждая задача должна отвечать на вопрос «Что мне нужно сделать?».

Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что в ежедневное расписание я включал только «очень важные» задачи. Напишите статью, прочитайте 100 страниц книги, напишите план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполнял даже 20% от всего списка, я очень расстраивался.

Я не понимал, почему все вокруг меня так стараются, а я вычеркнул только два очка. Я искал информацию о том, как бороться с промедлением и быть еще более эффективным. Поэтому я зарылся в какую-то яму.

Когда я понял, что дело не движется вперед и я не могу продвинуться дальше двух-трех больших задач, я решил, что пришло время проанализировать, что идет не так.

Однажды я начал записывать все, что я делал. Я удивлялся, куда делось мое время. Я ожидал увидеть пробелы в своей продуктивности в виде промедления — лежания на диване и просмотра сериалов. Я отчаянно хотел победить лень. Каково же было мое удивление, когда в конце дня в моем списке оказались: почистить картошку, залить картошку кипятком, выгулять собаку, помыть собаку, принять ванну, приготовить картофельный салат, помыть посуду.

И никаких мыльных опер! Оказывается, бороться нужно не с промедлением, а с нерациональным планированием. Я составляю список задач «по развитию и работе», не учитывая, что половина моего дня занята домашними делами, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд домашних дел, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти задачи занимают большую часть нашего свободного времени. Поэтому невозможно не учитывать их при составлении распорядка дня. Поддержание порядка в доме положительно влияет на нашу продуктивность, а хороший баланс между работой и отдыхом помогает нам не перегореть.

Совет: Вы можете разделить свои заметки по сферам вашей жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочить списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру вещи из этих списков и составляю один большой план на день или неделю.

Если он становится несрочным, я перемещаю его обратно в тематическую заметку; если это происходит, я удаляю его из обоих списков. Это полезно, если у вас много заметок и вам трудно ориентироваться в них. Если у вас их немного, вы можете хранить их все в одном списке.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Цирилло предлагает чередовать работу и отдых: 25 минут на первое и 5 минут на второе. Не напоминает ли вам это метод томатов? Верно, так и есть. Автор опробовал его еще в юности, используя простой кухонный таймер в виде помидора.

Идея такова: вы знаете, что у вас впереди праздник. Это позволяет не отвлекаться на просмотр социальных сетей, личные звонки, разговоры с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод настолько прост и эффективен, что вы можете опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, суть которой заключается в том, чтобы тщательно записывать все свои задачи и правильно организовывать свой рабочий день. Ничто не должно оставаться только в памяти, все должно быть перенесено на бумагу или в электронное приложение. Кроме того, вам необходимо расставлять приоритеты, устанавливать сроки и при необходимости создавать контрольные списки.

Такой подход поможет вам ничего не упустить, понять, какие задачи являются приоритетными, и снять напряжение с головы. Для погружения в систему Getting Things Done хорошими вариантами являются Trello или Wunderlist. Просто наклеить стикеры на стену тоже можно — важнее то, что вы на них напишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и расставлять их по приоритетам. А на следующий день переходите от первой задачи к последней — и в итоге выполните шесть задач.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это проявляется в придуманной им системе Bullet Journal. Это поможет вам выполнять повседневные дела. Идея заключается в том, что вы создаете электронную таблицу, в которой строки задач пересекаются со столбцами дней недели. Вам дается задание — нарисовать квадрат. Недостатком этой системы является трудоемкость ее построения. Но система является отличным мотиватором для тех, кто не видит пробелов в своей электронной таблице.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% достижения. Поэтому перфекционизм скорее мешает достижению вашей цели. Не обращайте внимания на мелочи — сосредоточьтесь на главном!

И не забывайте закон Паркинсона: сколько времени вы вложите в свою работу, столько времени она и займет. Поэтому важно соответствующим образом планировать свое свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель сказал: «Если утром съесть лягушку, то остаток дня обещает быть отличным, потому что худшее на сегодня уже позади». Поэтому выполняйте неприятные задачи сейчас — и остальное пойдет как по маслу.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей Соединенных Штатов, Бенджамин Франклин, знал ценность минут и секунд. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин изобрел пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

В его основе лежат жизненные ценности. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться в каждом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои собственные. Далее, от основания к вершине, шаги следующие:

1. Глобальное назначение.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять для ее достижения.
3. План на ближайшие 3-5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Еженедельные и ежедневные планы — на вершине пирамиды.

В итоге вы получаете список дел буквально на всю оставшуюся жизнь. А поскольку все основано на цели и глобальных ценностях, каждое действие приведет вас туда, куда вам нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Приложения для управления временем

Эти приложения полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов управления временем из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и менеджер задач одновременно.
• Trello — это канбан-доска для личной и совместной работы.
• Forest — это таймер для вашего телефона: пока вы не касаетесь смартфона, на экране растет дерево. Если вы разблокируете его в неподходящий момент, дерево погибнет.
• Понятие — база данных для хранения и организации практически всей поступающей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить на различные методы планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — менеджер задач, который умеет превращать электронные письма в задачи.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте свое время на просмотр телевизора. Вы можете смотреть любые новости, фильмы в Интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, на форумах и в играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Задумывались ли вы когда-нибудь, сколько времени вы тратите на перекуры? Это отнимает не только ваше время, но и здоровье. Вредные привычки несовместимы с успехом.
4. Научитесь преодолевать лень, непоследовательность и непунктуальность. Заранее установите напоминания на телефоне, будильнике, чтобы не опоздать. Установите временные рамки для всего, что вам нужно сделать.

Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Энергетические запасы вашего организма не безграничны, и вам необходимо учитывать это при распределении задач на день. Самые сложные и неприятные задачи следует выполнять в первую очередь, пока у вас еще есть силы, настрой и энергия. Если вы начнете с легких дел, у вас может не остаться сил на более сложные, и вам придется отложить их на завтра. Завтра у вас возникнет соблазн начать снова с чего-то более легкого, и та же ситуация возникнет снова.

Чтобы избежать этой проблемы, начните отмечать самые трудные задачи в своем списке дел и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреливать» сложные дела в первой половине дня, чтобы потом, когда у вас будет меньше сил, завершить более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует простой принцип, сформулированный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий приносят 20% результата. Как бы странно это ни звучало, но этот принцип уже давно доказал свою эффективность.

Применение этого принципа необходимо для повышения вашей продуктивности. Всякий раз, когда перед вами стоит задача, постарайтесь представить себе в деталях действия, которые необходимо предпринять для ее выполнения. И из этих действий выберите то, которое приблизит вас к цели, и сделайте его первым.

Переходите к другим этапам только после завершения основных. Примените этот принцип ко всем сферам вашей жизни, и вы очень быстро почувствуете, насколько вы близки к тому, чтобы все делать вовремя.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Еще с университета все помнят, как трудно взяться за очень большое дело, требующее много времени. Например, для написания курсовой работы или, что еще хуже, диплома. Огромность такой задачи вызывает непреодолимое желание отложить работу. Однако есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода заключается в том, чтобы разделить задачу на как можно большее количество мелких задач и разбивать их шаг за шагом. Когда вы приступите к работе, вы будете думать не о большой задаче в целом, а скорее о маленьких подзадачах. Такой подход облегчит и ускорит выполнение больших задач, что поможет вам еще на один шаг приблизиться к тому, чтобы всегда успевать вовремя.

Читайте также: Как наладить отношения с родителями подростку: рекомендации и советы

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили ранее, одна из причин, мешающих вам довести начатое до конца, — это многозадачность. Современный темп жизни возлагает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых кажутся важными только на первый взгляд. Помните, мы говорили о принципе Парето? Следуя этому принципу, постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимальные результаты.

Конечно, вам нужно фильтровать свои обязанности, чтобы не ставить под угрозу свои цели и задачи. Чтобы этот метод работал как можно эффективнее, воспользуйтесь простым правилом. Каждый раз, когда вам нужно начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли мне эта деятельность приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от этой деятельности?». В результате ответов на эти 2 вопроса примите решение о том, что вам необходимо выполнить эту работу.

Оптимизируйте свои дела

Существует множество ежедневных обязанностей, каждая из которых отнимает у нас часть времени. Например: поход в магазин, глажка рубашки, приготовление еды. Хорошо подумайте, можете ли вы спланировать эту деятельность так, чтобы она занимала меньше времени. Вот несколько примеров.

Я ходил в магазин каждый день после работы и покупал понемногу всего, что мне было нужно. Это занимало дополнительные 15-20 минут каждый день. Теперь я составила для себя план покупок и стараюсь раз в неделю в выходные заходить в магазин, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал тратить лишние 20 минут времени каждый день.

Или другой пример: помимо сайта и 8-часового рабочего дня, я также работаю над своим каналом на Яндекс.Дзене. Мой обычный ритм работы на канале: 2 статьи в день. Раньше я писал одну статью в день утром до работы и еще одну после работы. Однако мне не нравилось писать после работы, так как это отнимало драгоценные вечерние минуты.

Немного подумав, я построил свой день так, чтобы написать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это не повлияло на мою продуктивность в течение дня, однако теперь у меня появилось больше свободного времени вечером. Подумайте, как вы могли бы перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?