Контекстное планирование: просто, точно, выполнимо

Планирование в контексте

Честно говоря, я уже был готов сам «изобрести» этот метод, когда наткнулся на его описание. Причиной моего собственного «изобретения» было полное непонимание того, как уместить горстку несовместимых идей в один план.

Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины, безусловно, борются с подобными проблемами.

Вот что происходит в моем планировщике:

• покупать продукты — когда я в магазине;
• покупаю одежду, подарки и наушники, когда иду в торговый центр;
• делать с ребенком речевые упражнения и читать, когда мы садимся заниматься;
• установите плагины и выберите «интересные статьи» — когда я зайду на сайт….

То есть большой пласт важных и нужных мероприятий привязан не к конкретному времени, а реализуется тематически. В контексте определенных событий.

Такие события практически невозможно разбить на точное расписание на день.

Я думала, что меня спасет метод оригами — удобный, простой и одинаковый с контекстами, но оказалось, что он привязан к одному дню. Опять ошибаетесь…

Попытка найти лучший способ консолидации разнообразных задач привела меня к уже существовавшей системе управления временем. Оказалось, что это техника контекстуального планирования.

Приложения для управления временем

Эти приложения полезны для управления задачами. Они подходят для большинства техник управления временем из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и менеджер задач одновременно.
• Trello — это канбан-доска для личной и совместной работы.
• Forest — это таймер для вашего телефона: пока вы не касаетесь смартфона, на экране растет дерево. Если отпереть его в неподходящий момент, дерево погибнет.
• Понятие — база данных для хранения и организации практически всей поступающей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить на различные методы планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — менеджер задач, который умеет превращать электронные письма в задачи.

Жесткие и гибкие задачи, виды контекста

Контекстное планирование в управлении временем предполагает разделение всех задач на:

• Жесткие — которые ограничены по времени;
• Гибкие — которые зависят от определенных обстоятельств или условий.

Контекст может быть:

• Место — деятельность, связанная с конкретной организацией, компанией (магазин, университет, дом, офис).
• Персона — задача, решение которой связано с конкретным человеком или группой людей (на заседании совета директоров, во время встречи с другом, в разговоре с учителем).
• Внешние факторы — достижение цели зависит от определенных обстоятельств (принятие закона, погода, мода).
• Внутренние факторы — выбор времени определяется самим человеком в зависимости от его «настроения», «вдохновения», «здоровья».

Лучшие методы тайм-менеджмента

Подготовка с вечера

Вечерняя подготовка лучше всего подходит для людей, которым трудно вставать по утрам, советует психолог Ник Вигналл. В конце дня запишите свои профессиональные и личные задачи на завтра. Таким образом, вы будете заранее понимать свою рабочую нагрузку и распределять задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или взять с собой обед, если вы работаете вне дома.

Вы можете составить план задач на завтра в блокноте на бумаге или в приложении.

Хотя бы N минут

Хорошая техника для борьбы с промедлением — откладыванием дел на потом, даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на каждую задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку свободу передумать и повышает его чувство контроля над ситуацией.

Он перестает думать, что его заставляют делать то, что он совсем не хочет делать, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работы — крайние сроки. Четко установленные сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с проволочками. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже самостоятельно установленные сроки помогают сдвинуть дело с мертвой точки.

Тем не менее, такие сроки работают хуже, чем внешние сроки, установленные начальником или отборочной комиссией. В личных случаях внешним руководителем может быть друг, коллега или родственник.

Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси советует есть «лягушку» каждое утро — выполнение самого трудного и неприятного задания первым. Утром ваш мозг меньше загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с трудной задачей. После выполнения такой задачи все остальные задачи покажутся пустяковыми, и у вас еще останется энергия.

Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Сначала выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты, по возможности в одно и то же время. Например, проверка электронной почты и оборудования, отправка запросов или распределение задач. Этот принцип взят из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена.

Автофокус

Метод «автофокус» подойдет людям, которые часто работают с задачами без ограничения срока. Предыдущие два принципа обязывают вас выбрать дело, и это чувство обязанности не поощряется. Автор метода, Марк Форстер, считает, что сначала нужно выписать все дела в один список, а затем медленно читать его, пока не захочется остановиться на одном задании.

Неважно, насколько велика задача, важнее захотеть сделать ее прямо сейчас. Если вам удалось завершить его сегодня, вычеркните его. Если не получается, переместите его в конец списка и прочитайте снова.

Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер советует не делать этого. Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого необходимо вести закрытый список дел. Невозможно добавить новую задачу в закрытый список, но можно поместить ее в список на следующий день. Такой подход поможет вам не отвлекаться от повседневных дел и заниматься только своей работой.

Форстер разделяет «вашу настоящую работу» и «занятую работу». Реальная работа поможет вам продвинуться в своем деле или профессии. Здесь вы в полной мере используете свои навыки и знания. Вы часто выходите из своей зоны комфорта — делаете то, чего раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и может возникнуть небольшое сопротивление.

Занятость возникает, когда вы откладываете реальную работу в пользу мелких дел. Действовать — это не то же самое, что делать. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, то это, скорее всего, занятость. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в колесе.

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона кусочками. Глобальная задача может быть пугающей по своему объему. Чтобы приступить к делу, разбейте большую задачу на более мелкие шаги, декомпозируйте их.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и подталкивает к ответственности. Но когда есть конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа». → «изучить результаты» → «подготовить макет результатов исследования». Задача становится более конкретной и больше не кажется невыполнимой.

Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность не очень хорошо работает в интеллектуальной работе. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент. Они обнаружили, что когда человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных задач, например, читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и то, что читал.

В то же время они не могут определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек одновременно работает только над одним делом, он работает лучше и хорошо запоминает информацию.

Методы фиксированного времени

К ним относятся методы работы по расписанию. Если вы выработаете привычку работать по таймеру, вы научитесь ценить свое время, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, разовьете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника «Помодоро». Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. Под «помодоро» понимается 30-минутный отрезок времени — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем возвращаетесь к работе. Через каждые четыре повторения делается 30-минутный перерыв.

Кстати, таймер называется «томатным», потому что Франческо Чирилло впервые использовал маленький кухонный таймер в форме помидора.

Самый распространенный таймер Pomodoro выглядит следующим образом

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод The Muse «52 на 17» основаны на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это модификация сроков, но они строго ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», сменить вид деятельности и отвлечься.

Если вы хотите попробовать эти методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только интервалы работы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно этому принципу, в течение дня следует «сделать» одну главную задачу, три второстепенных и пять мелких. Хорошо работают и такие задачи, как подготовка встреч с потенциальными клиентами, и более простые задачи, например, покупка корма для домашних животных. Таким образом, домашние задания не остаются без внимания и включаются в расчет собственной рабочей нагрузки.

Разновидностью этого метода является «правило трех вещей, которые нужно сделать» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко попадает в колею и не уделяет достаточно внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, в день нужно заниматься тремя делами, которые приближают вас к вашей глобальной цели. Например, занимайтесь час в день упражнениями по грамматике английского языка или составляйте заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — обучение за рубежом.

Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить ее между людьми и выполнить в срок. Этот метод поможет вам увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Выполнить», «В работе» и «Выполнено». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все вопросы вводятся в первой колонке в отдельной строке или на отдельной наклейке — карточке. Затем их перетаскивают из одной колонки в другую, пока они не окажутся в последней колонке. Это «перетаскивание» позволяет легко отслеживать прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономика образования Что такое канбан и как не «похоронить» проект

Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время расходуется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Исправьте это. В течение нескольких недель каждые один-два часа записывайте задачи, которые вы выполнили, и время, затраченное на их выполнение. Вы можете пропускать двух-трехминутные задания. Цель сцены — фиксация, наблюдение за собой со стороны.
• Найдите то, что важно. По истечении недель отметьте в том же блокноте, когда время было использовано правильно, когда задание можно было выполнить быстрее и когда время было потрачено зря.
• План. Скорректируйте свой график и рабочий процесс на основе статистических данных.

Матрица Эйзенхауэра

Система управления делами и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине 20-го века. Все настоящие и будущие проблемы распределены по четырем категориям матрицы в соответствии с их срочностью и важностью. Матрицу трудно использовать постоянно, но к ней можно периодически возвращаться, когда мы поглощены работой и домашними обязанностями. Вот как его использовать.

Матрица Эйзенхауэра

• Важное и срочное — сделать. Это задания со сроками выполнения. Например, сделать проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Их невыполнение может привести к неприятным последствиям.
• Важные и несрочные запланированы. Это те дела без срока, которые вам нужно сделать, чтобы продвинуться вперед. Например, ходить в спортзал, учить иностранный язык, посещать нетворкинг-сессии. Эти вещи нужно планировать заранее, чтобы не пропустить их.
• Неважные и срочные дела следует делегировать. Рутины, не требующие специальных навыков. Например, публикация статьи в блоге, приготовление еды, составление списка рассылки для коллег, стирка одежды. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные следует удалить. Это деятельность, которая не полезна для работы и не помогает вам достичь своих целей. Например, прокручивание своих каналов в социальных сетях, видеоигры или просмотр телевизора. Такая деятельность отнимает много времени, поэтому ее нужно контролировать или вовсе отказаться от нее.

Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод, подходящий для тех, кто хочет создать идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, аспирант и клинический психолог, считает, что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им удобно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать не позднее 11 вечера.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 утра до 5 вечера и должны ложиться спать до 10:30 вечера.
• «Волки». Очень тяжело вставать по утрам, их рабочее время с 7:30 до 12 часов, они продуктивно работают до 8 часов вечера и легко ложатся спать в 00 часов.
• Дельфины». Люди с беспокойным ритмом сна, поэтому даже если они встают между 6 и 10 часами, они легко засыпают снова. Чтобы заснуть до полуночи, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Их активность возрастает в период с 10 утра до 6 вечера.

Бреус считает, что, адаптируя личное и профессиональное расписание к собственным биоритмам, люди значительно улучшают качество своей жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Почти все существующие методы управления временем состоят из трех элементов: расстановка приоритетов, планирование и структурирование.

1. Расстановка приоритетов. Для того чтобы выполнить задание, необходимо определить, насколько оно срочное, сложное и важное, и только после этого приступать к его выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, необходимо определить, когда она должна быть выполнена и сколько времени на это потребуется.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задание, необходимо понимать, как отслеживать его выполнение и результаты.

Большинство техник управления временем основаны на структурировании и расстановке приоритетов, и лишь небольшое их количество представляет собой сложную комбинацию всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших техник управления временем: от простых приемов до сложных систем управления.

Шаги контекстного планирования

Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм-менеджменте имеет свою собственную систему организации. Чтобы правильно планировать в контексте, достаточно трех простых шагов. Три шага.

Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:

1. Составьте личный список контекстов. Обычно набирают 5-10 человек, но их может быть и больше. Поймите, что у студентки, мамы-домохозяйки и бизнес-леди будут разные контексты. При составлении списка хорошо ориентироваться на реальные повседневные и рабочие задачи.
2. Составьте список дел для каждого контекста. Это очень удобно делать после того, как вы «разгрузили» свой мозг. Все задачи находятся у вас под рукой, а контексты легко создавать.
3. Согласование с задачами из контекста при наступлении определенного события или условия.

Примером может служить контекстное планирование.

Читайте также: Психологический тест: посмотри на картинку и большее о себе

В действительности все очень просто. Приступая к администрированию бизнеса, мы открываем контекст «Администрирование» и смотрим, какие задачи и вопросы необходимо решить в этом блоке.

То же самое делаем с другими блоками — «Покупки», «Офис», «Семья», «Детская школа» и т.д.

Все просто и доступно. Все под рукой.

Тайм менеджмент МФПА Тест с ответами

Правильные ответы составляют не менее 93%.

«Стейки, полученные в результате «нарезки слона», должны соответствовать …

• данные хронокарты
• +SMART критерии
• два наиболее важных критерия многокритериальной матрицы оценки
• критерии «важности» и «срочности» матрицы Эйзенхауэра
• дневниковые ценности

Стейки», полученные в результате «нарезки слона», появляются в …

• практический и теоретический
• материальное и эфемерное
• творческий и повседневный
• физические и юридические
• +реальное и иллюзорное

В истории развития тайм-менеджмента в домашних условиях можно выделить …

• 5 этапов
• +3 этапа
• 6 этапов
• 2 этапа
• 8 этапов

В контекстном планировании задачи, для которых дата выполнения известна заранее, называются …

• +exigent
• бюджет
• приоритетные задачи
• несущественные
• гибкий

Все контексты можно разделить на .

• 8 условных групп
• +4 условные группы
• бесконечное число условных групп
• 3 условные группы
• 5 условных групп

Все поглотители времени можно условно разделить на …

• 4 группы
• 10 групп
• 2 группы
• 5 групп
• +3 группы

Для создания эффективного обзора задач используется принцип …

• активация
• +материализация
• иррациональность
• дезинтеграция
• реактивация

Древние греки называли поглотителей времени …

• хронографы
• хронологи
• хронотипы
• +хронофаги
• хронотопы

…означает принятие решения о том, какие задачи и виды деятельности являются наиболее важными, а какие — второстепенными, в соответствии с определенными критериями

• Осуществлять контекстуальное планирование
• распределять ресурсы
• +установить приоритеты

Расположите контексты в хронологическом порядке

Учитывайте временные рамки

Гибкие задачи включают задачу «…».

• Встреча с представителем клиента в аэропорту для вылета рейса 324 в 20:00.
• Представить концепцию развития нового отдела в понедельник в 13:00.
• Убедитесь, что вы представили свои счета до 18:00 сегодня
• +Подготовка процедур для обработки поступающих заказов
• Бухгалтерия 13.30 +?
• +Представление совету директоров информации о росте производства на дочернем предприятии в Самаре
• + Позвонить ключевому клиенту и договориться о встрече

Один дополнительный шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»

• что было сделано — зачеркнуть
• определить приоритеты
• составить список трудных задач
• составить список гибких задач
• +все задачи в плане

Определите бюджет времени для приоритетных задач

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценивая все задачи по двум критериям — …

• гибкость и жесткость — гибкость и жесткость.
• важность и гибкость
• +важность и срочность
• бюджетирование и регулярность
• жесткость и неотложность
• срочность и регулярность

На рисунке (рисунках) показаны …

• Диаграмма Ганта
• диаграмма индикатора времени
• матрица многокритериальной оценки SMART
• + матрица Эйзенхауэра

На графике (диаграммах) показаны …

• Матрица Эйзенхауэра
• +интервью-карта
• «вихрь шагов»
• «поклонник возможностей»
• двухмерная обзорная диаграмма

Это неправда, что … это разновидность хронофага

• прерывание
• отвлечение внимания
• + зависания
• промедление
• ожидание и опоздание

Это неправда, что … правило эффективного отдыха

• ритм
• +концентрация
• контекстуальное изменение
• максимальное переключение

Это неправда, что … это способ самонастройки

• техника «швейцарского сыра»
• техника крепления
• + техника хронометража
• промежуточное удовольствие
• «заточка карандашей»

Это неправда, что … это шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования

• вычеркивание выполненных задач
• составление списка трудных задач
• устанавливать сроки выполнения всех задач
• составить список гибких задач
• + отслеживание хода выполнения показателей на графике
• бюджетирование времени для приоритетных задач
• + выбрать два показателя для отслеживания
• +выделение времени из списка дел

Это неправда, что … это группа инструментов для создания обзоров

• контрольные списки
• + зарплатные карты
• двумерные диаграммы
• карты ума

Неэффективно организованные процессы деятельности, которые приводят к потере времени, называются …

• распространители богатства
• присвоители финансового капитала
• сборщики отходов
• + экономия времени
• качественные воры

Одним из шагов в технике контекстного планирования является …

• + пересмотр списка задач по мере приближения к контексту
• обзор их ключевых областей
• сопоставление временных данных с группами контекстов
• пересмотр списка временных страниц по мере приближения к контексту
• просмотр всех данных табеля учета рабочего времени за предыдущий день

Используя многокритериальную оценку, каждый вариант оценивается по …

• в соответствии с двумя критериями, которым придается наибольшее значение
• для критерия с наибольшим весом
• + по всем критериям
• первые три критерия
• только самый важный критерий

Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам и активно влияет на свою жизнь, называется…

• реактивный
• мотивация
• приоритет
• +активный
• smartised

Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не имея активного влияния на свою жизнь, называется…

• регрессивный
• + реакция
• проактивный
• добавка
• временная

Индикатор для определения времени может быть …

• цель, которая соответствует критериям SMART
• только одна цель на стратегическом уровне
• + любая цель
• жизненная цель
• сверхцель

Согласно матрице Эйзенхауэра, важные, но несрочные цели попадают в категорию …

• A
• D
• C
• +B

Согласно матрице Эйзенхауэра, неважные и несрочные задачи попадают в категорию …

• B
• C
• +D
• A

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• контекстуальность
• бюджетирование
• своевременность
• аддитивность
• +актуальность

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• уверенность
• инвестиционная привлекательность
• узнаваемость
• делимость
• + измеримый

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• + достижимость
• ориентированный на результат
• амбиции
• отзывчивый
• гибкость

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является …

• достижимость
• проактивность
• формулирование приоритетов
• +специфичность рецептуры
• цель, ориентированная на результат

Правильно сформулированная цель должна соответствовать критериям SMART, одним из которых является ссылка …

• +сроки
• пространство
• к действию
• к контексту

При расстановке приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все цели делятся на …

• 6 категорий
• +4 категории
• 33 категории
• 2 категории
• 5 категорий
• 3 категории

Стратегия достижения цели SMART (действия в данной ситуации) называется …

• Метод Шваба
• + «воронка шагов»
• «временный торт»
• «поклонник возможностей»
• Метод «швейцарского сыра»

Стратегия достижения сверхцели (действия в проблемной ситуации) называется …

• «временный торт»
• «съесть лягушку»
• «шаги воронки»
• «нарезка слона»
• + «любитель возможностей».

Техника определения времени помогает …

• +Определите своих типичных едоков времени
• определить критерии для формулирования целей
• определить цели избытка
• определить типичные стратегические цели
• определите свои основные ценности

…это инструмент постановки целей, который поможет вам не упустить из виду ваши цели и послужит напоминанием о них.

• Карты деревьев
• Регулярный список дел
• Chronomap
• Матрица Эйзенхауэра
• Memoire
• +Стратегический график

«…» — Это крупные задачи, которые не могут быть решены немедленно

• Пирамиды
• + Слоны
• Хронофаги
• Крокодилы
• Пинарики

«…» — Это небольшие задачи, которые не требуют больших усилий или времени, но очень неприятны, и вы хотите их отложить

• Воспоминания
• +Лягушки
• швейцарский сыр
• Подзадачи
• Пинарики

… это представление информации, которое позволяет увидеть целое и взаимосвязь элементов и обеспечивает эффективное принятие решений

• Метод структурированного внимания
• Планирование, ориентированное на результат
• +Обзор задачи
• Расстановка приоритетов
• Учет времени .

… это техника, которая позволяет вам использовать ваше неисчерпаемое время в соответствии с вашими личными и деловыми целями и ценностями

• Управление
• Организация научной работы
• Маркетинг
• Управление качеством
• +Управление временем

…благоприятное время для решения задачи, хороший шанс, нелинейное время.

• Хронос
• Парето
• Кароши
• SMART
• Хронофаг
• +Каирос

… это учет потраченного личного времени путем его простой письменной фиксации

• Кредиты
• Планирование
• Бюджетирование
• +Учет времени
• Временная шкала

…это эффективный инструмент для планирования и контроля сложных задач с определенными сроками выполнения.

• Стратегическая карта
• Временная шкала
• Временная диаграмма
• +Двойной график
• Контрольный список