Как планировать свой день, чтобы все успевать: 6 простых шагов

1. Сделай регулярную планировку дня привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивацию переоценивают: «Перестаньте ждать, когда к вам придет мотивация или вдохновение, и составьте расписание для своих привычек. Помните, что мотивация возникает из действий, а не наоборот.

Вот почему важно иметь ритуал составления расписания. Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце дня, либо утром.

Чтобы это легче вошло в привычку, свяжите новую сессию ежедневного планирования с уже существующим ритуалом, например, когда вы пьете утренний кофе или слушаете музыку после окончания работы.

Сохраняйте привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если вы хотите провести их как можно более лениво. Добавьте домашние дела, поход в кино или ужин с друзьями в ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы вы четко знали, что вам нужно и чем вы хотите заняться в свободное время.

2. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Иногда мы делаем так много дел за день, жалуемся, что в сутках всего 24 часа, и приходим домой совершенно измотанными. И когда люди спрашивают нас, что мы сделали сегодня, мы не можем сформулировать четкий ответ. Кажется, ничего особенного сделано не было. Чтобы предотвратить это, важно записывать те вещи, которые вы делаете
в течение дня. Список можно настраивать, отменять некоторые задачи и добавлять новые.

Я настоятельно советую вам все записывать. И в конце дня вычеркните то, что было сделано торжественно. Таким образом, мы даем мозгу установку: я сделал это, я в порядке!

Чтобы научиться планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Вам необходимо знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток ее легче выполнить, а в какое она откладывается. Изучать себя очень полезно.

Если вы будете записывать не только действия, которые вы делаете, но и время, когда вы их делаете, душевное состояние, что вас отвлекало или стимулировало, это позволит вам лучше узнать себя и более разумно спланировать свой день, что сделает вас более успешным.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении ежедневника выделите определенное время для каждой задачи и установите таймер или будильник перед ее выполнением. Если вы закончили задание до того, как прозвенел будильник, вам нужно выяснить, что позволило вам справиться с ним быстрее. Вы можете обнаружить, что выбрали идеальное время суток для выполнения какого-либо действия.

Стоит обратить на это внимание и планировать заранее. Если будильник срабатывает до того, как вы закончили, вам нужно понять, почему вам потребовалось больше времени на выполнение задания, и применить это в следующий раз.

3. Список задач (или to-do list)

Мысли о невыполненных задачах и событиях постоянно крутятся в нашем сознании. Когда мозг переполнен «входящими», он не может функционировать продуктивно. Когда вы записываете что-то, вы освобождаете свой мозг. Вот почему полезно составить список дел.

Найдите удобное приложение для ведения списка. Используйте популярные Todolist, Evernote, Doit.Im. Если вам не подходят приложения, заведите обычный блокнот или ежедневник.

Записывайте списки дел в мельчайших подробностях. Проверьте свои ежедневники, заметки на рабочем столе и стикеры, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала это будет хаотичный список. Затем вам нужно будет структурировать и расставить приоритеты.

Составьте список важных дел, которые необходимо сделать. Используйте принцип Парето, или 80/20. Идея заключается в том, что в списке из 10 вещей есть две, которые важнее остальных.

Вы можете использовать матрицу управления временем, в которой все задачи разделены по степени важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. У вас есть четыре квадранта. Теперь возьмите свой список дел и поместите каждое из них в соответствующий квадрант:

• А — вещи, которые важны и срочны (требуют немедленного внимания);
• В — важно, но не срочно (долгосрочно);
• С — срочный, но не очень важный (стоит сделать в последнюю минуту);
• D — не срочный и не важный.

Сначала составление списка задач может показаться сложным. Однако как только у вас появится первый «почтовый ящик», все станет проще и быстрее.

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое и самое простое правило — начать вставать немного раньше каждый день. По мнению Хэла Элрода, автора книги «Магия утра»: первый час после пробуждения является самым важным и определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни в целом.

Однако важно не только привить себе привычку вставать рано, но и эффективно использовать этот час. По словам автора книги, есть несколько простых ритуалов, которые можно выполнять в этот час: медитация, планирование, чтение, упражнения и т.д. Но реализовать их все сразу практически невозможно. Я рекомендую двигаться постепенно: в первую неделю вставать на 10 минут раньше обычного и делать утреннюю зарядку.

Через неделю упражнения и медитацию нужно выполнять на 20 минут раньше и так далее. Менее чем через 2 месяца вы сможете легко вставать на час раньше, чтобы наполнить свое утро здоровыми ритуалами, а также у вас появится распределение времени, которое поможет вам делать по утрам гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило — составить список дел на день. Возможно, вы удивитесь, узнав, что даже Лев Толстой, живший почти 200 лет назад, составлял мысленный список дел на утро и подводил итоги дня вечером.

Прошло много лет, а этот совет не потерял своей актуальности. Составлять список дел лучше всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь вам справиться с поставленными задачами? Во-первых, у вас будет полное представление о том, что нужно сделать в течение дня — это поможет вам не отвлекаться и успеть сделать как можно больше.

Во-вторых, список дел помогает «освободить» ваш мозг от необходимости держать план в голове — это помогает вам быть более продуктивным. В-третьих, когда вы вычеркиваете дела из списка дел, это дает вам ощущение, что день проходит хорошо, поскольку к вечеру у вас будет четкое представление о достигнутых целях. Самое главное, что, видя перед собой список дел, вам будет легче расставить приоритеты и сделать в первую очередь самые важные дела.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с 2-3 ключевых задач в день и старайтесь всегда делать то, что вы хотите. Когда это войдет в привычку, вы сможете увеличить количество задач.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно успеть все сделать, когда вокруг царит хаос. Чтобы повысить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в машине.

Если вы научитесь постоянно поддерживать порядок в делах, это даст вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка в делах дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет вам достичь своих целей. Во-вторых, работать в такой обстановке гораздо легче и приятнее — вы можете сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться ни на что другое.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если вы когда-нибудь пытались измерить, сколько времени отнимают ненужные вещи, такие как просмотр телевизора, серфинг в интернете, использование смартфона, просмотр сериалов, вы будете удивлены их количеством. Возможно, это вошло в привычку, и вы перестали замечать, как эти «пожиратели времени» отнимают драгоценные минуты и часы вашей жизни. Пришло время избавиться от него.

Начните с того, что перестаньте терять время, когда ваш список дел еще не закончен. Это просто: когда вы замечаете, что отвлекаетесь на телевизор, интернет или социальную сеть, спросите себя, сделали ли вы все, что должны были сделать в этот день. Если нет, отложите развлечения и работайте над своим списком. А когда все будет сделано, вы сможете вознаградить себя заслуженным отдыхом и расслаблением. Когда это войдет в привычку, вам станет намного легче выполнять дела.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится иметь дело с определенными проблемами и обязанностями, которые не являются частью обычной рутины. Иногда вам нужно записаться на прием и пойти к врачу, иногда ваша машина может сломаться, и вам придется ехать в сервис, а иногда вам нужно выбрать время и пойти купить важную вещь. Если вы начинаете сомневаться в некоторых вещах, они становятся неубедительными. Но есть решение этой проблемы.

Начинайте решать такие проблемы сразу же после их возникновения. Как только такая задача возникнет, внесите ее в список дел на сегодня и решите ее при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку и изменит вашу жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи по мере их возникновения, а не откладывать их на потом, чтобы в один прекрасный день сделать сразу много задач.

4. Строй список дел вокруг своих целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает вас к достижению ваших долгосрочных целей. Вот несколько шагов, которые помогут это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбейте свои большие цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете включить в свой ежедневный список дел пункт «привести себя в форму», но вполне реально включить в свой ежедневный список дел пункт «уделить 30 минут физическим упражнениям» или «совершить бодрую прогулку».

Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приблизят вас к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование своего дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас много целей, много потенциальных задач, которые нужно выполнить, и всего 24 часа в сутках. Это хорошо.

В то время как одни цели требуют ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Таким образом, вы можете посвятить три дня в неделю тренировкам, еще несколько — работе над профессиональными проектами, а выходные — достижению личных целей.

Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом, а детали оставьте для ежедневного планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Именно на этом этапе большинство людей начинают планировать свой рабочий день. Сначала они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются уместить вокруг них целевые задачи. Вместо этого отложите этот шаг напоследок. Таким образом, вы будете вынуждены согласовывать свои задачи с целями, а не наоборот.

Пример составления плана на день

Пример дневного расписания выглядит следующим образом:

• 6.00 — пробуждение;
• 6.00-6.30 — душ, зарядка;
• 6.30-7.00 — легкий завтрак;
• 7.00-7.40 — Подготовка к работе;
• 8.30-12.30 — Работа в офисе;
• 12.30-13.15- обед (здоровая пища), небольшой отдых;
• 13.30-15.00 — работа в офисе; 15.00-15.15 — кофе-брейк в офисе;
• 15.00-15.15- кофе-брейк/прогулка на свежем воздухе;
• 15.15 — 17.30 — офисное совещание;
• 17.30 — 18.30 — шопинг, поездка домой;
• 18.30 — 19.30 — приготовление обеда, ужин;
• 19.30 — 21.00 — время для себя/семьи/хобби;
• 21.00 — 21.30 — прогулка перед сном;
• 21.30 — 22.00 — душ;
• 22.00 — 23.00 — чтение/музыка;
• 23.00 — спокойный сон.

Вы можете использовать этот примерный распорядок дня в качестве основы.

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя подруга жаловалась на свою неспособность планировать. Когда его спросили,
В чем проблема, она стыдливо опустила глаза и тихо прошептала:
«Я никогда не придерживаюсь плана…». Мне показалось очень интересным взглянуть на план, который никогда не выполняется. В последнем было 27 вопросов, 15 из которых физически невозможно было выполнить за один день.

Распространенной ошибкой в планировании является чрезмерное планирование. Зачем планировать, если в плане есть две задачи? Если составлять план, то только отличный план. К сожалению, великие планы срываются из-за нехватки времени и сил, а затем и вовсе остаются без внимания.

Когда я спросила свою подругу, какое правило она использует при составлении списка дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!». Оказалось, что задания не имеют четких сроков выполнения. Почему их нужно было сделать за один день, было непонятно. Затем я задал определяющий вопрос: зачем она составляет список дел? Она ответила, чтобы день не прошел впустую. Ответ содержал забл